會計檔案電子化的實現(xiàn)路徑探討

麥浪

2012年，中國電信開展會計檔案電子化試點，其利用信息化技術(shù)的優(yōu)勢，形成了“系統(tǒng)省集中，數(shù)據(jù)集團集中”的財務信息系統(tǒng)架構(gòu)和“省內(nèi)集中，全國查詢”的檔案信息共享平臺。隨著現(xiàn)代科技的不斷發(fā)展，信息化、電子化已經(jīng)成為時代發(fā)展趨勢，作為經(jīng)濟活動主要“記錄者”的會計檔案也在進行一場全新的變革，逐漸向電子化管理的方向邁進。

一、關(guān)鍵概念

新的《會計檔案管理辦法》對會計檔案進行了定義。會計檔案是指單位會計核算、財務管理等過程中接受或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。目前，對于會計檔案電子化還沒有統(tǒng)一、規(guī)范性的定義，筆者認為陳邁、賈宇霞對會計檔案電子化的概念表述相對科學，他指出會計檔案電子化主要是指將傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計檔案，轉(zhuǎn)變?yōu)樵谟嬎銠C等介質(zhì)上進行存儲和應用的記錄著企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務活動的電子資料，包括電子原始憑證、電子記賬憑證、電子賬簿、電子報表、電子文檔及其他資料等。會計檔案電子化管理不僅包含會計檔案數(shù)據(jù)、信息的收集、錄入、整理、歸檔、查詢及分析，還需要融合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機技術(shù)，構(gòu)建軟件應用管理平臺，對檔案實行全面管控，更需要相應的技術(shù)、管理人才。

二、會計檔案電子化的可行性分析

（一）不利因素

1、思想上的障礙

檔案電子化是檔案管理發(fā)展趨勢，任何行業(yè)都需要適應這種變化趨勢，會計行業(yè)也是如此。但是在會計檔案電子化管理模式推進過程中，部分機構(gòu)和人員在思想上、認識上還不理解、不認同。一是存在“恐懼”心理，認為會計檔案具有保密性，實行會計檔案電子化可能泄密，導致會計工作的災難性后果；二是存在“排斥”情緒，認為實行會計檔案電子化既增加工作量和成本，又費時費力不討好，加重會計人員的心理負擔；三是存在“麻木”狀態(tài)，有些人或多或少存在著對會計檔案電子化管理不思、不學、不懂、不會的現(xiàn)象。由于觀念上的落后，認識上的偏差，嚴重阻礙了會計檔案電子化的實施和發(fā)展。

2、技術(shù)上的障礙

實行會計檔案電子化，技術(shù)支撐是關(guān)鍵。檔案所包含的信息資源能有效促進行業(yè)的發(fā)展，但同時檔案很多信息具有機密性。因此，檔案電子化管理的保密性和安全性是基本的技術(shù)要求。檔案電子化管理的信息采集、傳輸、存儲、信息處理、共享、運維等各環(huán)節(jié)，都面臨安全風險，需要專業(yè)化的技術(shù)管理團隊保障運行，并不斷提升技術(shù)、完善系統(tǒng)，提高系統(tǒng)、數(shù)據(jù)、信息的安全性。

3、法律上的障礙

檔案電子化管理需要建立相關(guān)的法律法規(guī)來確認管理的責、權(quán)、利，這是普及應用和提升使用價值的前提條件。我國現(xiàn)有檔案方面的法律法規(guī)還停留在紙質(zhì)檔案的管理范圍，無法滿足會計檔案電子化管理快速發(fā)展的需要。電子化管理模式和方法的認可度不夠，法律效力的不足，法律法規(guī)建設(shè)的滯后等等都可能導致檔案管理中出現(xiàn)一些問題，由于法律依據(jù)不足而無法進行處理。

（二）有利因素

1、信息化技術(shù)水平不斷進步

現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展日新月異。2010年，財政部推出XBRL技術(shù)標準，推動了會計管理、互聯(lián)網(wǎng)應用、大數(shù)據(jù)技術(shù)等先進管理方法的有機融合，為會計管理提供了新的發(fā)展平臺。高效、高集成的系統(tǒng)平臺和通信技術(shù)可以讓會計管理工作與各種相關(guān)管理工作相聯(lián)系，實現(xiàn)了高度共享的財務管理模式，打破地域限制，使會計信息的公開和會計資料的傳遞更加高效便捷。這為企業(yè)實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的會計檔案管理提供了技術(shù)平臺的支持。計算機網(wǎng)絡(luò)平臺對電子會計檔案的管理、利用提供了有力的技術(shù)保障。

2、降低了檔案管理成本

紙質(zhì)檔案的保管需要建立檔案室，要溫度、濕度控制，需要各種設(shè)施保障檔案室的安全、持續(xù)運行；檔案信息的利用也需要尋找、查閱浩瀚的檔案資源。檔案的形成也需要大量的紙張、粉墨來支撐，需要人力、物力的保障。電子化檔案能夠?qū)崿F(xiàn)從獲得原始憑證、記賬憑證、會計賬簿、會計報表、財務報告等各種電子會計資料的系統(tǒng)自動化歸檔，無須打印紙質(zhì)憑證，無須人工分揀匹配，自動歸納、整理、儲存。相對紙質(zhì)會計檔案管理來說，既能減少紙張的浪費、節(jié)省保存空間，又能減少人力的付出，大大降低檔案管理成本。

3、提高了檔案管理和檔案利用效率

會計檔案電子化管理后，系統(tǒng)形成的電子會計數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)了會計檔案數(shù)據(jù)集中、統(tǒng)一、全程管理，提高了檔案資料管理的規(guī)范性、效益性和科學性。同時，在合理地授權(quán)下，使用者可以對歸檔后的會計檔案信息進行檢索、查閱，提高了檔案利用率和數(shù)據(jù)共享率，幫助檔案人員從繁瑣的檔案查閱中解放出來。

4、檔案安全有保障

網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)、電子管理技術(shù)的安全性大大提升，如傳輸加密技術(shù)、用戶認證機制區(qū)別不同使用者等等安全技術(shù)措施，能夠有效保證會計檔案的安全性，能夠有效控制用戶查閱權(quán)限，能夠有效防范管理人員、操作人員對會計資料人為篡改。而且電子會計檔案最終采用存儲介質(zhì)備份保存，相對紙質(zhì)會計檔案管理來說，其安全性明顯要高，同時在傳遞的過程中可以通過檢索后直接提取所需信息，也不必擔心檔案會遺失。

三、會計檔案電子化的實現(xiàn)路徑

全面加強檔案管理，實現(xiàn)檔案“存憑、留史、資政、育人”的價值，是會計檔案管理工作的任務和目標。實現(xiàn)新時代會計檔案工作轉(zhuǎn)型升級，必須認清形勢，順勢而為。

（一）建立科學規(guī)范的檔案管理制度

會計檔案電子化管理制度是規(guī)范會計檔案管理流程，保證會計檔案真實性、完整性、安全性、保密性、可用性、規(guī)范性的重要保證。制度是保障，只有建立好制度才能更好的促進檔案電子化管理的發(fā)展。一是強化國家的立法立規(guī)。國家相關(guān)部門必須針對檔案電子化管理建立相應的法律法規(guī)，從宏觀層面來建立行業(yè)規(guī)范、準則。二是企業(yè)依據(jù)國家的相關(guān)法律法規(guī)，有針對性的建立企業(yè)自身的規(guī)章制度，執(zhí)行規(guī)范，標準體系，應按照行業(yè)特點和管理要求，建立科學規(guī)范的會計檔案電子化管理制度，明確管理職責和要求，規(guī)范操作行為。會計檔案電子化管理制度應包含會計電子檔案形成、收集、整理、移交歸檔、保管、利用等方面，同時應有數(shù)據(jù)備份機制、數(shù)據(jù)防篡改機制、信息系統(tǒng)運營安全的相關(guān)控制制度等。企業(yè)在制定檔案管理制度時，應該請信息技術(shù)部門、檔案部門和財務部門及其他業(yè)務部門參與制度制定。努力做到檔案管理有章可循，提高工作效率和工作準確度。

（二）建立完善的會計檔案電子化管理信息系統(tǒng)

2015年12月1日，我國開始全面推行增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)，為了更好的接受和管理、利用電子會計憑證，可以通過對可擴展商業(yè)報告語言（XBRL）技術(shù)進行靈活運用，將其與會計核算系統(tǒng)相結(jié)合，建立會計檔案電子化管理信息系統(tǒng)，促進企業(yè)會計檔案管理走向智能化，使會計檔案的利用更趨向于扁平化、高效化。會計檔案電子化管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建要符合合法性、規(guī)范性、效益性、真實性、安全性的原則，系統(tǒng)的構(gòu)建應該要以用戶的需求為前提，同時又要充分保障會計檔案的利用效率和對會計檔案的保護管理。會計檔案電子化管理信息系統(tǒng)的建設(shè)必須遵循《中華人民共和國會計法》《會計檔案管理辦法》及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī)。在建設(shè)系統(tǒng)時應該有充分的制度及物質(zhì)基礎(chǔ)、人才和技術(shù)保證，并根據(jù)建設(shè)和管理需求選擇合適的系統(tǒng)，合理設(shè)計管理流程。在此基礎(chǔ)上，建立以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的會計檔案電子化管理信息系統(tǒng)，并以該系統(tǒng)為基礎(chǔ)對日常會計檔案資料進行數(shù)字化歸檔處理，建立全面的會計檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)企業(yè)對會計檔案隨時隨地的檢索、利用。

（三）建立信息資源共享機制

檔案的價值在于充分運用，通過反復查閱不斷提升檔案價值。企業(yè)會計電子檔案只是企業(yè)檔案體系中的一部分，除此之外，還有人力資源檔案、業(yè)務檔案、管理檔案等等。電子檔案要實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫集成，建立集扁平化、集成化、完整性于一體的企業(yè)管理系統(tǒng)，使得企業(yè)的各種檔案能夠通過管理系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。首先，企業(yè)要及時把會計電子檔案納入到企業(yè)管理系統(tǒng)之中；其次，企業(yè)應對紙質(zhì)會計憑證檔案實行計算機數(shù)字化管理，解決紙質(zhì)會計檔案屬地化而造成的會計檔案在空間上難以轉(zhuǎn)移的問題，便于異地會計檔案的調(diào)取，加速實現(xiàn)企業(yè)會計檔案信息的高度共享；然后，解決檔案管理使用授權(quán)問題，既保證檔案的充分利用又保證檔案的保密性。有人認為會計檔案的屬性就是保密，與開放、共享精神相左，實行電子化如同引狼入室，可能給工作帶來災難性后果。由于過度強調(diào)企業(yè)內(nèi)部會計檔案的保密性，人為形成“信息孤島”，導致對會計檔案的利用價值認識不足，限制了會計檔案在企業(yè)內(nèi)部的傳遞共享，削弱了其對企業(yè)管理的決策和參考作用。對此，企業(yè)應該加強管理人員對會計檔案保密程度的正確認識，正確認識會計檔案的價值，順應形勢發(fā)展變化，建立信息資源共享機制，實現(xiàn)會計檔案電子化。

（四）培養(yǎng)會計檔案與電子化管理復合型人才

實現(xiàn)會計檔案電子化管理，人才也是關(guān)鍵因素，需要財務管理、檔案管理、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、計算機技術(shù)應用等知識的復合型人才。目前會計檔案管理所涉及到的學科不僅僅是檔案管理，還包括計算機科學、會計學、管理學等多學科交叉知識。實現(xiàn)會計檔案電子化不再是對紙質(zhì)文檔的看護保管，而是網(wǎng)絡(luò)資源、數(shù)據(jù)庫甚至是“檔案云”的管理、使用、維護。只有知識面廣、綜合素質(zhì)高的管理人才，才能管理、保存、利用和維護好電子化會計檔案，實現(xiàn)企業(yè)會計檔案的現(xiàn)代化、數(shù)字化管理，在節(jié)省空間的同時為管理決策做出服務。那么，知識面廣、綜合素質(zhì)高的人才從哪里來？如何儲備人才？一是引進人才，從大專院校、其他會計電子化檔案管理相對成熟的企業(yè)引進；二是培養(yǎng)人才，通過培訓、訂單式人才培養(yǎng)等方式提升人才的專業(yè)知識和專業(yè)技能，強化一專多能，強化專業(yè)素養(yǎng)，強調(diào)實踐能力的培養(yǎng)，從而逐步提升會計檔案電子化管理隊伍綜合素質(zhì)，推動企業(yè)會計檔案電子化管理走上科學化、制度化、規(guī)范化道路；三是其它企業(yè)相互溝通交流。信息技術(shù)的高速發(fā)展，科技手段的不斷提高，及時充電是檔案管理人員必不可少的工作。企業(yè)可以通過多種形式、多種手段，多管齊下培養(yǎng)高素質(zhì)的電子化會計檔案管理人員。

（五）強化企業(yè)檔案電子化管理安全環(huán)境

檔案信息的安全性一直都是檔案管理的核心。實施會計檔案電子化，安全保障也是重要因素，不管是硬件，還是軟件，兩手都要抓，兩手都要硬。一是存儲的安全保障，存儲介質(zhì)應采用質(zhì)量較好、可靠性較高的載體，檔案管理人員要每年對電子檔案的可讀性進行評估。電子會計檔案數(shù)據(jù)要定期備份，盡量采用一式三份保存，并按標準規(guī)范格式存儲數(shù)據(jù)；計算機的硬件設(shè)備和存儲介質(zhì)要放在適宜的場所，避免外界因素誘發(fā)數(shù)據(jù)丟失。二是信息系統(tǒng)的安全，要構(gòu)建并完善信息安全管理體系、信息保密體系、技術(shù)體系，保證信息系統(tǒng)安全、網(wǎng)絡(luò)使用安全。三是使用的安全性，檔案管理設(shè)立有效的分級授權(quán)管理體系，對于不同的用戶采用分級管理方式，設(shè)定其操作權(quán)限，通過權(quán)限來確保檔案的保密性和安全性。四是提升檔案管理人員的意識和安全防護能力，只有意識到位、能力到位、執(zhí)行到位，才能合理保證企業(yè)檔案電子化管理環(huán)境安全。

會計檔案電子化是行業(yè)發(fā)展的大趨勢，盡管現(xiàn)實中還存在著各種問題，但筆者相信，會計檔案電子化管理將日益科學、合理、高效。（作者單位為湖南省湘潭市疾病預防控制中心）