教務秘書工作現狀和發展對策研究

教務秘書作為學校各教學部門和二級學院的紐帶，工作范圍廣，涉及事務繁雜瑣碎， 小到各種日常教學通知大到各種教學活動，時時處處都在圍繞著教學活動開展工作。然而，教秘書的作為最基層的管理者、服務者和信息反饋者，工作往往得不到足夠的重視和肯定，專門的培訓進修、科研教學活動的機會少之又少，沒有合理的晉升渠道等等問題都嚴重影響教務秘書工作的積極性。在分析高校教務秘書工作的現狀基礎上，針對存在的問題提出相應對策，以望穩定教學團隊，促進教務秘書的職業良好發展。

一、引言

教務秘書作為連接教務處、科研處、教學質量監控中心和各學院之間的紐帶和橋梁，做好上傳下達、協調好每項工作任務都是提高教學質量的重要保證。就目前現狀來說，各個高校的教務秘書的工作建設并不是很完善，還存在很多的問題。解決相關問題是做好高校教務秘書的工作的必要，也是保證高校教學質量的關鍵所在，更是保障教學運行和提高教學管理的重要內容。

二、高校教務秘書工作的主要職責及現狀分析

隨著高等教育的迅速發展，教學改革的不斷深入，各種各類的辦學形式也在逐漸豐富起來，各種院校對于人才培養的模式也做出了重要的改變，在改變的同時院校中的管理階層也面對著一系列新的挑戰，教學的管理機制也同時成為了學校管理的重要方面。

教務秘書既是學院領導的助理，也是學校教學思想精神、文件政策和領導講話的重要解釋者，也是學院和學校其他各部門的溝通紐帶。教務秘書工作職責如下：

第一，教務工作。在學院領導的領導下，在工作中及時傳達教務處、科研處以及教學質量監控中心等教學相關部門的通知、文件和會議精神，保證學院信息傳遞通暢，快速準確向所對應的各教研室及師生傳達文件精神以及通知的內容，并根據相關要求做好教學材料的收集、整理、打印、歸檔。

第二，教學評估。在學校評估的關鍵時期，積極做好各項評估材料的準備和數據的填報工作，能及時按質按量完成各項任務。

第三，報到注冊。在學期開學初，積極配合教務處和輔導員完成花名冊的制作、網上報到注冊以及報到數據整理上報工作。

第四，教學質控。為了保證課堂教學質量，定期收集各級各類人員的聽課表，針對質控中心督導專家對課堂教學、學院試卷以及論文檢查等方面的意見及時反饋給老師。

第五，考試考務工作。除大型的計算機等級考試、普通話等級考試、全國英語四六級的考務工作之外，還要完成協助教務處完成開學初補考，畢業大補考等工作，協助教師完成考試申報和考試安排、試卷的報送、成績錄入、成績分析和試卷歸檔。

第六，教材管理工作。核實匯總上報學生教材征訂表至教材科，訂購教材，通知學生及時領取教材。匯總各教研室教師用書明細，領取和發放教師教材

第七，畢業生工作：協助教務處完成畢業生資格審查工作以及最終的學位資格審核工作，做好學生的學籍學位管理工作。另一方面是畢業論文、實習：向老師們傳達教務處的畢業論文和畢業實習的相關規定和要求，幫助各位老師解決各種疑問，保證畢業論文和畢業實習工作有條不紊的完成。

第八，教學運行工作：協助教務處和學院領導做好日常教學管理安排，處理好調代停課的相關通知事宜，并且及時做好理論課和實踐課任務書，及時將排課信息傳給老師。

教務秘書的工作職責比較繁多，但是，現在大多數高校教學管理普遍存在缺乏有效的教學管理機制、分工不明確；工資福利待遇較低，工作量較大，流動性大；信息化水平低，重復性工作多，無法做到有效的信息共享等現象。

三、影響高校教務秘書工作的主要因素

（一）缺乏有效的教學管理機制

教務秘書作為連接教務處、科研處、教學質量監控中心和各個院系之間的紐帶，需要與各個部門的領導、各專業、教師和學生打交道來處理各種日常教學事務，作為最基層的實踐者，教務秘書群體往往是知事務無權限，在處理很多事情的時候，不能根據工作需要很好的服務于教學管理工作。高校領導對教務秘書的工作重視程度不夠，不僅削弱了教務秘書工作的積極性，也難以鼓勵教務秘書在工作中解放思想，創新工作方法。教務秘書就好像三明治中的夾層，工作職責不清使得教務秘書繁重的工作 “雪上加霜”。

（二）工資福利待遇低

教務秘書從學期初的報到注冊開始，到貫穿整個學期的教學管理、教學運行、教學督導、課程管理、考試管理、畢業資格和學位資格審核，一直到最后的期末考試和工作量結算，都有接連不斷的相關工作。教務秘書工作量大，處理的日常事務瑣碎復雜，這就要求教務秘書不僅要細心還需要有極強的耐心和責任心，否則，稍有不慎可能就會出現失誤，導致重大教學事故。教務秘書的工作壓力大，但是相應的獎勵機制和有關的政策不支持與不重視；再加上工資福利待遇的不到位；勢必會導致教務秘書的工作變動，人員的流動。而且教務秘書的工作隊伍人員比較復雜，學歷層次高低不平，工齡長短不一，頻繁的人員變動勢必影響教學的正常運行效果。

（三）高校教務工作信息化水平低

雖然近幾年信息化水平在不斷提高，可是傳統的機械化的教學管理模式仍舊占主導地位，不僅使得老師與同學們缺乏有效的溝通，也產生了大量的重復性教學管理問題，教學管理活動各環節中需要的各種報表和各種材料重復性收集、整理、上交、歸檔使得教學管理者不勝其煩，重復性統計也亦導致的信息失誤和信息不對稱。教學管理作為一個學校良好發展的基礎力量，應該與時俱進，不斷創新，才能發展更好的服務于教學管理工作。機械化運作不僅降低了教務秘書工作的積極性還影響工作效率，使得教學管理的發展處于停滯不前的狀態。

四、解決高校教務秘書工作建設問題的對策

（一）梳理職責，明確分工

教務秘書工作是整個教學管理有效運轉的重要力量之一，所有的教學管理信息上通下達離不開教務秘書。教務秘書作為教學環節中的紐帶和橋梁，服務于教學，單并不等于所有與教學有關的工作都需要教務秘書來完成，事無巨細，全部承擔，一旦出現問題時又做“替罪羊”。學校應該設定詳細可行的崗責和實際可行的管理控制措施，明確權責，明確分工，按照規章制度各教學管理人員按照崗責各司其職、各行其事，減少不必要的交叉，造成工作中的職責不清，合理有效的教學管理機制，才能提高教務秘書對工作的積極性，保證良好的教學管理水平，促進教學管理高效運行。

（二）提升工資福利待遇

教務秘書工作需要細心認真對待，所有工作事無巨細。但是各個學院或者教學單位教務秘書的工作量不同，大學院和小學院在教師人數、學生人數上顯然不對等，相應的工作量也千差外別，教務秘書的工資水平應該與工作量掛鉤，而不是僅僅依靠職稱的晉升。教務秘書除了職稱晉升，沒有良好的崗位晉升途徑，嚴重限制了個人的職業生涯發展，所以工資待遇低加上沒有晉升機會，導致教務秘書崗位流動性大，人員頻繁更換，導致教學數據混亂。學校應該提供良好的培訓進修機會，提高基層教學管理人員的素質和水平，改善參差不齊的教學管理現狀，同時，學校制定完善的管理制度作為留住人才的保障，穩定教學管理團隊，使得教學管理工作能夠的正常合理有效運轉。

（三）提倡信息化教學管理

隨著國家信息化水平的不斷提高，教學管理工作也要不斷創新手段和方法。學校要努力實現教育信息化，應在現有的硬件建設基礎上構建信息化平臺，合理高效利用無紙化辦公軟件OA，利用好各種教學管理軟件和APP平臺，從軟硬兩個方面整體規劃，多渠道實現教學信息的共享。在信息化平臺建設的過程中也要及時推進相關的培訓和指導工作，及時實現資源共享，以減少在教學管理的各個環節中重復性的統計，避免信息失誤和信息不對稱，同時，也可以減少大量的重復性工作。優化教學管理的水平和手段，是提升教學質量科學有效的保障。

教學管理是學校管理工作的核心之一，是提升學校教學質量的基本保證，也是促進學校持續發展的核心動力。所以學校應該從各個方面提升教學管理水平，更不能忽視教務秘書這一教學管理團體的建設工作。（作者單位為青島工學院）

作者簡介：張偉偉（1986.5—），女，山東省日照市人，本科，研究方向：物流管理、教學管理。