淺談企業產品數據管理系統中的文件控制

徐青平

1 前言

隨著信息化及辦公自動化的不斷發展，各企業在產品設計等方面也開始尋求自動化、規范化，開始引進PDM系統（即產品數據管理系統），隨著PDM系統的引進和不斷推廣，PDM系統中文件的控制給檔案管理人員又提出了新的挑戰。本文從目前形勢分析、PDM系統在行業內的應用及文件控制現狀等幾方面進行闡述和分析，同時提出系統中文件控制的設想，以便大家研究切磋。

2 形勢分析

在20世紀的60、70年代，企業在其設計和生產過程中開始使用CAD、CAM等技術，新技術的應用在促進生產力發展的同時也帶來了新的挑戰。對于企業而言，雖然各單元的計算機輔助技術已經日益成熟，但都自成體系，彼此之間缺少有效的信息共享和利用，形成所謂的“信息孤島”；并且隨著計算機應用的飛速發展，隨之而來的各種數據也急劇膨脹，對企業的相應管理形成巨大壓力：數據種類繁多，數據重復冗余，數據檢索困難，數據的安全性及共享管理等等。

企業面臨數據膨脹所帶來的壓力，開始尋求對處在不同階段、不同產品的設計與制造數據及對產生這些數據的過程進行管理，對這些數據進行充分利用，使工作流程更為流暢，避免這些數據流失和失效。產品數據管理能力已成為描述企業綜合競爭力的重要指標之一。而PDM是以軟件技術為基礎，是一門管理所有與產品相關的信息（包括電子文檔、數字化文檔數據庫記錄等）和所有與產品相關的過程（包括審批/發放、工程更改、一般流程、配置管理等）的技術。提供產品全生命周期的信息管理，并可以在企業范圍內為產品設計與制造建立一個并行化的協作環境。PDM提供解決在浩如煙海的數據中，提取有用的部分，去除重復、無效的內容，使有用的部分上升為一種知識，變成企業的智力資產；讓這些智力資產在企業中暢通無阻，讓所有相關的人員在他們需要的時候，能夠得到它們，而無論他身在世界的哪一個角落；讓未得到授權的人，得不到企業不希望他們得到的東西。這正是企業面對市場競爭，面對即將來臨的21世紀，保持不敗，取得成功的最好保證。企業引入PDM系統是大勢所趨。

3 PDM系統在行業內的應用及文件控制現狀

PDM信息管理模型，由于將產品結構當作一種特殊的脫離于圖紙和工藝等物理文件而單獨存在的信息進行管理，難以實現零部件自身的版本管理，也難以實現產品結構的版本管理，那么在一棵產品結構樹上要想實現產品結構的替換代用、選用關系管理也是很艱難的，因為產品數據已經被割裂為圖紙信息和產品結構信息兩部分了，產品結構信息僅僅靠單一的產品結構樹來表達，在產品結構樹上靠節點與節點之間的父子關系聯結，父子關系過于單調，難以在不同的節點或者節點類上定義可變屬性，也難以進行裝配變量約束規則的控制。如何解決版本管理問題，各企業數據版本管理差別很大，有些企業依賴編碼，有些企業則采用人工干預。PDM系統中的文件控制是傳統設計方法中最難以規范的話題。

目前行業內，沈陽、成都、湖南等企業均已引進或已開始實施PDM系統，各單位檔案部門對PDM系統的參與程度和方法各有不同，但總結一下大致有兩種情況：一種是PDM系統中文件與蘭臺鏈接，實施即時同步歸檔（三維圖紙轉化為二維圖紙或壓縮打包），對系統內文件的管理和分發在蘭臺系統內進行；一種是把蘭臺定位于歷史數據管理系統，對于PDM中的文件則完全在系統內進行管理和分發。但有一個共同點，都沒有完全實現無紙化。

大部分單位都要求蘭臺檔案系統與PDM系統中圖紙實時同步，并在流程中設置歸檔流程并賦權，檔案人員對流程中即將歸檔的圖紙文件進行檢查批準，充分發揮了檔案系統及檔案人員的作用，而個別單位則把蘭臺系統定位于歷史數據的存儲、利用，但PDM系統中圖紙文件的條目、發放信息及二維圖紙都導入了蘭臺系統，PDM系統中的一些動態數據只在PDM系統中進行管理。

由于PDM系統是一個動態的產品數據管理系統，無法實現靜態的檔案管理，那么，大量的歸檔文件如何從系統中導出、備份管理，就顯得尤為重要，電子文件保管期限隨保管條件、保管介質不同而不同，但無論如何，其保管期限都無法與紙質動輒保管千年的期限相比。因此，檔案人員在電子文檔提交歸檔后，需根據要求定期進行物理歸檔，同時，紙質存檔一份。

4 PDM系統中文件控制的設想，主要思路及做法

制度和規范建設方面要充分重視產品數據的標準化和流程的規范化制度建設。實施PDM系統工程，必須高度重視流程的標準化和規范化制度建設問題。制度、規范及實施細則（工作流程）的應通盤考慮和制定，必要時可考慮實施節點考核，限期完成。突出流程優化、方便快捷、易于操作、運用高效等要素，同時，依靠系統、流程、及制度確保PAM系統中電子文件的真實性、完整性、有效性。PDM系統是一個復雜的動態數據管理系統，其中創建的各類文檔，應遵循各自不同的審簽流程進行審批和歸檔，否則，流程不能順暢進行，其電子文檔不能實現系統在線邏輯歸檔。PDM系統文件歸檔按研制過程中的不同階段和不同版本進行。制定全面、系統、可操作性強的規范。同時還應遵循下列原則：

1）歸檔要求。

（1）所有公司研制產品原則上都應進入PDM系統創建、簽署（含會簽），并按不同文件審簽流程進行流程審批，同時實現電子署名。

（2）經過PDM系統創建、完成簽署的各類文檔、圖樣相關屬性應著錄齊全，圖符及標注應符合公司相關標準與規定。

2）通過流程會簽提交歸檔的各類文檔、圖樣的打包命名應遵循下列規則：

（1）對于單個Item Rev發起流程，流程名稱自動繼承Item的圖號、版本、名稱。

（2）對于多個Item Rev發起流程，流程名稱的描述應能夠反映出流程中所有對象的信息。（3）通過流程會簽提交歸檔的文檔、圖樣原則上以一份為單位打包歸檔。產品圖樣以一個型號為單位打包歸檔。文件編號及編寫原則按公司相關標準及規定執行（流程發起是以數據編制者為單位）。（4）通過流程會簽提交歸檔的文檔、圖樣原則上應保持完整性、成套性。且發放單位明確。不允許單個零件或單頁提交歸檔。（5）對于更改文件，更改單與更改文件應同時通過流程提交歸檔，同時，二者要保持一定的關聯性。且更改文件應與更改單所載文件相一致。（6）對于符合歸檔要求的文件、圖樣，檔案部門接收人員應在PDM系統中進行接收歸檔，同時在文件圖樣歸檔人員歸檔本上手工簽字確認；對于不符合歸檔要求的文件、圖樣進行否決，同時，不再接收紙質文件圖樣（含硫酸紙）。

3）歸檔電子文件的動態管理：

（1）歸檔后的電子文件發放：A、在初期，完成流程審批歸檔后，電子文件自動發布，只要在系統中有用戶角色的所有人員都能看到，待過渡期滿后，歸檔電子文件的發放，由檔案部門主管人員嚴格按定額發放，定額外用戶臨時需要參閱的，通過申請經批準后賦權。B、紙質發放，經檔案館接收人員接收歸檔的文件、圖樣，將自動轉入PDM系統出圖人員的郵箱內，檔案館出圖人員依據接收人員提供的任務單進行打印出圖（白圖）。

（2）經PDM系統打印輸出的文件/圖樣，由檔案館負責加蓋 “PDM系統出圖”標識章（技術文件加蓋封面；產品圖樣逐頁加蓋），以區別于紙質歸檔的文件材料：并負責PDM系統歸檔后輸出打印文件、圖樣的發放，發放的文件/圖樣不再加蓋印章；需要存檔的文件/圖樣還應加蓋紅色印章；若需增發定額，由使用單位按相關要求辦理，同時加蓋有關標識章。

（3）歸檔電子文件的更改。

①通過系統流程提交歸檔的各類文件的更改，一律采用換版形式，且保留歷代版本。最新版本為有效版本，此前所有版本皆視為作廢無效文件。

②系統中最新有效版本為現行現用，其它版本僅作參考。