淺議人事檔案管理利用及信息化建設

寧功偉 武有文 鐘青貴 寧功偉

摘 要：社會經濟的和諧發(fā)展離不開事業(yè)單位的支撐，檔案管理則是提供公共服務的主要載體，是管理者任用人才的主要依據。但是隨著互聯(lián)網技術的發(fā)展，檔案工作也發(fā)生了改變，傳統(tǒng)的檔案管理體制和運行機制已無法適應現(xiàn)代管理體制，如何完善事業(yè)單位檔案管理機制，加強檔案工作保障水平是各事業(yè)單位研究的重點。

關鍵詞：新時期；事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設

人事檔案是反映個人經歷、思想品德、業(yè)務實績、個性特點、專長愛好等情況的原始記錄，真實反映一個人的客觀面貌。人事檔案中的自傳、履歷表、登記表，是個人經歷、思想演變、家庭與社會關系的反映；歷年的鑒定，記載著個人不同時期的表現(xiàn)和組織的評價；是個人在黨和組織的教育培養(yǎng)下成長的佐證；政治與工作情況的考核、考察、獎懲與科研成果的登記等方面的材料，是個人政治表現(xiàn)、工作能力、成績貢獻、技術專長的展現(xiàn)。借助于信息技術，不斷提高檔案管理工作效率，提升檔案管理水平。

1 新時期優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理的重要性

新時期事業(yè)單位進行檔案管理實際上就是人力資源管理，因此檔案是對單位單位職工相關信息的收集與整理工作，記錄并反映著個人在不同階段的成長歷程、獲獎情況，在我國的事業(yè)單位中個人檔案是職工任免的主要依據。因此，人事檔案是十分重要的資料，與每位職工息息相關。因為很長時間內，事業(yè)單位沒有充分認識到檔案管理工作的重要性，因此很多單位都不夠重視部分單位內部的檔案管理工作，導致檔案管理體系不夠完善，相關制度也不夠規(guī)范，使得單位人力資源優(yōu)勢沒有得到充分的發(fā)揮，造成資源浪費。

2 新形勢下檔案工作存在的主要問題

2.1 不夠重視檔案管理工作

人事檔案工作是一項默默無聞的工作，整日里面對的是檔案柜和一本本的人事檔案，不像其他工作那樣有色彩、有味道，怎么努力都沒有明顯的成績。正是這樣的靜默，使得社會及相當一部分領導干部對人事檔案工作的重要性認識不足，且都存在一些誤區(qū)。在人們的心里，檔案工作就是登記、保管的事務性工作，誰都可以做，不是重要的崗位和重要的工作內容，保管好，不遺失、不泄密，能應付外調、查檔就可以，就是好檔案員。所以這是一項最容易被忽視的工作，提到日程上來的機會幾乎沒有。各單位的的檔案管理工作，基本上是“說起來重要、排起來次要、忙起來忘掉、用起來需要”的局面。人員素質不高，工作積極性不高，被動應付，便是檔案管理工作的的真實寫照。

2.2 檔案管理制度不完善

許多事業(yè)單位對于日常人事、業(yè)務、資產等檔案信息管理仍采取單一的登記造冊的形式，難以形成標準化、制度化、程序化的管理體制，同時缺乏統(tǒng)一的管理機制和科學合理的監(jiān)督機制，借調手續(xù)不完善等情況。一是當領導想要查找相關人員的檔案信息時，查找難度大，效率低；二是借調管理不嚴謹，容易造成檔案信息的泄露、遺失等情況，導致檔案的保密性下降。

2.3 人事檔案信息化、現(xiàn)代化水平不高

在信息技術飛速發(fā)展的今天，快捷的微機技術還沒有被一些單位采用。很多人事檔案管理工作還局限于紙質檔案的建立和保管層面上，人事檔案的電子數(shù)據庫沒有建立，管理的重心還是實體管理，實現(xiàn)人事檔案的電子化管理在一些單位還只是一句口號。一些單位雖然配備了微機，但是也僅局限于打印檔案目錄，無法進行人事信息的查詢和檢索。微機成了工作人員的工具，而不是檔案管理的機器。根本不能實現(xiàn)對人事信息的篩選、排序、分類、匯總，沒有形成紙質檔案和電子檔案并存共用的管理機制，跟不上時代發(fā)展對檔案工作管理的要求。很多人事統(tǒng)計工作還是靠原始的手工完成，造成人力資源的極大浪費。

3 新時期提高事業(yè)單位檔案管理工作的主要途徑

3.1 健全檔案管理制度

人事檔案管理是單位管理工作的重要組成部分，首先領導要對人事檔案管理工作給予一定的重視，做到對檔案工作及時檢查、督促、指導，使檔案管理工作真正起到服務于單位整體管理的作用，并能同步于人事制度的改革。結合檔案工作實際，建立健全檔案管理的各種規(guī)章制度，干部檔案工作人員職責、干部檔案查借閱制度、干部檔案保管保密制度、檔案材料的收集制度等。把檔案的管理工作責任落實到人，獎懲分明，確保檔案管理工作有章可循，有據可依，規(guī)范運行。

3.2 加快檔案現(xiàn)代化建設

檔案現(xiàn)代化建設，包括管理設備上的現(xiàn)代化以及管理技術與思想的現(xiàn)代化，要不斷貫徹檔案標準化、信息化的管理理念，不斷提升管理質量。在實際工作中，熟練地運用信息化技術進行檔案管理，不斷開發(fā)與利用檔案資源，實現(xiàn)檔案的優(yōu)化配置。除此之外，要善于總結和發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題，及時進行處理和完善，這樣才能更好地完成檔案管理工作。同時加上檔案管理現(xiàn)代化設備建設，包括硬件系統(tǒng)建設和軟件系統(tǒng)建設。硬件包括：辦公設施與辦公設備，尤其是必須有計算機和網絡，如果能夠研制和開發(fā)適合本單位實際情況的軟件系統(tǒng)，檔案管理工作將更上一層樓。

3.3 加上檔案管理人員隊伍建設

檔案管理人員是接觸檔案最多的人，其綜合素質的高低直接影響到檔案管理質量的優(yōu)劣，因此必須加強檔案管理人員隊伍建設。首先，隨著科技的進步，檔案管理工作已經逐步實現(xiàn)自動化管理，因此在人才招聘的時候，設置專業(yè)要求，同時還要具備基本的計算機操作技能，有能夠勝任自動化管理的基礎，其次，對新進的員工進行崗前培訓，對原有工作人員也要定期進行專業(yè)技能培訓，及時更新管理人員知識系統(tǒng)和相關技能，這樣才能適應新形勢下檔案管理工作的變化。最后，加上檔案管理人員職責道德培訓。因為檔案信息記錄著其發(fā)展過程中非常重要的事項，對于單位過個人都是非常重要的，而且涉及個人隱私信息，甚至是單位重要的商業(yè)機密，因此檔案管理工作具有較強的保密性質，如果檔案管理人員職責道德意識不強，容易泄露檔案信息，給職工及單位造成損失，影響單位的發(fā)展。

3.4 提高人事檔案利用水平

事業(yè)單位的人事檔案作用尚未充分發(fā)揮出來，首先是在干部的考核、提拔和任用上，沒能發(fā)揮出人事檔案的考核作用。人事檔案管理的收集整理、鑒別、保管，都是為了組織部門用人、選人、調人、獎懲做材料證明，檔案信息的搜集和整理，都是要服務于干部人事工作，為人事決策提供參考依據。其次是其社會服務功能需進一步加強，人事檔案作為人員各段時期信息的原始存儲器，具有很強的權威性。但長久以來，事業(yè)單位人事檔案管理重保密、輕利用的現(xiàn)象依然存在，人們感覺人事檔案很神秘，削弱了其利用和服務功能。所以，要進一步改善和開發(fā)人事檔案的利用價值，變被動服務為主動服務，變簡單的基本情況查詢?yōu)槿耸滦畔⒌娜娌樵儯浞职l(fā)揮人事檔案的作用。

3.5 實現(xiàn)檔案信息資源共享

隨著信息化時代的到來，資源共享成為發(fā)展社會的趨勢。因此，事業(yè)單位要積極建立規(guī)范標準的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)公共資源的共享，提供可檢索的基礎數(shù)據，讓單位職工能夠及時查詢到工作中需要的資源。其次，要加強網絡信息技術的構建，只有暢通的網絡環(huán)境，才能更好地實現(xiàn)檔案信息資源共享。最后，要加強信息安全系統(tǒng)設置，防止檔案信息外泄。

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