檔案管理的信息化建設

王樂

隨著時代的不斷進步與發展，傳統的檔案管理工作模式已經稍顯落，發展檔案信息化的建設具有十分重要的意義與緊迫性。而完善檔案信息管理模式是加強檔案信息的管理工作的首要步驟，這一點與基礎檔案管理的內容相似。檔案信息化具有全局性與聯系性，因此檔案信息化建設需要各方面的共同努力與合作。

一、發展檔案管理信息化建設的必要性

隨著信息技術的快速發展，許多原有的行業發生了重大的改革，獲得了進一步優化的機會，檔案管理工作也面臨著這樣的挑戰。檔案管理人員在工作時要通過對檔案信息資料的收集、開發、應用、管理等來實現檔案信息的價值。檔案信息管理部門還是一個信息服務結構，因此在工作過程中只有利用計算機才能將檔案信息資源更好收集、存儲、整理，將檔案信息的價值更好的發揮出來。所以不管是從提高工作效率看，還是從整個社會的進步趨勢看，檔案管理信息化都是十分必要的。

二、關于加強加快檔案管理信息化建設的建議

在檔案管理信息化建設時，相當于對文獻資源進行了二次加工，有效縮短了原本檔案加工所需的時間。特別是整理原始檔案資料時，將文檔經過計算機掃描后以電子文檔的形式進行保存，工作人員就能夠很快調閱使用，檔案信息化是國家信息化戰略在檔案領域的具體體現，利用前沿技術提升檔案管理水平和服務效率，是檔案信息化的工作重心。

（一）提高檔案管理信息化建設的被重視程度

檔案作為文字和數字資料的一種，在記錄歷史，工作過程等方面都有著不可替代的作用。然而，檔案的價值卻得不到一部分檔案管理工作人員的重視，他們大都尸位素餐，在工作時自由散漫，敷衍了事。因此在日常檔案管理工作時，有關主管應提倡檔案管理工作人員以科學發展觀作為檔案管理工作的指導思想，并以身作則地將對檔案管理的重視程度提高。工欲善其事，必先利其器，在檔案管理信息化建設時，要做好檔案館的信息資料庫房建設、檔案管理館藏建設、相關規章制度建設等建設工作，為檔案管理信息化建設做好硬件準備。大力倡導檔案管理工作人員利用科技進行創新，建立查閱檔案的網站，程序。普及利用計算機查閱檔案的方法，提高檔案館的資料開放程度改變人們的固化思維，即查閱檔案十分費力且麻煩。提起人們對檔案信息化的興趣及重視程度。

（二）健全檔案管理信息化建設的管理及運行體系

由于檔案信息化建設過程中存在著推進力量分散、溝通銜接不暢、決策機制缺乏等問題，國家檔案局于去年四月成立“檔案信息化工作領導小組”作為對策，希望借此達到對檔案信息化工作的統一領導，加強對檔案信息化工作的總體設計、統籌協調、整體推進和督促落實。對于地方檔案管理的信息化建設，還應完善資金供應渠道，引進先進人才，優化服務模式。針對傳統檔案管理模式中存在的比較分散、系統建設不足、難以滿足社會各層次人們的需要等問題，應統一對檔案資料進行管理、高效整合，并對系統進行備份，根據不同單位、機關制定相應的檔案模塊，促進管理程序的簡化。加強對管理系統的規范管理，明確檔案管理體系中的各項細則，硬件基礎設施建設應規范性處理各項技術指標、軟件升級等，以此保證信息化檔案管理模式的完善與升級。檔案系統需要與綜合管理系統兼容，為實現信息共享及給使用者一個更方便的應用環境打好基礎，尤其是在管理軟件上要注意兼容性，使操作簡便易行。

（三）加強檔案管理人員的職業素養

隨著信息時代的到來，在具體對檔案管理進行操作時，制約管理工作質量提升的一個重要因素就是管理人員的職業素養不夠，對信息化時代的到來沒有明確認知，對信息化技術的操作不夠熟練。因此，培養和提高檔案管理人員的職業素養，也是構建和優化檔案管理模式、提升檔案管理信息化程度的一環。不定時對檔案管理人員做有關培訓，讓檔案管理人員有機會演練和更新知識結構，養成利用專業技術提升檔案管理信息化水平的能力，從而加強檔案管理人員的職業素養，為優化檔案管理模式、提升檔案管理信息化水平打好基礎。在信息化改革當中，需要一直強調檔案管理人員的主觀意識性，要求其對信息化有自己的清楚理解。且在工作中強化保密意識，并力求擴寬服務范圍。

三、結語

信息技術的不斷進步給檔案管理注入了新鮮血液。檔案管理的創新需要在技術、管理模式上改革創新，還需要在管理理念、服務意識上有所轉變。在意識到自身存在的不足時，積極采用信息化技術，彌補管理體系上的不足，創新和優化檔案管理工作模式，提升檔案管理的信息化水平，信息時代在對檔案管理工作進行創新、保證信息的安全與正確的同時，以保護公眾合法權益為己任，盡可能滿足社會公眾對順利獲取檔案信息資源的需求。（作者單位為哈爾濱市呼蘭區電影發行放映公司）