基于SAP系統(tǒng)采購(gòu)業(yè)務(wù)的思考

黃詩(shī)雯

采購(gòu)業(yè)務(wù)是企業(yè)控制營(yíng)運(yùn)成本、持續(xù)盈利的重要環(huán)節(jié)，利用SAP系統(tǒng)強(qiáng)大的功能來(lái)完善企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)，在企業(yè)中備受推崇。本文結(jié)合SAP系統(tǒng)中采購(gòu)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，對(duì)SAP系統(tǒng)的采購(gòu)業(yè)務(wù)存在的問(wèn)題，提出一些思考并嘗試提出相關(guān)對(duì)策，以提高SAP系統(tǒng)在企業(yè)的運(yùn)行效率。

ERP SAP 采購(gòu)業(yè)務(wù)

SAP Business ByDesign簡(jiǎn)介

SAP為了打開中小企業(yè)的市場(chǎng)，抓住中小企業(yè)的特點(diǎn)，有針對(duì)性的研發(fā)出一套最完善、適應(yīng)能力最強(qiáng)，貼近市場(chǎng)需求的業(yè)務(wù)解決方案SAP BusinessByDesign。企業(yè)可以借助SAP BusinessByDesign方案，迅速獲得實(shí)現(xiàn)目標(biāo)所需的統(tǒng)一業(yè)務(wù)過(guò)程的控制力。它將企業(yè)的各項(xiàng)運(yùn)營(yíng)流程緊密聯(lián)系在一起，使企業(yè)能達(dá)成目標(biāo)、完善財(cái)務(wù)流程、關(guān)注客戶、管理職工隊(duì)伍、整合供應(yīng)鏈、操作智能化，并實(shí)現(xiàn)完全合規(guī)性。SAP BusinessByDesign能幫助提高業(yè)務(wù)的透明度和可支配性，與此同時(shí)保證流程更加簡(jiǎn)化，擴(kuò)大職工和管理者的操作空間，從而提高企業(yè)靈活性與敏捷性。

SAP Business ByDesign采購(gòu)業(yè)務(wù)簡(jiǎn)介與相關(guān)流程

（1）采購(gòu)業(yè)務(wù)簡(jiǎn)介

SAP的采購(gòu)業(yè)務(wù)循環(huán)主要涉及到物料需求計(jì)劃（Material RequirementsPlanning）。SAP的采購(gòu)業(yè)務(wù)可以識(shí)別和選擇合適的新供應(yīng)商以及管理與現(xiàn)有供應(yīng)商的關(guān)系以滿足公司的日常采購(gòu)需求。從最合適供應(yīng)商的識(shí)別和選擇到最終與選定供應(yīng)商談判采購(gòu)合同和創(chuàng)建相應(yīng)采購(gòu)合同。

（2） SAP Business ByDesign采購(gòu)業(yè)務(wù)流程

在ALMIKA公司的采購(gòu)部門實(shí)習(xí)的階段，對(duì)采購(gòu)流程總結(jié)如下：

ALMIKA是專門生產(chǎn)和銷售商用和私人應(yīng)用加熱器的公司。采購(gòu)經(jīng)理在海外貿(mào)易展覽會(huì)上發(fā)現(xiàn)一種新的太陽(yáng)能鍋爐，并將太陽(yáng)能加熱系統(tǒng)添加到ALMIKA的產(chǎn)品組合中。

首先得到ALMIKA產(chǎn)品及其供應(yīng)商的概述，了解ALMIKA的產(chǎn)品組合和供應(yīng)商。使用SAP Business ByDesign的分析選項(xiàng)，來(lái)得到最暢銷的產(chǎn)品和供應(yīng)商的概述。

其次，在一個(gè)電子市場(chǎng)產(chǎn)品目錄的太陽(yáng)能鍋爐提供研究。在選擇一個(gè)產(chǎn)品，創(chuàng)建它在SAP Business ByDesign和分配一個(gè)產(chǎn)品類別。在成功地創(chuàng)建產(chǎn)品之后，可以在供應(yīng)商目錄中為您的新材料找到新的供應(yīng)商進(jìn)入系統(tǒng)。新產(chǎn)品是從兩個(gè)不同的供應(yīng)商采購(gòu)的，整個(gè)采購(gòu)量將由兩份合同負(fù)責(zé)，因此，一份此類合同的報(bào)價(jià)請(qǐng)求將被啟動(dòng)發(fā)送給潛在供應(yīng)商。

進(jìn)入AMS和外國(guó)供應(yīng)商通過(guò)郵寄提交剛剛創(chuàng)建的RFQ報(bào)價(jià)。之后，雙方簽訂合同。談判了特殊的付款條件之后，增加合同，然后下達(dá)它。但是在合同成立的時(shí)候，首先必需得到經(jīng)理的批準(zhǔn)，狀態(tài)將從正在進(jìn)行變成發(fā)布。

接管物料計(jì)劃（MRP和可用性檢查），需要輸入與物料清單相關(guān)的計(jì)劃和發(fā)票數(shù)據(jù)，執(zhí)行物料的供應(yīng)計(jì)劃過(guò)程并創(chuàng)建購(gòu)買建議，購(gòu)買建議將通過(guò)自動(dòng)操作運(yùn)行在SAP Business ByDesign自動(dòng)釋放，發(fā)行將導(dǎo)致從供應(yīng)計(jì)劃轉(zhuǎn)移到采購(gòu)，生成的購(gòu)買請(qǐng)求在被批準(zhǔn)之后，就可以開始訂購(gòu)了。

采購(gòu)訂單通過(guò)RFQ的方式發(fā)送，貨物幾天之后到底，。將在SAP BusinessByDesign系統(tǒng)收貨發(fā)貨通知記錄，入庫(kù)貨物由倉(cāng)庫(kù)工人帶到相應(yīng)的物流區(qū)，最后進(jìn)入SAP Business ByDesign中開出發(fā)票。

對(duì)SAP采購(gòu)業(yè)務(wù)的思考

在一個(gè)企業(yè)中，企業(yè)物資的重點(diǎn)人口部門便是采購(gòu)部門。采購(gòu)部門與各個(gè)部門都有密切的關(guān)系，與生產(chǎn)部門、財(cái)務(wù)部門和倉(cāng)庫(kù)部門的業(yè)務(wù)聯(lián)系是根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃和物料需求計(jì)劃制定采購(gòu)計(jì)劃，并形成用款計(jì)劃交財(cái)務(wù)；再發(fā)出采購(gòu)訂單，供應(yīng)商按照計(jì)劃發(fā)貨，倉(cāng)庫(kù)部門根據(jù)訂單收料，安排檢驗(yàn)，辦理入庫(kù)，財(cái)務(wù)根據(jù)發(fā)票形成應(yīng)收款。

SAP系統(tǒng)的采購(gòu)業(yè)務(wù)雖然邏輯嚴(yán)密、自動(dòng)化程度高，但是由于對(duì)數(shù)據(jù)的過(guò)分依賴，導(dǎo)致對(duì)公司操作人員的素質(zhì)和能力要求較高，進(jìn)而增加了采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部監(jiān)管的難度。雖然SAP系統(tǒng)將不同的職務(wù)權(quán)限分配給各個(gè)不相容的崗位，再有這些人員去執(zhí)行。例如采購(gòu)申請(qǐng)根據(jù)采購(gòu)物料的金額和性質(zhì)分別交給不同權(quán)限的人員審批，付款與申請(qǐng)付款權(quán)限相分離，財(cái)務(wù)部門需要在其他部門提交付款申請(qǐng)，審核通過(guò)之后，才能付款，通過(guò)這樣的方式對(duì)企業(yè)資產(chǎn)進(jìn)行保護(hù)。但采購(gòu)業(yè)務(wù)有其業(yè)務(wù)性質(zhì)的特殊性，涉及到個(gè)人或部門的相關(guān)利益，在執(zhí)行采購(gòu)業(yè)務(wù)過(guò)程中，一些決策的判斷是否正確與參與工作人員的能力與經(jīng)驗(yàn)相關(guān)性很大。

針對(duì)這些問(wèn)題，提出-些對(duì)策。首先，企業(yè)管理層必需強(qiáng)化對(duì)SAP系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)，管理和把握好各個(gè)部門的協(xié)調(diào)合作，加強(qiáng)對(duì)操作人員的技術(shù)培訓(xùn)和思想指導(dǎo)。其次，根據(jù)SAP的流程和企業(yè)實(shí)際情況建立相應(yīng)的管理制度，并且對(duì)管理制度的規(guī)范運(yùn)行進(jìn)行監(jiān)督。最后是對(duì)采購(gòu)人員進(jìn)行SAP操作和流程的培訓(xùn)，使采購(gòu)人員對(duì)SAP采購(gòu)業(yè)務(wù)產(chǎn)生真正的理解，加強(qiáng)對(duì)員工的監(jiān)督，避免人員疏忽和操作錯(cuò)誤，降低數(shù)據(jù)差錯(cuò)。

結(jié)論

在當(dāng)下信息時(shí)代，ERP軟件的應(yīng)用越來(lái)越普及。因?yàn)椴少?gòu)業(yè)務(wù)的敏感和特殊性，歷來(lái)是企業(yè)關(guān)注的重中之重，即使在計(jì)算機(jī)代替人工的環(huán)境下，也不能忽視采購(gòu)業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)性。本文通過(guò)對(duì)ALMIKA公司SAP系統(tǒng)采購(gòu)業(yè)務(wù)的梳理，提出來(lái)對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)的思考，并提出一些對(duì)策。對(duì)于實(shí)施SAP項(xiàng)目的企業(yè)來(lái)說(shuō)，進(jìn)一步完善采購(gòu)業(yè)務(wù)流程，提高對(duì)企業(yè)采購(gòu)的管理，對(duì)于有效的控制采購(gòu)成本，提高企業(yè)盈利水平，都是具有一定現(xiàn)實(shí)意義的。

[1]公維軍.淺析SAP系統(tǒng)的采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)控探討[J].中國(guó)集體經(jīng)濟(jì).2017（11）

[2]陶如純.SAP環(huán)境下S公司應(yīng)付賬款流程內(nèi)部控制研究[D].江蘇大學(xué).2016

[3]曹晰，浦曲.基于SAP的采購(gòu)系統(tǒng)設(shè)計(jì)[J].長(zhǎng)春師范學(xué)院學(xué)報(bào).2013（04）

[4]陸海平.SAP與采購(gòu)系統(tǒng)的集成研究與設(shè)計(jì)[D].上海交通大學(xué).2013

[5] SAP Business ByDesign功能概要

[6]基于SAP采購(gòu)系統(tǒng)設(shè)計(jì)——曹晰

[7]淺析SAP系統(tǒng)的采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)控探討——公維軍