論事業單位人事檔案信息化管理

范海燕

本文就事業單位人事檔案信息化管理做淺易論述，通過人事檔案信息化管理對事業單位的人事檔案管理進行優化，提高人事檔案管理水平，推動事業單位人力資源管理的可持續發展。

隨著現代社會的發展，事業單位優秀人才的流失時有發生，如何留住人才，推動事業單位發展，就需要有一個健全的人事檔案管理機制，這時候利用信息化技術建立的人事檔案管理工作就突顯其優勢，通過運用互聯網大數據不僅實現事業單位人事檔案資源共享，更大大提高了事業單位人力資源的管理水平和工作效率。

一、目前事業單位人事檔案管理存在的問題

（一）機制不健全

一般事業單位都沒有專門的人事檔案管理部門，基本都是由辦公室的人員兼職管理，這就造成人事檔案管理方式和配套管理制度不健全。隨著事業單位改革的不斷深入，人力資源的流進流出也日漸頻繁，事業單位的人事檔案管理機制就需配套優化。為適應事業單位的發展，負責人事的工作人員就要以最快的速度去收集、整理新進人員的檔案資料，供單位領導參考。但事實上單位對于人事資料的收集和真實性并沒有重視，在人事檔案資料的收集過程中也沒有和其他相關部門做配合，以至于人事檔案資料不全面，內容缺失，進而影響人事檔案質量和相應的管理質量。

（二）管理不先進

由于大部分事業單位人事管理都是兼職，造成該崗位流動性較大，從事兼職人事檔案管理的工作人員沒有經過專業培訓，對人事檔案管理的要求、收集、裝訂、歸檔等也沒有經驗，對應該入檔的人事檔案更沒有完整的認識體系，每次人事檔案移交也沒有一個固定的模式，一旦單位需要查取工作人員人事信息時就需要檢索、查閱大量人事檔案資料，這種翻箱倒柜似的傳統方式大大降低了人事檔案資料的利用率，阻礙事業單位人力資源管理的發展。

（三）人員不專業

人事檔案管理工作與事業單位的其他各項工作相比，工作量較少，且短時間內不能有效突顯工作業績，這就導致從事人事檔案管理的工作人員對該工作的不重視，認為只是對人事檔案資料的收集和歸檔，只要不丟失、不泄密，能滿足單位查檔、調閱就行。還有因為不專業，對突發事件的發生不能及時處理，例如檔案遭竊、火災等緊急事件，從事檔案管理的工作人員無法對損毀檔案資料及時查驗，找出人事檔案的缺失部分，導致人事資料的不完整，進而對個人和單位造成影響。正是由于管理人事檔案工作的工作人員對檔案管理缺乏專業和熱情，導致了事業單位人力資源管理不能得到有效發展。

二、事業單位人事檔案信息化管理的建設必要性

（一）健全機制，完善人事檔案

隨著事業單位改革的不斷推進，事業單位用人由“終身制”向聘用制過渡，人才流動相應頻繁，就需要一個健全的人才檔案管理機制。事業單位要加強對人事檔案管理工作的重視，首先要從領導層開始，可以根據單位大小建立獨立人事部門或專職人事檔案管理人員，出臺相應的人事檔案管理機制，明確人事檔案管理條例，要求各部門積極配合人事檔案管理部門的工作，人事檔案管理人員在收集、整理人事資料時應及時發現問題，處理問題，不斷完善單位的人事檔案。

（二）信息化管理，提高利用率

傳統人事檔案的管理工作普遍都是手工整理，入冊歸檔，單位查找翻閱人事檔案工作繁瑣，及時性差，檔案利用率低。隨著信息技術的發展，辦公自動化的普及，人事檔案管理工作也應與時俱進，將人事檔案管理內容與技術手段相結合，比如將單位所有人員的人事檔案原件全部掃描存入電腦，在職人員按人員崗位、職務和職稱，退休人員按退休時間等信息錄入、保存、歸類處理，大大減少了對人事檔案原件的查閱時間，提高了單位人力資源管理工作的效率。

（三）加強培訓，提升管理水平

之前提過事業單位的人事檔案管理人員大多都不是專業的，所以單位首先應加強對人事檔案管理的工作人員進行檔案業務培訓，提高人事檔案管理人員的專業素養和技能。其次要對人事管理人員進行計算機操作培訓，加強辦公自動化的學習，更好的適應人事檔案信息化管理。最后，因為有了電子備份，如遇火災、被竊時，就不怕資料查找不完整了。但人事檔案信息化管理后也容易被網絡黑客和不法分子惡意攻擊，所以單位還是要不斷完善網絡信息，構建安全防護網。

三、結語

人事檔案是一個單位檔案管理的重要組成部分，是單位工作人員調動的重要依據，各個單位通過人事檔案查閱，可以及時了解到每一位工作人員的工作情況、思想動態，并可根據其德能勤績對其作出的合理的崗位調整，從而推動單位良性發展。所以信息化建設人事檔案不僅是單位的需要更是社會的需要。在大數據環境下，事業單位的人事檔案信息化管理后，通過人事信息資源共享，不僅提高了人事檔案的真實性和準確性，豐富其內容，更促進了事業單位人力資源管理健康穩定的發展。（作者單位為鹽城市科學技術情報研究所）