信息時(shí)代如何做好檔案管理工作

洪冬艷

摘 要：隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，信息技術(shù)的流行程度較高，幾乎滲透到了所有的工作領(lǐng)域當(dāng)中。為了堅(jiān)持在今后的檔案管理方面取得更好的創(chuàng)新效果，應(yīng)堅(jiān)持結(jié)合信息時(shí)代的要求來完成。檔案管理工作的落實(shí)過程中，要將信息化的設(shè)備積極引進(jìn)，完善信息化的系統(tǒng)設(shè)定，將紙質(zhì)檔案更好的過渡，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。文章針對信息時(shí)代如何做好檔案管理工作展開討論，并提出合理化建議。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；檔案；管理；工作

從客觀的角度來分析，檔案管理具有很強(qiáng)的特殊性、敏感性，這對于企業(yè)發(fā)展以及個(gè)人的經(jīng)歷記錄等，都會產(chǎn)生決定性的影響。信息時(shí)代來臨以后，檔案管理人員，應(yīng)堅(jiān)持對信息化技術(shù)積極學(xué)習(xí)，加強(qiáng)自我培訓(xùn)，提高檔案管理的理念認(rèn)知。另外，在信息化的工作過程中，需要堅(jiān)持結(jié)合時(shí)事熱點(diǎn)來完成，杜絕小毛病、小問題的反復(fù)發(fā)生。要求從根本上將檔案管理的體系進(jìn)一步健全。

一、信息時(shí)代下檔案管理工作的難點(diǎn)

（一）檔案管理認(rèn)知不足

信息時(shí)代來臨以后，檔案管理的開展，不可能繼續(xù)按照傳統(tǒng)模式來執(zhí)行，要堅(jiān)持做出合理轉(zhuǎn)變。分析認(rèn)為，信息時(shí)代下檔案管理的難點(diǎn)之一，在于檔案管理人員，在自身的工作認(rèn)知方面，表現(xiàn)出很大的不足【1】。首先，檔案管理本身是高難度的內(nèi)容，信息化的技術(shù)更加是具有多元化的特點(diǎn)，部分檔案管理人員，并沒有意識到多元工作的重要性，在大部分情況下，仍然是按照傳統(tǒng)的工作模式來完成，這就很容易在檔案管理的效率上出現(xiàn)問題，非常不利于企業(yè)的持續(xù)進(jìn)步，還容易在固有的工作問題上，表現(xiàn)為長期積累現(xiàn)象【2】。其次，檔案管理的認(rèn)知不足以后，具體的管理手段、管理態(tài)度，難以獲得明顯的進(jìn)步，大家在日常工作中，懶散之風(fēng)盛行，即便是在龐大的工作任務(wù)量前提下，依然是進(jìn)行“我行我素”。第三，檔案管理的實(shí)施過程中，該部門工作人員，并沒有與其他部門開展緊密的合作，完全是從自己的角度來出發(fā)，由此所產(chǎn)生的各類缺失、不足，都會造成較大的問題，且無法在短期內(nèi)得到彌補(bǔ)。

（二）要提高檔案管理人員的整體素質(zhì)

在信息時(shí)代當(dāng)中，檔案管理所面對的挑戰(zhàn)較多，為了更好的滿足時(shí)代要求和發(fā)展目標(biāo)，必須提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，否則無法在將來的工作中，對固有的問題做出有效解決。結(jié)合以往的工作經(jīng)驗(yàn)和當(dāng)下的工作標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)為檔案管理人員的整體素質(zhì)提升，需要從以下幾個(gè)方面完成：第一，信息化技術(shù)素質(zhì)。紙質(zhì)檔案朝向電子檔案過渡，要求檔案管理人員，能夠?qū)Σ煌膬x器、設(shè)備做出充分的掌握，結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)，聯(lián)合信息化理念，對紙質(zhì)檔案更好的掃描、彌補(bǔ)、過渡，促使電子檔案的完善過程中，能夠取得較好的效果【3】。第二，團(tuán)隊(duì)合作素質(zhì)。檔案管理工作的開展，不可能依靠個(gè)人的努力來完成，檔案的類型較多、數(shù)量龐大，即便個(gè)人的專業(yè)素養(yǎng)非常顯著，但是在缺乏團(tuán)隊(duì)協(xié)作的情況下，肯定無法在最終獲得理想的成績，還容易造成嚴(yán)重的惡性循環(huán)。第三，應(yīng)急素質(zhì)。檔案管理工作的實(shí)施，如果遭遇到某些突發(fā)情況，管理人員必須快速做出反應(yīng)，及時(shí)的解決問題【4】。

（三）相關(guān)硬件要求較高

從客觀的角度來分析，信息化時(shí)代的到來，的確給檔案管理帶來了很多的機(jī)遇，可是面對的工作難點(diǎn)也是非常多的。為了在今后的工作中，更好的完成信息化條件的轉(zhuǎn)變，必須在相關(guān)硬件要求上良好的滿足。分析認(rèn)為，檔案管理的信息化硬件要求，主要是集中在以下幾個(gè)方面：第一，硬件的存儲量必須足夠龐大。任何企業(yè)、單位的檔案管理工作，都是表現(xiàn)為不斷積累的特點(diǎn)，雖然在現(xiàn)階段的科技發(fā)展中，可以通過云存儲的方法來完成，但是考慮到硬件的運(yùn)存也有很大的決定性作用。所以，在硬件的存儲量方面要保持階段性的優(yōu)化、提升，這樣才能在具體工作的開展上，不至于出現(xiàn)嚴(yán)重的問題。第二，硬件的CPU性能要求較高。檔案管理的實(shí)施過程中，要求能夠快速的調(diào)取、錄入、更改、完善等，這一系列的操作，都必須保證CPU快速的反饋。第三，硬件的散熱功能要有所提升。檔案管理的工作量日趨龐大，眾多硬件共同運(yùn)轉(zhuǎn)后，很容易產(chǎn)生較高的溫度，此時(shí)的散熱功能尤為重要。

二、信息時(shí)代做好檔案管理工作的對策

（一）樹立信息化的觀念

就檔案管理本身而言，其處于信息化的時(shí)代當(dāng)中，想要在今后做出更大的突破，一定要在信息化的觀念上積極的樹立，這樣才能從根本上對日常的工作開展有效的指導(dǎo)。例如，上層領(lǐng)導(dǎo)在審查檔案管理過程中，需要結(jié)合時(shí)事熱點(diǎn)來完成，觀察行業(yè)內(nèi)的流行信息化技術(shù)，向員工詢問當(dāng)下的信息技術(shù)理解、掌握情況，對檔案管理的全局部署有一個(gè)充分的把控。而后，要結(jié)合本企業(yè)、單位的工作特點(diǎn)、檔案管理的固有模式等內(nèi)容，將信息化的理念做出良好的融入，在根本上提高管理的信息化水平。要抱著對歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，為了更好的為未來進(jìn)行決策服務(wù)而進(jìn)行檔案管理的信息化工作。對于所有的檔案信息要進(jìn)行相關(guān)的數(shù)字化，做好錄入工作，利用高科技的數(shù)碼設(shè)備，比如相關(guān)的數(shù)碼掃描儀以及數(shù)碼相機(jī)等。檔案管理工作難點(diǎn)不在于高科技的實(shí)施，而是檔案管理人員思想觀念的更新，高科技的應(yīng)用只是提高檔案管理工作的效率，需要提高的還是個(gè)人的素質(zhì)與專業(yè)相關(guān)的知識與文化水平。通過在信息化的理念上積極樹立，能夠在日后的工作中進(jìn)一步解決固有的多項(xiàng)不足，提高工作的可靠性、可行性。

（二）完善信息化檔案管理制度

檔案管理接受信息化時(shí)代的改造過程中，為了在將來的工作中，達(dá)到有據(jù)可依的狀態(tài)，還應(yīng)該堅(jiān)持完善信息化檔案管理制度，這是一項(xiàng)細(xì)節(jié)工作內(nèi)容。從檔案管理本身來分析，制度的存在，不僅僅是一種有效的約束，更加能夠讓信息化的落實(shí)，按照循序漸進(jìn)的原則來完成，減少冒進(jìn)現(xiàn)象，合理評估信息化技術(shù)、設(shè)備，從而在檔案管理的質(zhì)量上，努力取得更好的成績。首先，檔案的信息化使得人們對于檔案人才的需求也變得不同，現(xiàn)在需求的檔案管理人才是懂得如何推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化，將其作為相關(guān)的管理者進(jìn)行培養(yǎng)。第二，進(jìn)行專門的檔案相關(guān)管理系統(tǒng)研發(fā)的人才培養(yǎng)，這是需求的技術(shù)型人才。第三，對檔案的管理和開發(fā)具有相應(yīng)的實(shí)踐基礎(chǔ)的人才。制度方面的完善，能夠促使信息化管理人才得到良好的培養(yǎng)，對信息化管理工作更好的分配，推動檔案管理工作的持續(xù)進(jìn)步。

（三）加強(qiáng)信息化硬件的保障

第一，所有的硬件采購工作，都必須從正規(guī)的科技企業(yè)、廠家完成，要求供貨商擁有國家的資格認(rèn)證，經(jīng)過ISO質(zhì)量管理體系認(rèn)證，所有硬件必須開展是試用分析，確保無任何問題后，進(jìn)行大批量采購。第二，硬件的搭配方面，要求完全按照檔案管理的要求來落實(shí)。例如，硬件的占用辦公空間要盡量的縮小，滿足群體檔案管理人員的辦公要求；硬件的反饋速度要快，能夠在檔案管理過程中，快速完成數(shù)據(jù)、信息的多元處理；硬件的屏幕要清晰，不能出現(xiàn)任何藍(lán)屏、花屏、黑屏現(xiàn)象；硬件的CPU要選擇高性能產(chǎn)品，盡量選擇成熟度較高的型號，確保檔案管理的多項(xiàng)任務(wù)運(yùn)行，可以齊頭并進(jìn)。

總結(jié)：

信息化時(shí)代已經(jīng)來臨，檔案管理必須充分適應(yīng)時(shí)代的要求，要在信息化的理念、技術(shù)、制度等方面，做出全面的落實(shí)。未來，應(yīng)繼續(xù)對信息化檔案管理堅(jiān)持執(zhí)行，提高信息化技術(shù)的綜合實(shí)施。與此同時(shí)，檔案管理必須階段性的探討，積極的挖掘潛在的缺失和不足，而后采取積極的手段來應(yīng)對，努力提高信息化管理的效果。

參考文獻(xiàn)：

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