電子檔案的優勢及其管理的特殊性基本要素和策略

晏諺輝

本文分析了電子檔案的優勢和在管理上的特殊性要求，強調了電子檔案管理的策略和對策。

電子檔案 優勢 管理要素 策略

電子檔案，顧名思義，是依賴信息技術和電子媒介進行保存的文檔資料?！峨娮游募w檔與管理規范》之中將電子檔案定義為那些生成于電子設備、儲存在光盤、磁盤、云端之上、依賴數字設備進行閱讀和處理并可以在通訊設備上相互傳遞和共享的電子文件。在計算機技術和網絡技術不斷進步和發展的時代背景下，電子檔案信息化程度越來越高，電子檔案數據量與日俱增，加強電子檔案管理工作勢在必行，在電子檔案管理之中要將實現管理的真實性、準確性和完整性作為重點。本文筆者闡述了電子檔案的優勢和管理所具備的特殊性基本要素，并提出了電子檔案管理的豐要策略。

電子檔案優勢和管理特殊性分析

（1）電子檔案能夠滿足不同層次的管理需求。檔案信息資料的利用可以劃分為高低不同的使用層次，不同使用者對同一份檔案可能提出不同層次的使用需求。底層次的使用需求主要是指基本信息的利用；高層次的使用需求則是指在基本信息基礎卜的深層次挖掘，主要目的是探析數據背后隱藏的關系和含義。電子檔案的科學管理能夠在很大程度卜提升檔案信息的利用效率，從不同層次滿足信息使用者的需求，將檔案信息的價值充分挖掘出來。電子檔案能夠根據檔案資料建立的時間、檔案資料本身的性質和內容進行分門別類管理，并在這個過程中查缺補漏、去偽存真。事實上，電子檔案的科學化管理能夠在節約成本的基礎上最大限度地滿足高層次信息使用者的信息需求。電子檔案管理之前，一些已破損檔案的保存耗費了檔案管理的大部分成本，即便如此一些檔案仍然不能妥善保存，檔案損毀風險激增，同時還浪費了大量的檔案存儲空間，導致檔案服務質量一直難以得到有效提升。在檔案信息化、標準化和智能化管理之后，傳統紙質檔案管理的不足得到有效彌補，使用者可以方便快捷地查閱到所需的檔案資料，滿足自己的調研、科研和學習要求，減少在檔案使用中的繁瑣程序，檔案服務質量自然能夠走上高效、便捷的軌道。

（2）電子檔案管理的特殊性信息

1.內容數碼化。電子檔案以符號和數碼的形式存在于電腦或者其他存儲設備之中，在查閱和閱讀的時候需要通過相應的軟硬件技術進行還原才能完成。

2.文檔處理一體化。檔案管理人員要參與到設計指導電子檔案的處理過程中來，使得紙質檔案能夠滿足電子檔案的歸檔要求，在這個過程中要兼顧到電子檔案的適用性、可讀性、可存取性，檔案管理者之間需要相瓦合作、互相促進，共同敦促檔案管理一體化目標的實現。

3.存儲技術復雜化。在紙質檔案存儲之中，只要滿足了相關存貯的內外條件要求，就能夠實現長期保存日的。而電子檔案的長期存儲則要面對更多的技術問題，有效地利用、保存和存儲電子檔案需要完善的支持性信息技術的支持。

4.開發利用形式多樣化。傳統檔案管理之中已經積累了豐富的應用紙質檔案的經驗，但是電子檔案信息存儲在電子媒介之上，如何利用、在什么地點利用、檔案的涉密性質等現實問題增加了檔案的利用效率。檔案管理部門需要綜合考慮電子檔案本身的性質和單位的實際應用需求，進而制定針對性的檔案應用措施，并輔之以完善的軟硬件設備和信息技術，使得電子檔案的利用率得到顯著提升，將電子檔案的作用發揮到最優。

電子檔案管理所需要素分析

（1）優質的檔案管理工作隊伍。檔案管理工作質量的高低和檔案管理人員的素質有著直接的關系。檔案管理部門需要采取繼續教育或者在職培訓等針對性措施來提升檔案管理人員的專業素質和職業修養，使其適應檔案事業發展最新形勢和科技發展最新成果，不斷提升檔案管理能力和檔案服務質量。

（2）完善的檔案管理系統。檔案信息的充分利用需要完善有效的檔案管理系統的支持，要建沒完善的前臺、后臺、網絡、數據庫，就必須構筑全面、可行的、操作性強的檔案管理系統。

（3）健全的規范標準。傳統檔案管理和電子化檔案管理都需要有一定的規范和標準作為前提和基礎。縱觀任何一項管理工作，其出現問題的根源大多出m現在操作流程和工作標準之上，所以要根據電子檔案信息的實際管理需求提供針對性的電子檔案管理規范標準，形成獨具特色、針對性強的管理標準體系?；ヂ摼W+時代，檔案信息存儲需要云計算、大數據等相應管理技術的支持，每一個基層單位都需要根據自身檔案工作實際情況出臺相關的工作標準，并在管理過程中嚴格執行、有效操作，做好監督和規范工作，并制定電子檔案管理相應的獎懲措施和制度，做到權責明確、獎罰并重，使得檔案管理工作做到規范和有序。

電子檔案管理策略闡述

（1）建立完善的檔案管理制度。對檔案信息利用批度、使用者查閱和使用檔案的權限、檔案信息的利用方式和利用范圍都要明確予以規定。除此之外，還要對檔案信息管理進行明確的制度規定，相關部門首先要運用互聯網技術進行檔案信息收集和完整檔案的建立，確保電子檔案能夠及時人檔，使其能夠滿足不同層次、不同需求的信息使用者提出的要求。要將紙質檔單和電子檔案的使用結合在一起，根據檔案管理和檔案信息的實際情況來創新檔案管理模式，持續不斷地提升檔案利用效果和檔案服務質量。

（2）規范檔案利用方式。檔案管理者要根據答案利用者本身的身份和檔案密級規范嚴格地規范檔案信息的使用范圍和使用方式。絕密的電子檔案信息應當禁止拷貝，只能在特定的地點并在全程監控之下予以瀏覽，避免檔案資料被盜用或者竊取。在應用互聯網開展檔案信息利用的時候，要對絕密檔案進行加密處理，定期更改安全密鑰以避免資料被黑客攻擊，造成無法返回的損失。

（3）增強檔案管理意識。檔案管理水平的提升需要檔案檔案管理意識的提升，這樣管理者和使用者才能深化檔案管理在經濟社會發展之中的意義。相關部門需要加強對檔案管理人員的培訓和教育，提升其電子檔案管理理念和意識，增強其責任感和歸屬感，并真正地意識到本職工作的戰略意義，加強電子檔案管理工作的規范性建設和制度性建設。各單位要根據本單位實際情況有的放矢地開展電子檔案管理，做到因地制宜、有效推進。

（4）維護電子檔案的原始性。在應用計算機技術進行檔案管理時，應當以原始形式還原較為特殊的檔案，并讓電子檔案載體的物理安全得到保證。作為電子檔案載體，其大部分都是磁光介質的，應當做好防塵、防潮和避光工作，使其原理有害氣體和強磁場的干擾。管理人員還要定期檢測電子檔案的安全性和有效性，檢測、維護和拷貝相應的電子檔案信息，做好登記記錄，記錄好詳細的檢測時間和檢測結果，在出現問題的時候要及時予以解決。

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