淺述如何加強(qiáng)物資管理中的內(nèi)部控制分析

唐曉燕

本文先對(duì)企業(yè)物資管理內(nèi)部控制中所存在的問題進(jìn)行了分析，然后對(duì)加強(qiáng)企業(yè)物資管理內(nèi)部控制的策略進(jìn)行了詳細(xì)的研究，希望可以為同行業(yè)提供一定的參考借鑒。

物資管理 內(nèi)部控制 經(jīng)營(yíng)成本

前言

物資管理在企業(yè)管理活動(dòng)中占據(jù)著十分重要的地位，支撐著企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)的正常進(jìn)行，因此，企業(yè)在進(jìn)行內(nèi)部控制的過程中，要對(duì)物理管理給予足夠的重視，及時(shí)完善內(nèi)部控制，提升物資管理模式的運(yùn)行效率，才能促進(jìn)企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定地發(fā)展，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益的增長(zhǎng)。

物資管理內(nèi)部控制中存在的問題

（1）缺乏相應(yīng)的采購(gòu)計(jì)劃

當(dāng)前，我國(guó)大多數(shù)企業(yè)在物資采購(gòu)方面缺乏一定的規(guī)劃，普遍存在的情況是生產(chǎn)部門直接向采購(gòu)部門提出材料的采購(gòu)需求，經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)以后，便可以對(duì)材料進(jìn)行采購(gòu)工作了。對(duì)于一些突然性活動(dòng)，采購(gòu)人員為了有效避免工期的延誤，對(duì)于生產(chǎn)部門材料要求立即進(jìn)行采購(gòu)。這便使企業(yè)物資采購(gòu)具有比較隨意性，但由于時(shí)間比較緊迫，采購(gòu)人員無法根據(jù)物資需求的實(shí)際制訂出合理的采購(gòu)計(jì)劃，因此，導(dǎo)致采購(gòu)物資在質(zhì)量、數(shù)量等方面與企業(yè)實(shí)際需求之間出現(xiàn)一定的出入。有時(shí)由于管理不當(dāng)，一些庫(kù)存中已有的材料，在有需求的時(shí)候，無法及時(shí)地予以發(fā)現(xiàn)，為了盡快進(jìn)行生產(chǎn)活動(dòng)就會(huì)進(jìn)行重復(fù)采購(gòu)。這樣一來，大量的庫(kù)存堆積使得企業(yè)的物資管理內(nèi)部控制工作缺乏效率，不僅對(duì)企業(yè)物資管理內(nèi)部控制水平的提升產(chǎn)生不利的影響，還極大地增加了企業(yè)的管理成本。

（2）物資的質(zhì)量得不到保障

目前，相當(dāng)數(shù)量的企業(yè)管理者以及企業(yè)物資管理人員對(duì)于庫(kù)存物資的質(zhì)量都不能做到全面的了解，企業(yè)物資在入庫(kù)之前往往缺少一定的檢驗(yàn)程序。一旦出現(xiàn)物資需求，直接從倉(cāng)庫(kù)中取，工作人員采購(gòu)物資的發(fā)票可以直接通過企業(yè)的財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)銷。在整個(gè)物資管理的過程中，工作人員對(duì)于物資的質(zhì)量缺乏足夠的重視。這就導(dǎo)致企業(yè)物資的質(zhì)量得不到基本的保障，殘次品的出現(xiàn)已經(jīng)成為普遍現(xiàn)象，甚至在一些企業(yè)中，將殘次品歸到了物資損耗之內(nèi)，不僅對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)活動(dòng)帶來了不利的影響，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成本也隨之增加。出現(xiàn)這種現(xiàn)象的原因是企業(yè)在付款之前缺乏有效的內(nèi)部控制，使得物資質(zhì)量得不到有效的管控，導(dǎo)致企業(yè)物資采購(gòu)的風(fēng)險(xiǎn)持續(xù)增加，造成了嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。

（3）對(duì)于報(bào)廢物資缺乏必要的鑒定程序

物資報(bào)廢是企業(yè)物資管理中必不可少的一個(gè)環(huán)節(jié)，針對(duì)庫(kù)存物資的報(bào)廢問題，如果企業(yè)不能進(jìn)行有效的管理控制，就會(huì)出現(xiàn)十分嚴(yán)重的物資浪費(fèi)，導(dǎo)致一定的經(jīng)濟(jì)損失。目前，我國(guó)很多企業(yè)常常忽視報(bào)廢物資的管理工作，物資報(bào)廢階段中鑒定程序的設(shè)置得不到落實(shí)，只憑借相關(guān)工作人員的主觀認(rèn)定，便對(duì)物資采取報(bào)廢處理。并且，報(bào)廢的物資經(jīng)過一定的處理還可以回收利用，繼續(xù)發(fā)揮價(jià)值。因此，不科學(xué)的物資報(bào)廢是一種嚴(yán)重的物資浪費(fèi)行為，一定程度上阻礙了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

加強(qiáng)企業(yè)物資管理內(nèi)部控制的策略研究

（1）完善物資管理制度，真正地落實(shí)物資管理工作

想要加強(qiáng)企業(yè)物資管理的內(nèi)部控制，首先就要對(duì)物資管理制度進(jìn)行完善。企業(yè)的物資管理制度要涵蓋物資管理的所有環(huán)節(jié)，建立廢舊物資的處置回收以及處置的相關(guān)管理制度，對(duì)企業(yè)物資管理的責(zé)任劃分進(jìn)行明確，并對(duì)物資管理的業(yè)務(wù)進(jìn)行細(xì)致的規(guī)定。確定結(jié)算、處置、定價(jià)、申報(bào)、回收等各個(gè)環(huán)節(jié)的詳細(xì)內(nèi)容。對(duì)于信息記錄和傳遞過程、事務(wù)管理、資金流動(dòng)等業(yè)務(wù)流程進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督，構(gòu)建一套能夠?qū)崿F(xiàn)相互制約的內(nèi)部控制系統(tǒng)。同時(shí)針對(duì)物資的處置工作制定一套嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊?guī)范。物資管理制度以及相關(guān)內(nèi)部控制系統(tǒng)具體包括以下內(nèi)容：首先，企業(yè)要營(yíng)造良好的企業(yè)物資管理環(huán)境，對(duì)管控職責(zé)以及管控指標(biāo)進(jìn)行明確并使管控權(quán)力之間形成一定的制衡，對(duì)不同職位的內(nèi)容進(jìn)行明確。例如，處理過程的監(jiān)督工作和賬務(wù)登記管理工作的歸屬、職責(zé)劃分相互制約。其次，建立一套物資管理風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避體系，對(duì)不同環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效的識(shí)別、防范以及評(píng)估。針對(duì)物資管理活動(dòng)制定嚴(yán)格的審核制度，以便對(duì)業(yè)務(wù)的實(shí)際情況進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督、檢查。再次，對(duì)物資管理活動(dòng)的實(shí)際內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)的記錄并制成報(bào)表。最后，對(duì)于物資結(jié)算管理、處置方式、處置渠道等相關(guān)環(huán)節(jié)制定相應(yīng)的規(guī)范制度并進(jìn)行監(jiān)督。

（2）加強(qiáng)庫(kù)存的物資管理，在相關(guān)部門之間構(gòu)建信息共享平臺(tái)

在倉(cāng)庫(kù)管理的過程中一定要依照企業(yè)銷售計(jì)劃以及生產(chǎn)物資等方面的實(shí)際情況進(jìn)行科學(xué)合理的倉(cāng)儲(chǔ)規(guī)劃，對(duì)倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存物資的類別以及數(shù)量進(jìn)行清楚的了解。加強(qiáng)倉(cāng)庫(kù)的管理工作，嚴(yán)禁沒有權(quán)限的人員出入倉(cāng)庫(kù)、接觸物資。對(duì)庫(kù)存物資的日常管理要嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，針對(duì)物資的價(jià)值、實(shí)際使用需求等標(biāo)準(zhǔn)對(duì)不同的物資采取不同的管理方式。對(duì)倉(cāng)庫(kù)物資進(jìn)行定期的盤點(diǎn)，使物資的實(shí)際情況與賬目記錄達(dá)到一致，對(duì)于近期的存貨數(shù)據(jù)一定要進(jìn)行牢固的掌握，為材料的采購(gòu)提供重要的依據(jù)，促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)的正常進(jìn)行。另外，材料采購(gòu)之前一定要進(jìn)行科學(xué)合理的規(guī)劃，在充分了解庫(kù)存物資的數(shù)量之后，根據(jù)材料的實(shí)際需求明確采購(gòu)的數(shù)量。想要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，需要企業(yè)相關(guān)部門之間進(jìn)行良好的配合。為了實(shí)現(xiàn)不同部門之間順暢的交流，企業(yè)可以在物資保管部門與材料采購(gòu)部門之間針對(duì)庫(kù)存物資的信息構(gòu)建信息共享平臺(tái)，使用現(xiàn)代化設(shè)備進(jìn)行管控，切實(shí)地提升物資管理的效率。

結(jié)論

綜上所述，在企業(yè)物資管理的過程中，完善內(nèi)部控制制度可以有效地減少物資的浪費(fèi)以及不合理的損耗，切實(shí)地提升物資管理的效率。除此之外，還能提升物資管理的質(zhì)量，避免出現(xiàn)不合規(guī)定的行為，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升。

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