淺談企業(yè)產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)中的文件控制

徐青平

1 前言

隨著信息化及辦公自動化的不斷發(fā)展，各企業(yè)在產(chǎn)品設(shè)計等方面也開始尋求自動化、規(guī)范化，開始引進PDM系統(tǒng)（即產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)），隨著PDM系統(tǒng)的引進和不斷推廣，PDM系統(tǒng)中文件的控制給檔案管理人員又提出了新的挑戰(zhàn)。本文從目前形勢分析、PDM系統(tǒng)在行業(yè)內(nèi)的應(yīng)用及文件控制現(xiàn)狀等幾方面進行闡述和分析，同時提出系統(tǒng)中文件控制的設(shè)想，以便大家研究切磋。

2 形勢分析

在20世紀(jì)的60、70年代，企業(yè)在其設(shè)計和生產(chǎn)過程中開始使用CAD、CAM等技術(shù)，新技術(shù)的應(yīng)用在促進生產(chǎn)力發(fā)展的同時也帶來了新的挑戰(zhàn)。對于企業(yè)而言，雖然各單元的計算機輔助技術(shù)已經(jīng)日益成熟，但都自成體系，彼此之間缺少有效的信息共享和利用，形成所謂的“信息孤島”；并且隨著計算機應(yīng)用的飛速發(fā)展，隨之而來的各種數(shù)據(jù)也急劇膨脹，對企業(yè)的相應(yīng)管理形成巨大壓力：數(shù)據(jù)種類繁多，數(shù)據(jù)重復(fù)冗余，數(shù)據(jù)檢索困難，數(shù)據(jù)的安全性及共享管理等等。

企業(yè)面臨數(shù)據(jù)膨脹所帶來的壓力，開始尋求對處在不同階段、不同產(chǎn)品的設(shè)計與制造數(shù)據(jù)及對產(chǎn)生這些數(shù)據(jù)的過程進行管理，對這些數(shù)據(jù)進行充分利用，使工作流程更為流暢，避免這些數(shù)據(jù)流失和失效。產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理能力已成為描述企業(yè)綜合競爭力的重要指標(biāo)之一。而PDM是以軟件技術(shù)為基礎(chǔ)，是一門管理所有與產(chǎn)品相關(guān)的信息（包括電子文檔、數(shù)字化文檔數(shù)據(jù)庫記錄等）和所有與產(chǎn)品相關(guān)的過程（包括審批/發(fā)放、工程更改、一般流程、配置管理等）的技術(shù)。提供產(chǎn)品全生命周期的信息管理，并可以在企業(yè)范圍內(nèi)為產(chǎn)品設(shè)計與制造建立一個并行化的協(xié)作環(huán)境。PDM提供解決在浩如煙海的數(shù)據(jù)中，提取有用的部分，去除重復(fù)、無效的內(nèi)容，使有用的部分上升為一種知識，變成企業(yè)的智力資產(chǎn)；讓這些智力資產(chǎn)在企業(yè)中暢通無阻，讓所有相關(guān)的人員在他們需要的時候，能夠得到它們，而無論他身在世界的哪一個角落；讓未得到授權(quán)的人，得不到企業(yè)不希望他們得到的東西。這正是企業(yè)面對市場競爭，面對即將來臨的21世紀(jì)，保持不敗，取得成功的最好保證。企業(yè)引入PDM系統(tǒng)是大勢所趨。

3 PDM系統(tǒng)在行業(yè)內(nèi)的應(yīng)用及文件控制現(xiàn)狀

PDM信息管理模型，由于將產(chǎn)品結(jié)構(gòu)當(dāng)作一種特殊的脫離于圖紙和工藝等物理文件而單獨存在的信息進行管理，難以實現(xiàn)零部件自身的版本管理，也難以實現(xiàn)產(chǎn)品結(jié)構(gòu)的版本管理，那么在一棵產(chǎn)品結(jié)構(gòu)樹上要想實現(xiàn)產(chǎn)品結(jié)構(gòu)的替換代用、選用關(guān)系管理也是很艱難的，因為產(chǎn)品數(shù)據(jù)已經(jīng)被割裂為圖紙信息和產(chǎn)品結(jié)構(gòu)信息兩部分了，產(chǎn)品結(jié)構(gòu)信息僅僅靠單一的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)樹來表達，在產(chǎn)品結(jié)構(gòu)樹上靠節(jié)點與節(jié)點之間的父子關(guān)系聯(lián)結(jié)，父子關(guān)系過于單調(diào)，難以在不同的節(jié)點或者節(jié)點類上定義可變屬性，也難以進行裝配變量約束規(guī)則的控制。如何解決版本管理問題，各企業(yè)數(shù)據(jù)版本管理差別很大，有些企業(yè)依賴編碼，有些企業(yè)則采用人工干預(yù)。PDM系統(tǒng)中的文件控制是傳統(tǒng)設(shè)計方法中最難以規(guī)范的話題。

目前行業(yè)內(nèi)，沈陽、成都、湖南等企業(yè)均已引進或已開始實施PDM系統(tǒng)，各單位檔案部門對PDM系統(tǒng)的參與程度和方法各有不同，但總結(jié)一下大致有兩種情況：一種是PDM系統(tǒng)中文件與蘭臺鏈接，實施即時同步歸檔（三維圖紙轉(zhuǎn)化為二維圖紙或壓縮打包），對系統(tǒng)內(nèi)文件的管理和分發(fā)在蘭臺系統(tǒng)內(nèi)進行；一種是把蘭臺定位于歷史數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，對于PDM中的文件則完全在系統(tǒng)內(nèi)進行管理和分發(fā)。但有一個共同點，都沒有完全實現(xiàn)無紙化。

大部分單位都要求蘭臺檔案系統(tǒng)與PDM系統(tǒng)中圖紙實時同步，并在流程中設(shè)置歸檔流程并賦權(quán)，檔案人員對流程中即將歸檔的圖紙文件進行檢查批準(zhǔn)，充分發(fā)揮了檔案系統(tǒng)及檔案人員的作用，而個別單位則把蘭臺系統(tǒng)定位于歷史數(shù)據(jù)的存儲、利用，但PDM系統(tǒng)中圖紙文件的條目、發(fā)放信息及二維圖紙都導(dǎo)入了蘭臺系統(tǒng)，PDM系統(tǒng)中的一些動態(tài)數(shù)據(jù)只在PDM系統(tǒng)中進行管理。

由于PDM系統(tǒng)是一個動態(tài)的產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，無法實現(xiàn)靜態(tài)的檔案管理，那么，大量的歸檔文件如何從系統(tǒng)中導(dǎo)出、備份管理，就顯得尤為重要，電子文件保管期限隨保管條件、保管介質(zhì)不同而不同，但無論如何，其保管期限都無法與紙質(zhì)動輒保管千年的期限相比。因此，檔案人員在電子文檔提交歸檔后，需根據(jù)要求定期進行物理歸檔，同時，紙質(zhì)存檔一份。

4 PDM系統(tǒng)中文件控制的設(shè)想，主要思路及做法

制度和規(guī)范建設(shè)方面要充分重視產(chǎn)品數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化和流程的規(guī)范化制度建設(shè)。實施PDM系統(tǒng)工程，必須高度重視流程的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化制度建設(shè)問題。制度、規(guī)范及實施細(xì)則（工作流程）的應(yīng)通盤考慮和制定，必要時可考慮實施節(jié)點考核，限期完成。突出流程優(yōu)化、方便快捷、易于操作、運用高效等要素，同時，依靠系統(tǒng)、流程、及制度確保PAM系統(tǒng)中電子文件的真實性、完整性、有效性。PDM系統(tǒng)是一個復(fù)雜的動態(tài)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，其中創(chuàng)建的各類文檔，應(yīng)遵循各自不同的審簽流程進行審批和歸檔，否則，流程不能順暢進行，其電子文檔不能實現(xiàn)系統(tǒng)在線邏輯歸檔。PDM系統(tǒng)文件歸檔按研制過程中的不同階段和不同版本進行。制定全面、系統(tǒng)、可操作性強的規(guī)范。同時還應(yīng)遵循下列原則：

1）歸檔要求。

（1）所有公司研制產(chǎn)品原則上都應(yīng)進入PDM系統(tǒng)創(chuàng)建、簽署（含會簽），并按不同文件審簽流程進行流程審批，同時實現(xiàn)電子署名。

（2）經(jīng)過PDM系統(tǒng)創(chuàng)建、完成簽署的各類文檔、圖樣相關(guān)屬性應(yīng)著錄齊全，圖符及標(biāo)注應(yīng)符合公司相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)定。

2）通過流程會簽提交歸檔的各類文檔、圖樣的打包命名應(yīng)遵循下列規(guī)則：

（1）對于單個Item Rev發(fā)起流程，流程名稱自動繼承Item的圖號、版本、名稱。

（2）對于多個Item Rev發(fā)起流程，流程名稱的描述應(yīng)能夠反映出流程中所有對象的信息。（3）通過流程會簽提交歸檔的文檔、圖樣原則上以一份為單位打包歸檔。產(chǎn)品圖樣以一個型號為單位打包歸檔。文件編號及編寫原則按公司相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)定執(zhí)行（流程發(fā)起是以數(shù)據(jù)編制者為單位）。（4）通過流程會簽提交歸檔的文檔、圖樣原則上應(yīng)保持完整性、成套性。且發(fā)放單位明確。不允許單個零件或單頁提交歸檔。（5）對于更改文件，更改單與更改文件應(yīng)同時通過流程提交歸檔，同時，二者要保持一定的關(guān)聯(lián)性。且更改文件應(yīng)與更改單所載文件相一致。（6）對于符合歸檔要求的文件、圖樣，檔案部門接收人員應(yīng)在PDM系統(tǒng)中進行接收歸檔，同時在文件圖樣歸檔人員歸檔本上手工簽字確認(rèn)；對于不符合歸檔要求的文件、圖樣進行否決，同時，不再接收紙質(zhì)文件圖樣（含硫酸紙）。

3）歸檔電子文件的動態(tài)管理：

（1）歸檔后的電子文件發(fā)放：A、在初期，完成流程審批歸檔后，電子文件自動發(fā)布，只要在系統(tǒng)中有用戶角色的所有人員都能看到，待過渡期滿后，歸檔電子文件的發(fā)放，由檔案部門主管人員嚴(yán)格按定額發(fā)放，定額外用戶臨時需要參閱的，通過申請經(jīng)批準(zhǔn)后賦權(quán)。B、紙質(zhì)發(fā)放，經(jīng)檔案館接收人員接收歸檔的文件、圖樣，將自動轉(zhuǎn)入PDM系統(tǒng)出圖人員的郵箱內(nèi)，檔案館出圖人員依據(jù)接收人員提供的任務(wù)單進行打印出圖（白圖）。

（2）經(jīng)PDM系統(tǒng)打印輸出的文件/圖樣，由檔案館負(fù)責(zé)加蓋 “PDM系統(tǒng)出圖”標(biāo)識章（技術(shù)文件加蓋封面；產(chǎn)品圖樣逐頁加蓋），以區(qū)別于紙質(zhì)歸檔的文件材料：并負(fù)責(zé)PDM系統(tǒng)歸檔后輸出打印文件、圖樣的發(fā)放，發(fā)放的文件/圖樣不再加蓋印章；需要存檔的文件/圖樣還應(yīng)加蓋紅色印章；若需增發(fā)定額，由使用單位按相關(guān)要求辦理，同時加蓋有關(guān)標(biāo)識章。

（3）歸檔電子文件的更改。

①通過系統(tǒng)流程提交歸檔的各類文件的更改，一律采用換版形式，且保留歷代版本。最新版本為有效版本，此前所有版本皆視為作廢無效文件。

②系統(tǒng)中最新有效版本為現(xiàn)行現(xiàn)用，其它版本僅作參考。