人事檔案管理技術(shù)現(xiàn)況及創(chuàng)新研究

張冬明

隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)也得到了更大的發(fā)展空間。在單位人事檔案管理工作中，由于管理技術(shù)存在較多問題，所以導(dǎo)致企業(yè)單位的人事檔案管理存在較多的問題，因此要對管理技術(shù)進(jìn)行不斷的創(chuàng)新與優(yōu)化，提高管理人員技術(shù)知識的掌握，從而促進(jìn)提高單位人事檔案管理水平的提高。

一、單位人事檔案管理技術(shù)存在的問題

（一）人事檔案管理技術(shù)缺乏先進(jìn)性

隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)也得到了較大的進(jìn)步，因此在各個領(lǐng)域中廣泛的使用信息化技術(shù)手段，從而提高工作質(zhì)量以及工作效率。單位傳統(tǒng)的人事檔案管理技術(shù)已經(jīng)無法滿足社會的發(fā)展需求，因此信息化檔案的建立是必然的趨勢，同時對單位人事檔案的管理具有重要作用。但是在實(shí)際的管理當(dāng)中，部分單位人事檔案管理并沒有有效的實(shí)現(xiàn)信息化，并且單位對管理設(shè)備投入的資金較少，導(dǎo)致設(shè)備配置太低。在當(dāng)前企業(yè)單位中，主要的人事檔案管理方式是電子與紙質(zhì)并存。但是企業(yè)單位中的人事檔案比較繁雜龐大，只有實(shí)現(xiàn)了信息化檔案管理，才可以將其真正的作用發(fā)揮出來

（二）人事檔案資源的共享度不高

在單位人事檔案管理的過程中，沒有建立完善的檔案資源共享體系，公司內(nèi)部各部門對人事檔案調(diào)取很不方便。人事檔案資源沒有實(shí)現(xiàn)共享，導(dǎo)致各部門之間的信息資源沒有有效落實(shí)互通，本部門只能調(diào)取本部門人員的方案，對于其他部門人員的檔案只能調(diào)取必須要通過檔案管理員進(jìn)行，這樣不僅浪費(fèi)了時間，還容易給管理造成了一定的麻煩，同時無法滿足現(xiàn)代社會的發(fā)展需求。

（三）管理人員管理技術(shù)不足

隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，現(xiàn)代大型企業(yè)的規(guī)模不斷擴(kuò)大，從而越來越多的人員在企事業(yè)單位中工作，這樣就致使企業(yè)單位人事檔案不斷的的增多，檔案管理工作的任務(wù)量也在不斷加大，且十分繁雜，從而對企業(yè)單位人事檔案管理工作就有越來越高的系統(tǒng)化要求。但是在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息發(fā)展的時代，管理人員對人事檔案管理技術(shù)的掌握不充分，導(dǎo)致在管理的過程中經(jīng)常出現(xiàn)問題。檔案管理人員對計(jì)算機(jī)掌握的水平較低，導(dǎo)致人事檔案管理工作的質(zhì)量以及效率大大下降。

二、單位人事檔案管理的創(chuàng)新

（一）善用先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理

隨著科學(xué)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)信息的不斷發(fā)展，企業(yè)單位建立信息化人事檔案管理是大勢所趨。首先，單位要利用已建立的人事檔案管理系統(tǒng)，方便對人事檔案的管理，該系統(tǒng)可以將單位當(dāng)中各個部門的人事信息都聯(lián)動起來，方便人事檔案的管理與利用。其次，企業(yè)單位要加大對信息化建設(shè)的資金投入，要購買先進(jìn)的管理設(shè)備，保證信息化管理的運(yùn)行效率，使企業(yè)單位中的人事檔案管理效率得到真正有效的提高。在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中設(shè)置防火墻等安全措施，防止人事檔案信息被竊取，同時對竊取的行為也可以進(jìn)行反擊。并且還可以向管理后臺發(fā)送報(bào)警信號，有效的避免人事檔案信息資料的丟失，提高管理質(zhì)量。

（二）加強(qiáng)人事檔案資源的共享化

在單位人事檔案管理的過程中，采用紙質(zhì)管理和電子管理這兩種管理 方式，所以檔案管理部門要加強(qiáng)對這兩種管方法管理檔案的收集和共享，將檔案信息進(jìn)行整合儲存，單位內(nèi)部各部門在調(diào)取各檔案的時候都十分的便捷。紙質(zhì)檔案庫房應(yīng)設(shè)置在空氣流通，光線好，防潮、防火、設(shè)施好的樓層。合理控制，調(diào)節(jié)庫房溫、濕度，降低光對紙質(zhì)檔案的影響，同時加強(qiáng)對空氣污染物的防護(hù)，并加強(qiáng)防治危害紙質(zhì)檔案的生物。將整合以后的人事檔案作管理的重點(diǎn)，在管理的過程中要嚴(yán)格遵守單位的檔案管理制度，有效的實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的共享化。

（三）提高檔案管理人員的管理技能

在企業(yè)單位中，人事檔案比較繁雜，管理工作也比較龐大，因?yàn)閷芾砣藛T管理能力的要求也就很高。在單位人事檔案管理的過程中，不僅要準(zhǔn)確的錄入檔案信息，還要在審核檔案時要十分的科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)。隨著人事檔案管理信息化的建設(shè)不斷升級，對管理人員的要求越來越高。單位要定期開展檔案信息系統(tǒng)培訓(xùn)課，加強(qiáng)員工對計(jì)算機(jī)的使用能力，有效的提高管理人員的管理能力，從而熟練的操作檔案信息系統(tǒng)。因此公司要定期對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，不僅要掌握信息化技術(shù)設(shè)備，還要了解管理方式。公司還可以專門請信息化管理專家到公司對管理人員進(jìn)行現(xiàn)場的技術(shù)指導(dǎo)，因?yàn)楣芾砣藛T本身就有一定程度的管理經(jīng)驗(yàn)，只要加強(qiáng)對其信息化技術(shù)設(shè)備使用的培訓(xùn)，就可以有效的提高管理人員對信息系統(tǒng)操作的熟練度，從而提高工作效率。

三、結(jié)語

綜上所述，在企業(yè)單位人事檔案管理中，要想提高工作效率和管理質(zhì)量，必須要對人事檔案管理技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新優(yōu)化，不斷建設(shè)和推廣人事檔案管理信息化，加大資金投入，提高檔案管理人員的管理技術(shù)，從而滿足企業(yè)對人事檔案利用的需求。（作者單位為中國石油遼寧銷售公司）