淺析知識管理與企業檔案管理

師琴

摘 要：本文闡述了知識管理、檔案管理的概念，淺析了知識管理與企業檔案工作的關系，對在知識管理背景下如何做好企業檔案管理，使檔案部門成為企業傳遞信息的橋梁，讓檔案的潛在價值被充分開發和利用，做大做強企業檔案事業進行了思考和探討。

關鍵詞： 知識管理 企業檔案管理

隨著經濟全球一體化進程的加快和科學技術的迅猛發展，強化知識管理越來越成為眾多企業為適應知識經濟時代要求、獲取競爭優勢的重要選擇。企業檔案真實地記錄了企業的各項活動，存儲了各類信息，具有原始、唯一性的特質，是企業不可再生的資源和財富，是企業重要的知識資源。在企業檔案管理工作中，引入知識管理的理念將為企業檔案管理帶來了新的發展契機。

1 知識管理與企業檔案管理

知識管理就是以知識為核心的管理，是指運用科學的方法、先進的技術對知識進行歸納管理，使之充分發揮其作用，對企業來說，就是對知識資源進行開發和有效利用以提高企業創新能力進而提高企業核心競爭能力的一種管理活動。

企業檔案是指企業在所有生產、經營科研等活動中直接形成的、具有保存價值的以備查考利用的文字、圖表、數據、聲像等各種形式和載體的歷史記錄，美國Delphi咨詢集團的一項調查表明：在企業所獲得的知識中，約46%是以文本和電子文檔的形式存在，并被作為檔案管理起來。企業檔案管理從理論上可劃分為兩個基本方面：即檔案的實體管理和檔案內容信息的開發利用。實體管理是針對實體狀態的檔案所進行的一系列管理工作，主要包括收集、整理、保管等內容；檔案信息的開發利用是指通過對檔案內容進行系統的加工處理，轉化成為利用者需要的信息或成果的過程。

2 知識管理與企業檔案管理的關系

2.1 企業檔案管理是企業知識管理的重要內容

知識管理的范圍主要包括三個方面：（1）精神狀態的知識，即指腦力方面的知識，它是以人的主觀意志為管理對象的；（2）物質狀態的知識，這種知識又可以進一步分為實用狀態和實驗狀態的知識，如從產品、設備、樣品及科學實驗結果等方面直接得到的知識；（3）信息狀態的知識，如企業檔案、文獻資料、數據庫、網上資源、專利、商標、版權等。由此可見，企業檔案管理是企業知識管理的重要內容。在企業或企業評估中，企業是否擁有數量大、質量高的檔案知識儲備，是衡量這個企業或企業水平高低的重要指標之一。

2.2 檔案管理是實現隱性知識價值的途徑——是知識創新的過程

如何實現檔案的價值、實現檔案知識共享、用什么樣的機制使隱性知識轉變為顯性的知識，使之成為文件、檔案加以保管并使之在企業內流動起來；如何通過有效的管理措施和方法，對企業生產中形成的經驗和認識，以及在生產經營科研和管理中產生的知識、數據、資料、成果（包括還沒有成熟的）記錄保存下來，形成檔案并加以保管并使之在企業內流動起來，克服隱性知識對個人和環境的依賴性，使易于流失的隱性知識固化，使個性化的知識變成企業的共享知識，最大限度地實現隱性知識的價值，是檔案管理部門和人員必須面對的重大理論和實踐難題。

2.3 知識管理與企業檔案信息開發利用的目標具有一致性

知識管理的主要目標是管理企業的顯性知識，挖掘企業的隱性知識，并實現知識的相互轉化和交流共享，它的最終目標是通過對知識的識別、獲取、開發等基礎活動，實現企業知識的更有效利用，從而提高企業創造價值的能力。企業檔案工作是通過對企業檔案信息的收集、分類、開發，提供給利用人員所需信息以支持決策和知識創新，從而使企業知識價值最大化的管理活動。由此可見，兩者的目標是一致的。

3 知識管理背景下的企業檔案管理

3.1 拓展和完善檔案管理職能

隨著知識管理的加強以及信息技術的不斷運用，對企業檔案管理水平提出了更高更新的要求。因此，檔案工作者要圍繞企業的生產、經營和科研的中心，在企業管理的整體要求和規劃下，拓寬、完善企業檔案管理的職能，使檔案部門成為企業傳遞信息的橋梁，讓檔案的潛在價值被充分開發和利用，做大做強企業檔案事業。

3.2 再造檔案管理業務流程

要實現檔案管理由實體管理向知識管理轉變，需要對檔案管理進行“流程再造”，即打破過去文件工作與檔案工作的界限，依據文件生命周期理論，將企業檔案看作一個不可分割的文件連續體，在業務流程上進行統一設計，把企業在生產、經營、科研和管理等活動中的要求與檔案管理的要求同時嵌入文件管理系統中，從而減少流程的中間環節。這種流轉模式有助于加強檔案知識管理，強化了檔案對各項業務管理的服務功能，提高了工作效率和歸檔文件的質量。

3.3 大力開發檔案信息資源

當前，一些企業存在偏重于硬件投入，輕視資源開發和利用，不與已有的各類信息資源結合起來的現象，使檔案潛在的價值沒有得到充分的利用，實際上也是一種不重視知識管理的表現。只有深度挖掘檔案中的知識，提高檔案的利用價值，為企業中心工作服務，才是企業檔案工作獲得突破，得到認可，取得地位的重要途徑。

檔案管理部門要積極參與到知識管理中去，一方面可以從已保存的檔案材料中開發出有用的信息，另一方面，檔案管理人員要拓寬視野，根據企業科研、生產、經營的需要和專業部門配合，將檔案中隱性的、零散的知識通過整理、歸納成專題知識，防止盲目開發所帶來的高成本、低利用率以及信息污染等現象，提高檔案的利用率。

如過去我們為用戶提供檔案，關注的焦點和最終評價是“我是否提供了您需要的檔案信息”。而知識服務則是為用戶提供知識，提供解決問題的具體方案，它關注的焦點和最終評價是“是否通過我的服務解決了您的問題”。借鑒知識服務的理念，為用戶提供檔案除了常規的由單個員工提供服務外，還應該倡導專家團隊的服務。“團隊化”，是指將多方面專業人員有機地整合成團隊，針對某一項目實施全面服務。引導用戶在“信息海洋”中迅速、準確地找到所需知識，找到解決方案。從檔案、圖書資料、情報等其他信息資源集成全部信息、知識資源，為用戶提供全面的信息、知識服務，完成復雜、高難項目，大幅度地提高檔案工作的服務水平，真正為企業的繁榮服務。

3.4 實現信息資源共享

檔案管理是知識管理的深化，其強化的是企業顯性知識的管理。在知識經濟時代，檔案信息的收集、存貯、處理和傳遞將以“數字化、網絡化”為主。檔案管理的模式、應用技術、儲存手段等將會借鑒知識管理的優點，使檔案管理能及時高效地傳遞知識管理所需要的信息。一個企業的知識管理與檔案管理的水平高低關鍵看其管理結果——信息的使用效率。但是，企業如果不能將已經取得的信息加以共享，企業的知識管理與檔案管理就不可能成功，其成果也會如同垃圾桶中的垃圾一樣越多越糟。

“科技因知識而生，知識因科技而貴”，信息的共享一方面要求具有相應的物質基礎，即共享通道，并在此基礎上，收集、加工、制定知識和檔案目錄，向信息資源共享用戶提供目錄服務，使目錄在發揮信息資源中心作用的同時，又起到組織和管理中心的作用，有條件地打破地區和專業的界限，實行橫向聯合和縱向溝通，從而實現信息資源共享。

綜上所述，知識管理為企業檔案管理提供了一個很好的轉變契機，促使企業檔案管理從傳統的實體管理向應用信息技術、積極開發檔案信息資源、挖掘檔案中蘊涵知識的方向轉變，推進了企業檔案管理的快速發展。企業檔案管理則進一步豐富了知識管理的內涵。檔案工作者要借助先進的科學技術和科學的管理方法，有效地存貯知識，將其轉化為檔案。同時使“死檔案”變成促進企業持續穩定發展的“活知識”，最大限度地實現為企業提供優質服務的終極目標。