主動適應經濟發展新常態不斷提升檔案利用服務的質量和水平

周霞

本文圍繞著經濟轉型發展中暴露的檔案管理問題，總結檔案服務工作創新發展的原則，以及新形勢下檔案管理服務工作的改進優化措施，從而提高檔案服務工作的針對性，切實滿足全社會對檔案數據的利用需求。

一、經濟發展新常態背景下檔案服務工作問題

（一）基礎業務較薄弱。經濟發展新常態下強調提高檔案的個性化利用率，要求檔案利用服務工作能夠滿足新經濟形式的需要。強調在廣泛收集檔案的基礎上提高檔案數據的變偽能力、數據挖掘能力和數據適時共享快速傳遞能力。但是，現有的檔案管理方式與單一服務模式決定了檔案利用的方式較為傳統。例如，紙制檔案供給質量不足。而且，數字化的檔案在傳遞、挖掘、應用服務方面功能開發不足。現有的檔案服務業務不能滿足用戶實時獲取檔案的需要，檔案服務的手續較為繁瑣，檔案資源的運轉效率較低。檔案數據信息的網絡化開發不足，僅能在低等級存儲檔案方面提供服務，還不能實現個性化檔案信息供給。檔案服務質量水平有待提高，檔案服務方式還要在信息化背景下進行創新，從而滿足社會發展需要。

（二）管理方式較陳舊。現有的檔案服務利用模式較為陳舊，檔案管理工作與服務工作不能與時俱進。一方面檔案管理部門的專業性不足，現有的檔案管理人員缺乏專知識背景，不能更好的理解專業化背景下的檔案資源的應用價值，因此不能有效滿足檔案使用需求的需求。另一方面檔案管理設備相對陳舊，檔案管理系統開發不足，檔案管理工作還停留在半智能化的階段。現有的檔案數據信息的檢索不足，大數據、云計算技術與基層單位的檔案管理部門銜接不足，檔案數據信息的安全性、應用性與價值受到一定的影響。而且，當前還未能開發一套有效的檔案數據信息的自動上傳與檢索系統，檔案數據信息與社會經濟發展服務的大局結合不緊密。

二、經濟發展新常態背景下檔案服務工作原則

（一）規范與靈活統一原則。提高經濟發展新常態下的檔案服務質量和效率，需要提高檔案服務的規范性，在優化檔案服務流程的基礎上和遵循嚴格規范的操作標準下進行有效的數據信息供給，滿足時代對檔案事業提出的要求。其次，不斷加強檔案供給服務的靈活性，檔案管理事業不僅要提供紙制的原始檔案。第三，還要開發智能化的檔案管理系統，注重在信息技術條件下進行檔案數據信息的有效供給。例如，加強檔案數據信息系統的研發，提高智能化、數字化、移動互聯環境下的檔案信息供給能力，在保證數據信息準確性的基礎上滿足不同行業與具體經濟發展項目的檔案需求。

（二）職責與權益統一原則。檔案管理與服務工作更好的適應社會發展的新要求，應當在完善的制度體系下進行有效的權責劃分，真正理清檔案管理職能部門的工作職權與義務，從而提高檔案供給服務的針對性，切實滿足社會經濟發展的對檔案部門提出的要求。首先，建立完善的綜合型檔案數據供給與服務體系，劃分檔案收集、制作、檢索、軟件開發與服務工作人員的具體指責，全面加強檔案管理領導，保證檔案數據信息供給服務的各環節有效履職。其次，加強對檔案管理人員的保護，著力減輕檔案管理人員的壓力，重點提高檔案管理人員的專業性，在提高檔案管理人員專業技術水平的基礎上，提高檔案服務的針對性，從而更好滿足社會檔案需求。

（三）動態與靜態統一原則。提高檔案管理工作的有效性，更好的適應社會經濟發展轉型時期對檔案管理工作提出的新要求，應當提高檔案管理工作動態性，能夠根據經濟發展需要、項目建設需要進行針對性的檔案數據開發，圍繞著經濟發展的進展情況提出加強數據信息的供給，從而滿足經濟建設的檔案需求。注重制定完善的檔案事業發展計劃，著力加強檔案管理事業的長效建設，有計劃的完善設備與人才，從而促進經濟新常態下檔案事業的發展。

三、經濟發展新常態背景下檔案服務工作策略

（一）優化檔案查詢服務設施。提高檔案服務社會經濟發展有效性，需要提供給檔案使用者良好舒適的環境，只有在提升檔案服務現代化水平理念的基礎上不斷性狀檔案利用的環境，才能提高檔案服務社會經濟的影響力。首先，向社會提供優質的檔案服務工作，建立開放性的檔案服務環境，注重開辦便民檔案服務大廳，出臺延長服務時限，錯時進行檔案供給，建立集檔案文件查詢、利用與服務一為體的查詢服務中心。其次，公示檔案使用流程，明確檔案查詢須知，加強檔案查詢引導，著力設置檔案查詢服務指南，并且運用數字化自助查詢設備、廣告機、電子觸摸屏與人工智能檢索服務臺方式提高檔案查詢應用服務水平。第三，著力提供信息的專門供給水平，針對社會各類人群的需要，定期在微平臺與網站等發布周、月、年的集成信息統計報表，從而提高檔案服務社會的針對性。

（二）促進檔案服務規范發展。提高檔案服務工作質量，還要保證檔案數據信息的真實、準確、完善和有效。因此，應當建立完善的檔案管理工作制度，抓好檔案服務基礎設施建設工作，制定檔案公開信息利用辦法、檔案服務窗口的試行規范等。首先，建立檔案審批事項制度和登記簿，做好檔案管理流程與審批辦法的規范，全面加強檔案數據信息的檢查。其次，形成規范性的服務體系，著力優化檔案服務中的問題，進一步在改進程序中提高檔案服務水平。第三，進一步規范電話查詢、預約查詢、網上查詢等工作流程，著力開辟重點經濟項目的檔案查詢綠色通道和無障礙服務渠道。

（三）完善檔案服務體系。為了更好的適應經濟發展新常態，還要建立完善的檔案服務工作體系，實現點線面結合的檔案服務。首先，擴大基層檔案查詢與服務網點，在上級檔案服務主管部門的輔助下，更好的建立均衡分布的檔案數據信息查詢網點。其次，建立各部門之間的共享數據平臺，在劃分檔案應用權限的基礎上，更好的借助互聯網實現檔案數據信息的優質高效供給。第三，擴展檔案服務方法，加強本地與異地檔案部門之間的聯系，形成綜合性的檔案網絡體系，能夠運用APP進行有效檔案服務。

四、結語

適應經濟發展新常態的檔案服務，應當在節省檔案服務時間和擴大檔案服務范圍上下功夫，注重運用人們熟悉和高效的互聯網媒介進行檔案傳遞，并且提高服務的智能化與個性化水平，滿足社會的檔案應用需求。（作者單位為山東省泰安市供銷培訓中心）