關于提高檔案管理科學化水平的具體分析

郭文君

【摘要】為促進檔案資料得到科學合理利用，使其有效滿足人們需要，創新管理策略，優化檔案管理服務方式，提升檔案管理科學化水平是必要的。但目前在檔案管理活動中，一些管理人員的責任心不強，相關制度未能得到嚴格落實，制約了檔案管理科學化水平的提升，有必要完善和改進。

【關鍵詞】檔案管理；科學化水平；具體分析

隨著我國國民經濟的發展以及科學技術水平的提高，社會各界對于檔案文件信息化管理領域的重視程度越來越高。并且由于人們的生活方式和工作方式等方面都發生了巨大的變化，檔案資料和文件的數量不斷增多，使檔案管理工作同時面臨著挑戰和機遇。種種情況要求我國檔案管理工作必須進行及時有效的創新，擺脫當前檔案管理中存在的諸多問題，切實提高我國檔案管理的科學化水平。

一、提高檔案管理科學化水平的意義

（一）提高檔案資源利用效率

傳統檔案管理過程中，主要由工作人員對檔案資料進行編號，然后開展管理活動。這種方式不僅難以提高管理水平，還影響檔案資料利用效率的提升。而通過完善管理規章制度，重視現代信息技術應用，有利于實現檔案資料的科學利用，促進利用效率的提升。

（二）滿足人們使用檔案的需要

在完善的管理制度約束下，有利于規范管理人員的日常活動，使其有效滿足檔案管理的需要。同時還有利于為使用者提供優質服務，讓管理活動有效開展下去，促進檔案資源充分發揮作用。

（三）促進檔案管理和服務水平的提升

檔案管理人員要想提高管理水平，必須重視現代信息技術的應用，落實管理規章制度，明確自身職責，并建立科學的數據庫，注重掃描技術的應用。進而提高檔案管理數字化和信息化水平，方便人們查閱和使用檔案資料，進而提高檔案管理和服務水平。

二、提高檔案管理科學化水平的策略

（一）加強檔案管理工作的服務創新

為提高檔案管理工作的科學化水平，在工作過程中需要對服務內容進行創新，優化檔案管理基本理念。對此，我國某地區的國有企業在進行檔案管理工作時，專門制定完善的檔案管理條例，對工作人員進行創新服務培訓，加強檔案管理力度。該國有企業首先要求相關部門在進行檔案管理工作時，提高整體的服務水平，加強檔案管理力度。針對傳統檔案管理中容易出現的散漫現象，利用較為完善和系統的管理服務理念進行創新，滿足不同領域和群體對于檔案資源的需求內容。其次，對于檔案文件等相關資源進行高效整合和統一管理，將重要資料進行備份管理，確保檔案的完整性。最后，該企業還制定了《檔案管理系統規范》，利用明確的管理策略和指導思想，提高檔案管理工作人員的技術水平和工作能力。

（二）提高檔案管理科學技術水平

隨著計算機信息化技術和互聯網技術的不斷深入發展，在社會領域的方方面面都已經擴大了對計算機互聯網信息技術的應用。在檔案管理領域，通過利用先進的科學技術，研發相應的管理設備，能有效促進檔案管理工作的規范化和科學化。例如，我國某地區的國有企業在進行檔案管理時，應用了目前較為先進的高速掃描儀設備以及計算機硬盤技術，有利于全面提高企業的檔案管理科學化水平。在進行檔案收錄工作中，通過將收取來的檔案進行分類整理，最后統一錄入到電子計算機檔案管理系統當中，不但能提高檔案整理錄入的速度，還為日后調取查詢檔案提供了方便。擺脫了傳統企業利用紙質作為檔案載體和表現形式環節中容易出現的信息缺失等問題，提高檔案管理的有效性，為我國其他領域的檔案管理做先進示范作用，全面提高我國檔案管理工作的科學化水平。

（三）建立健全的檔案管理機制

單位部門要重視檔案管理科學化的建設，并對檔案管理機制予以建立健全，同時依據檔案管理工作的特點和發展趨勢，構建檔案管理責任制，將檔案管理工作落實到實處，使單位中的各個部門都能夠承擔起自己應盡的責任。要想提高檔案管理的科學化水平需要以科學理論作為工作指導，運用科學的方法對檔案管理工作推行改革。在檔案管理科學化建設的過程中，單位應構建全方位的檔案管理體系，并以國家相關法律法規為標準，規范檔案管理的工作，從而促進檔案管理效率的提升。

（四）提升檔案的日常管理效率

在日常管理工作中出臺明確的計劃，使檔案管理人員能夠按照國家或者企業制定的法律法規以及相關制度對單位內部的檔案管理情況開展定期或者間斷的檢查，在實現單位檔案管理效率提升的同時，降低單位檔案管理中的風險，及時做出調整，制定好解決方案。單位應該根據自己的實際情況制定考核制度，對檔案管理人員實行日常出勤的考察，提高檔案管理人員的責任感與工作積極性。在提升檔案管理工作的科學化和制度化的同時，也會提高檔案管理人員的資源開發利用能力，以期檔案資源的價值得到最大化發揮。

三、結束語

總之，為促進檔案管理科學化水平提升，應該充分認識其重要作用，根據存在的不足，有針對性地采取措施進行完善。同時還要落實管理規章制度，明確管理人員職責，并提高管理人員的綜合素質。從而有效適應檔案管理需要，防止檔案資料丟失，使其更好地滿足人們的需要，促進檔案管理水平和檔案服務質量提升。

參考文獻

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