檔案信息化建設與檔案管理的若干思考

吳亭燕

摘 要 隨著社會的進步和經濟的發展，科學技術也在日益創新，各個領域都在信息時代的背景下朝著信息化建設的方向發展。信息技術與檔案管理的有機結合，不僅可以解決檔案管理工作中的難題，也能使檔案管理工作的效率得到進一步提高。為了使檔案信息化建設在檔案管理中發揮出最大的價值，我們要進一步分析檔案信息化建設的內容，明確檔案信息化建設存在的問題，從而提出具體的改進措施。

關鍵詞 檔案信息化建設 檔案管理 思考

一、前言

在信息化時代背景下，科學技術不斷發展，檔案管理工作也應該跟隨時代的腳步不斷革新。只有不斷改革與創新，檔案管理工作才能滿足時代的需求。充分發揮檔案信息資源的價值，有利于促進檔案管理工作質量和效率的進一步提高，從而使檔案管理能力也得到有效提高。目前，檔案信息化建設還沒有完善，在實施過程中會受到其他因素的影響進而影響其價值的發揮。本文通過對檔案信息化建設與檔案管理的思考，提出相應的改進措施，以提高檔案管理水平，從而促進檔案管理工作信息化建設的進一步發展。

二、檔案信息化建設的內容分析

檔案信息化建設的內容主要包括基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用系統建設、標準規范建設和人才隊伍建設五個方面。檔案信息化建設的基礎是基礎設施建設，主要是指軟硬件基礎設備，它是保障檔案信息能夠進行傳輸、交換和資源共享的前提條件。檔案信息化建設的核心是檔案信息資源建設，檔案信息化建設取得成功的關鍵是檔案信息資源的有效開發和利用。檔案信息資源建設主要涉及多媒體數據庫和檔案全文數據庫的建設，有利于電子文件歸檔管理得到進一步規范。應用建設是指檔案信息的收集、管理以及利用等方面，直接影響著檔案信息化建設的速度和質量。標準規范建設是指對檔案信息制定標準規范的實施過程。人才隊伍的建設是檔案信息化建設的關鍵，精通信息技術的復合型人才有助于進一步促進檔案信息化建設的發展。[1]

三、檔案信息化建設存在的問題

（一）分散性

在對檔案信息發展狀況進行具體分析的過程中發現，阻礙檔案信息化建設發展的一個難題就是其具有高度的分散性。在檔案管理工作中，管理方法和管理水平因地區不同而產生一定的差異。這給國家對其實施管理、進行規劃統一和制定標準帶來了困難，更不利于檔案信息化建設。進一步加強檔案管理工作，有利于促進檔案的規范化管理。[2]

（二）異構性

檔案信息化建設的發展能夠用電子版檔案取代傳統的紙質檔案，這不僅有利于提高檔案管理的安全性，還有利于提高檔案管理的工作效率。但各個企業在檔案信息化建設的過程中均采用相同的管理模式，導致無法有效地對檔案資料庫中的眾多資料進行分類。檔案內部結構復雜、檔案屬性特殊、各式各樣的數據來源和特殊的處理手段等問題都對檔案信息化建設工作造成了一定的困難。[3]

四、檔案信息化建設與檔案管理的改進措施

（一）提高檔案管理人員的綜合素質

檔案管理的效率受檔案管理人員的業務素質的直接影響，檔案管理人員的業務素質在檔案信息化建設中發揮著至關重要的作用。檔案管理人員要具備相應的計算機知識與能力，才能夠完成在網絡上對檔案的儲存、接收和修改等工作。檔案管理工作人員不僅要有相應的計算機應用技術，還要有相應的思想精神。在時代不斷發展的背景下，相關管理部門也要對檔案管理人員提出更高的要求，對其進行定期的培訓，促進檔案管理工作人員思想的強化和自身的進步，從而使其綜合素質得到有效提高。檔案工作人員的綜合素質的提高有利于其工作效率得到進一步的提高。

（二）豐富信息化管理手段

提高檔案管理效率的有效方法就是豐富信息化管理手段。對此，我們可以從兩方面著手：一是改進和完善管理制度，檔案管理的實施要嚴格遵守相應的規章制度，使管理效果得到增強；二是改變傳統的管理方式，采用現代化的管理方式，根據工作的重點對信息進行組織，從而使信息化管理的方式方法得到優化。

（三）加強電子文件歸檔管理

只有加強電子文件的歸檔整理，才能促使檔案信息化管理水平得到有效的提高，從而促進檔案信息化建設的發展。在進行檔案信息化建設的過程中，不僅要使各地區的管理工作得到進一步加強，還有加強對管理方面工作重點的關注，更要嚴格遵守相關的工作規則。嚴格遵守工作時間，轉化和處理不同類型的檔案信息載體。加強對文件資料的監管和權限，促使電子檔案的真實性和完整性得到提高。檔案管理工作制度的實施也直接影響著檔案的質量和檔案信息化的進一步發展。

五、結語

要想讓檔案信息化建設在檔案管理中發揮最大的價值，不僅要對檔案信息化建設發展現狀中的不足進行具體分析，還要找到相應的改進措施并有針對性地解決。相關單位不僅要提高檔案管理人員的綜合素質，還要豐富信息化管理手段，更要加強對電子文件歸檔的整理，從而促進檔案信息化管理水平的不斷提升。

（作者單位為中國水利水電第十工程局有限公司）

參考文獻

[1] 尚曉麗.對檔案信息化建設與技術檔案管理的若干思考[J].現代經濟信息，2017（11）：81.

[2] 王佳.檔案信息化建設與檔案管理的若干思考[J].現代經濟信息，2017（10）：69.

[3] 彭柳.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].城建檔案，2017（01）：17-18.