大數據時代的企業檔案信息化建設的“華麗轉身”

齊雪

無論是我國還是全球其他發達國家，隨著其社會的發展與進步，在經濟水平逐漸提高的同時，信息時代已經到來，使傳統的檔案管理辦法已經被信息時代新興方法所取代。在信息技術不斷發展進步的同時，檔案管理的基礎設施也越來越齊全，我國企業檔案信息化建設也取得了卓越成就。可以存儲檔案的網站越來越多，使傳統的手工管理逐漸走向電子信息化管理模式。

一、檔案信息化建設存在的問題

（一） 重開發輕利用

一些企業的檔案館比較重視資源數量，沒有經過任何調研就進行數字化開發。一方面使有限的人力物力被分散，造成了不必要的成本浪費。另一方面過多的數據，使計算機儲存的壓力變大，增加了計算機等基礎設施的承受負擔。除此之外，有些檔案館對系統的選擇標準不嚴格，對檔案信息的整合與管理存在一定程度的影響，也在某些方面降低了檔案的利用率。

（二）資金投入有限

要想將檔案信息化管理，就需要完善檔案室的基礎設施，還需要具備一定條件的通信網絡配置，儲存配置一定要具備安全性高，穩定性強的特點。在這些前提下，才能達到檔案的安全性，以達到信息共享、快速存儲轉移的目的。比如要購買高配置的服務器、高速掃描儀、縮微影像等數字化設備。這些資產的價格比較貴，需要投入大量的資金，然而普通企業單位檔案信息化建設資金有限，很難滿足這些要求。

（三）檔案信息化建設者素質偏低

檔案管理者雖然經歷過系統的培訓，掌握了一定的電子化管理知識，但是管理者還是缺乏專業且系統的訓練，在技能方面特別欠缺，更嚴重的甚至不會使用電腦操作進行操作。這個問題嚴重影響且滯后了信息時代檔案電子化管理的進步。現在的大多數企業之中，檔案保管員對檔案管理不夠重視，檔案重要性的意識和檔案保管如何保護人事隱私，沒有通過培訓養成專業技能，管理人員的法律意識缺失，沒有定期專業培訓，水平達不到標準，目前的管理人員依舊用普通管理方法整理檔案，這使得企業檔案信息化管理的效率大打折扣。如果保持這種現狀的話，是對企業人力資源的一種浪費，對迎接未來數字化的準備不充分。

二、大數據時代檔案信息化建設應對措施

（一）提高信息化建設意識

檔案信息化管理的作用可以歸納為三點，第一，最大限度的利用計算機，使其充分發揮重要作用。計算機對大家來講并不陌生，但是現在大多數檔案室對計算機的使用，僅停留在表面，用計算機進行簡單的打字、記錄儲存文件，利用效率低，造成很多不必要的浪費，使支出成本變大，計算機也沒有很好的被利用。第二，使文獻信息再次被使用時，加工其內容的時間變短，提高工作效率。最原始的手工管理模式是：選題--選材--加工--出版。這樣的工作方式耗費時間比較多，需要大量的人力物力，信息容易失效。但是通過檔案信息電子化管理后，作者直接利用計算機就可以機讀相關文獻，利用計算機功能直接修改和加工，便形成可再次出版的文獻。第三，一次投入，反復使用。手工抄寫的出版信息需要較多的經費，利用檔案電子化管理的方式，可以投入一次，以后多次利用。所以一定要積極找尋加快檔案信息化建設的有利措施。 建設信息化的檔案管理室需要投入大量的資金，相關部門及政府工作人員沒有相應的意識，對檔案信息化建設不理解，認為建設是沒有必要的。所以，一定要增大宣傳力度，使檔案信息化管理深入人心，從而提高公眾對信息化檔案電子管理的認識。在思想上和大家起到共鳴，從而檔案信息化建設才能夠被支持。

（二）加大資金投入

有了資金投入，才會完善檔案室的基礎設施，才能夠滿足信息時代檔案電子化管理的需求。首先，我國企業的財務部門應該做好充足的預算，政府也應該對此進行資金投入，表示支持。其次，還可以動用社會力量，動員群眾。在網絡方面，可以和大企業進行合作，利用自己的便利條件，和企業做等價兌換，或者是再補充一定的資金。總之，要利用一切可以利用的資源，使資金更加充足。

（三）推廣規范化管理軟件

隨著計算機信息化難度加大，對于檔案管理者的要求也越來越嚴格，需要素質高且專業技能強的管理人員。要做到可以根據需求者的要求，快速提供準確的檔案信息。所以一定要加大對檔案人才隊伍的培訓力度，多學習、多接觸計算機，從而使檔案管理人員的專業能力得到有效提高。也能在一定程度上加快檔案管理信息化的轉型。

三、結語

綜上所述，在信息化時代將檔案信息進行電子化管理，可能成為未來的檔案管理的新趨勢。我們一定要緊跟時代的步伐，對于可能存在的問題，一定要避免或者及時解決。加強新技術的學習與利用，從自我做起，大家一起提高檔案信息化管理水平，促進企業信息化建設步伐的加快。（作者單位為中國石化青島煉油化工有限責任公司 ）