施工企業合同管理存在問題及有效應對措施

曾志軍

文章結合筆者多年管理實踐，對施工企業在合同管理中存在問題和風險進行分析，并提出有效的解決措施，供同行參考。

建筑企業 項目合同

管理問題 解決措施

前言

對施工合同進行管理，是建筑企業重要的管理工作內容，施工合同明確規定在項目建設過程中參建各方的責任和權利，以及在工程施工期間出現問題和糾紛時的解決方法等內容，是屬于法律性的文件。因此，施工企業要高度重視施工項目合同管理工作，及時發現合同管理過程中出現的各種問題，并采取有效措施解決，加強對合同的管控工作，及時化解各種經營風險，確保施工企業合法權益。

當前建筑項目合同管理中存在問題分析

（1）合同文本不規范，缺陷甚多

1.隨著建筑市場競爭激烈，行業市場行為存在著不規范，導致部分業主，在與施工企業簽訂合同時，并沒有嚴格按照國家主管部門制定的《建筑工程施工合同示范文本》的要求來簽約，在合同內容中，自定了許多不平等條款，目的是為了減少或者避免己方需要承擔的義務和責任，如：比如合同中業主常向承包方提出不合理的條款，或者需要承擔過多的責任義務，業主需要承擔的條款尤其是針對業主方違約時所承擔的賠償和責任等條款很少，或者責任約定不清晰，把業主方要承擔的責任風險轉嫁給承包商；而部分承包商為了獲得工程施工而同意簽訂合同，

這樣會導致建筑企業在項目施工期間遇到的不確定因素增加，經營風險加大，實際施工過程中，如果遇到問題，合同中沒有明確規定解決辦法的條文和法律責任時，責任歸屬不清，容易出現合同糾紛。

2.部分業主需要承包方簽訂“陰陽合同”，目的是為了規避責任。

這種施工合同（陽合同），表面上看上去是根據招標文件的要求以及國家有關規定條文進行簽訂的平等合同，只是用于監督單位備案審核，以及政府部門的審查等；另外業主又與承包商簽訂了另外的合同或者補充協議（陰合同），“陰陽合同”是互相違背的，它們的簽訂，

不但違反法律規定，也加大了業主方和承包方的法律風險，也容易產生合同糾紛。

（2）不履行合同約定，導致索賠難

工程建設施工周期長，面臨著各種因素的影響，如果雙方方不認真按照合同約定，履行各自的責、權、利，當出現違約、引發糾紛問題時，由于雙方對條款的理解的不同，沒有明確索賠處理權威機構，要進行索賠不容易；尤其是在面對競爭激烈以及合同條件等因素制約下，施工企業如果索賠意識不強，進行索賠更難。

（3）不重視合同管理

對施工合同進行管理，是一項專業性和技術性很強的工作，目前許多施工企業在進行項目管理過程中，都不太重視合同管理，只是把合同管理簡單的分給施工技術、計劃經營、財務等部門管理，沒有制定具體的管理操作流程以及安排專門的部門和人員，對項目合同進行管理和動態監控。

實際上，要對合同進行有效管理，必須安排具有法律、經營、預算、工程技術等知識的專業人才負責管理，但施工企業具有這種復合型人才比較少，導致合同管理水平不高，合同執行效力減弱。

（4）合同信息化管理不到位

個別施工企業，由于對合同信息化管理力度不夠，很多項目合同仍然采用分散管理的傳統模式。

由于項目在施工過程當中，需要涉及許多合同，每個合同的文件條款非常多，各個合同之間也存在著復雜關系，每份合同，又包含許多附件文檔，如合同條件、協議書，投標書，圖紙、規范、工程量表等；如果施工企業不對合同進行信息化管理，及時采集、存儲加工和維護合同內容，就不能及時跟進合同履行情況，并對其進行利用和監控，做好對項目合同及經營風險的防范措施，不能及時保護企業應得權益。

強化合同管理措施，減少合同風險概率

（1）規范合同文本

施工企業要提高合同風險管理意識，確保企業合法權益。簽訂合同之前，先要對合同內容的條款進行認真審查并分析合同條款，周全考慮。在分析合同時，如果發現存有風險條款，要馬上向業主方提出；

同時要充分評估施工期間出現的不利因素和風險，確定相應的風險防控措施；對合同施工需要承擔的風險和利潤進行評估，向企業決策層提供詳細信息，供企業編制工程報價和合同談判決策時考慮。

在與業主簽合同時，施工企業對合同中不平等的條款內容，要與業主方溝通補充和修改，盡量爭取責、權、利對等，明確和分清責任，達到降低合同風險的目的，保證合同得到雙主全面履行。

（2）建立制度完善的合同管理部門，安排專業人員對合同進行管理，合同專職管理人員，不僅要熟悉工程技術方面的知識，還要對工程建設的有關法律條文、規范等法律知識清楚了解并掌握，對工程合同業務內容、履行合同、工程索賠等方面的業務和流程非常熟悉，實現對合同的專業化、規范化管理。

工程建設過程中的與項目有關的一切合同、文件資料，均具有法律效力，是重要的法律文件，要及時進行整理及建檔管理；對合同的變更要及時記錄和存檔；建立分包合同檔案及相關工程的所有檔案。

（3）通過信息化手段，有效管理合同

隨著工程項目建設的規模不斷增大，施工企業管理的合同文件內容復雜繁多，要變更的合同內容和次數也相應增加。對履行合同期間出現的大量資料和函件，需要進行系統性管理。因此，利用信息技術，實現合同科學管理，是必然發展趨勢。

與項目有關的合同管理人員，能借助信息化管理系統，通過快速查閱合同，及時監控工程建設過程及合同履約情況，并就合同履約過程出現的問題及時進行處理。

（4）健全合同管理制度，實現合同的動態管理

1.合同交底和分解制度

簽訂工程建設合同后，合同管理部人員，要及時組織與項目建設有關的管理人員及小組負責人召開會議，詳細講解合同內容，通過對合同進行交底，把合同中的各項條文及責任進行分解落實，讓參與建設的小組清楚自己的責任和工作范圍，并盡力盡責工作，積極配合，共同努力，有效完成合同規定的各項管理內容。

2.建立定期工作報送制度

在合同履行期間，要求各職能部門定期對本部門的工作情況進行分析匯總，上報至合同管理部門，使合同管理工程師能及時掌握合同履行的情況及變化；按實際進度編制周計劃或月度計劃，及時對將要發生的各種問題作出決策。

3.完善工程變更制度

當合同內容或實際施工條件變化而導致工程發生變更時，施工企業應對變更部分的內容進行分析并計算相關費用，并及時與業主辦理工程洽商記錄或變更手續，同時收集、整理變更項目所涉及到的各種相關文件資料，如業主的變更指令、相關圖紙、技術說明、技術規范、計劃調整文件等。對于涉及到重大變更內容時還應及與業主簽訂書面補充協議。

4.合同的總結、評價制度

當合同履行完畢后，還應該組織相關部門對合同履行過程所遇見的問題及解決的措施辦法進行認真總結和評價，為今后的項目實施積累經驗，并形成書面報告等。

做好合同索賠管理工作

由于工程項目的合同管理經常處于動態變化中，在項目實施過程中難免出現變更及索賠事項，因此，建立完善的工程變更和索賠管理制度必不可少。在項目建設過程中，合同管理人員必須具備高度的責任心和相關的業務水平，熟悉和吃透合同內容，認真研究合同條款中的有利和不利因素，時刻關注現場動態。在變更、索賠事項發生時，積極搜尋索賠依據、收集和整理相關資料，并認真分析，把握工程索賠的重點，及時辦理有關簽證確認，在索賠時效內及早提出變更和索賠。在合同履行的過程中，正確區分責權利的劃分，嚴格履行合同義務，控制業主反索賠及承包商、分包商索賠事件的發生。

結語

作為法律性文件，建筑工程施工合同繁雜，涉及許多專業和技術，要對其進行有效管理不容易，建筑企業要加強對施工合同的管理力度，制定有效的合同管理制度和措施，安排專業人才，負責合同管理工作，對合同進行信息化管理，保證合同內容得到落實和執行，有效控制合同和經營風險，保障建筑企業的合法權益，促進企業健康發展。

[1]李小慧，關于建筑施工企業合同管理問題的思考，中國高新技術企業，2009 （2）.

[2]陸麗娟，張旭革.建筑工程施工合同管理中存在的問題及應對措施，硅谷，2010，（5）.