高校檔案資料開發利用效率的提升策略

楊東燕

【摘要】高校檔案材料涵蓋了教學、教研、管理活動等方面的內涵，其中蘊含了十分豐富的信息，屬于高校建設發展的重要組成部分，同時也是社會主義現代化建設的重要資源。本文結合筆者實際工作經驗，分析了高校檔案材料開發利用的內涵，并提出了有效促進高校檔案材料開發利用效率提升的對策。

【關鍵詞】高校檔案；開發利用；效率提升

在一直以來的辦學過程中，高校形成和積累了豐富的檔案材料，隨著近年來國內高校的飛速發展和教育事業的改革進步，高校檔案工作也有了很大程度的變化，其重要地位日益凸顯。尤其是在信息化時代下，高校人才培養、教學教研、管理服務等工作都對檔案的開發利用提出了更高的要求，因此我們必須要充分重視檔案材料的開發利用工作，采取科學策略促進檔案開發利用效率不斷提升。

一、高校檔案資料開發利用的內涵

高校檔案材料，總的來說即是國內高等院校在自身建設發展過程中逐步形成與積累的，具有一定考查利用價值、通過立卷歸檔進行集中保存的各類材料和文件的總稱。檔案資源能夠在很大程度上體現出高校教學教研工作、管理服務工作、人事財務工作的實際情況，也是對高校建設發展過程中各項活動的原始憑證與真實記錄，是高校領導和管理者作出各項決策的科學依據，屬于十分重要的財富。

近年來，隨著我國高等教育事業改革的不斷深化，各大高校也有了很大程度的發展，加之信息技術的發展應用，對高校檔案開發利用工作提出了更高的要求。總的來說，高校檔案開發利用工作包含了以下兩點內容：首先是檔案編研，要求檔案管理人員能夠根據具體需要，對高校紙質文檔、音像等實體檔案資源予以篩選分析，盡快編寫專題資料，為高校教育教研工作帶來更加有效的信息服務；其次是檔案信息化建設工作，要求我們借助于信息技術和網絡技術，對高校紙質檔案材料進行數字化信息化加工處理，積極搭建數字化檔案資源庫以及檔案信息查詢系統，還需要安裝好相應的檔案管理軟件，實現檔案開發利用數字化和有效的資源共享，另外還應當將檔案數據庫和高校局域網連接起來，提供更加便捷的查詢利用服務，進而實現檔案資源的有效共享，盡可能促進檔案材料開發利用效率的提升。

二、高校檔案資料開發利用效率的提升策略

（一）加強科學領導。首先，應當充分認識到檔案材料的重要性，應當盡快樹立現代化的管理理念與檔案材料開發利用觀念，把檔案開發利用當作是高校工作的重要內容，將檔案材料當成是高校的戰略資源，當成是高校辦學育人與教育管理的重要依據。其次，應當將高校檔案材料開發利用工作真正納入到學校戰略發展規劃中，在這一前提下科學制定檔案信息化建設工作規劃以及年度工作規劃，確保檔案材料不會受到外部因素的影響。最后，應當推行目標管理，強化獎懲激勵措施，將檔案開發利用納入主管部門的年終考核標準中來，明確相關管理人員的具體職責，和高校其他管理工作一樣定期實施考評，進一步激發管理工作人員的積極性和主動性。

（二）完善硬件設施。盡快完善高校檔案管理基礎設施建設，比如說積極建設檔案材料存放室、完善檔案材料開發利用機制、明確相關人員職責、采購一體化系統化的檔案管理辦公設備等，為檔案材料開發利用工作的有效開展打下充足的基礎保證。應當進一步提升對高校檔案材料開發利用工作的資金投入力度，配置必要的信息化設備如計算機、打印機、掃描儀、照相錄像器材等，為檔案材料的開發利用工作提供相應的辦公室，優化網絡，確保檔案材料可以第一時間得以開發利用，為高校各項管理活動的開展帶來更加便捷化的服務。

（三）整合館藏資源。首先，要盡快擺脫過去那種檔案管理工作模式，對高校內部檔案材料實施統一化集中化管理，比如說可以定期對高校內部各部門檔案資源實施收集整理，盡快建立系統化的信息數據庫。其次，應當通過定期檢查的方式，真正落實好檔案材料的收集整理工作，這是確保館藏豐富完善的重點，也是促進檔案開發利用效率提升的基本前提。檔案材料表現出較強的即時性，第一時間收集非常方便，但如果時間一過就會提高收集難度，因此必須引起重視。最后，應當開展好檔案資源的整理、歸檔以及立卷工作，保證館藏資源的準確完整。

（四）應用信息技術。首先，要促進信息化建設，建立完善電子檔案數據庫，比如說可以搭建網絡信息服務平臺，即是從本質上轉變過去那種實體檔案開發利用工作模式，真正確保檔案材料能夠更加便捷快速地檢索，為利用者提供遠程服務，實現檔案資源共享，不斷促進檔案開發利用效率提升。其次，需要努力做好檔案編研工作，應當盡快轉變檔案編研工作理念，根據高校教學教研工作的實際需求，主動利用好現代信息技術，堅持從館藏資源出發，對高校檔案資源予以整合加工，比如說可以采取制作專題、成果統計或者視頻匯編的辦法，進而總結和提煉有價值的信息，從而更好地服務于高校工作的需要。

三、結語

綜上所述，高校檔案材料開發利用屬于一項長期性系統性的工程，會受到很多因素的影響，因此應當從更新思想認識、協調管理著手，盡可能發揮出檔案管理人員的聰明才智，從珍貴的檔案材料挖掘出發，進一步發揮出檔案材料的優勢，真正全方位為高校各項建設發展決策帶來準確客觀的參考依據，為高校現代化建設服務，為培養社會所需的一流人才和建設知識創新基地服務，真正發揮出檔案材料的價值與功能。

【參考文獻】

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