檔案利用工作的對策研究

張弛

摘 要：檔案利用問題在當今檔案界一直是最受關注的問題之一。要如何在檔案界宏觀和微觀環境都已經和正在發生重大變化的情況下加強和改進利用工作現狀，是我們檔案部門近期首要的工作。本文從利用者利用需求的變化，探討了檔案利用工作的相應的對策。

關鍵詞：檔案利用；對策

檔案利用是檔案存在的根本目的和價值，本文從五個方面來闡述檔案利用工作的對策研究。

1 服務方式從單一到多元

目前，大部分檔案館提供服務的方式無非是檔案閱覽服務、檔案復印等，只有一些大型的檔案館會為紀念特定歷史事件舉辦一些展覽。顯然，這樣的服務方式已太過“保守”，在高科技發達的現代，檔案部門理應在現實空間和虛擬空間里提供適合我們檔案館特色的、多元化的服務方式。

1.1 發揮館藏優勢，開辦特色展覽

中國上下五千年的歷史在每寸土地上都留下了腳印，而檔案館是儲存“社會記憶”的場所，固然保留了每個地方多樣的歷史痕跡。所以我們檔案館不應局限于傳統的服務方式，而要挖掘我們本部門的館藏優勢，開辦特色的展覽。這不但為檔案館提升了人氣，而且也給公眾上了一堂生動的歷史課。

1.2 建立“網上檔案館”，讓利用者“足不出戶，在家查檔”

檔案網站建設是信息化高速發展時代下，檔案館服務方式的延伸。網上檔案館不僅檢索途徑多，而且檢索方便、傳遞速度快，大大提高了利用者查找檔案文獻的速度。網上檔案館因其“精簡”的服務，并且永不閉館，真正實現全天侯24小時服務，受到廣大利用者的青睞，盡管目前還不完善，但其必定是未來檔案館提供服務的主流方式之一。

2 服務手段從手工到現代化

查檔接待的傳統方式，過去以至現在眾多檔案館都是實行“三步曲”，即詢問驗證，辦理查閱登記手續—查找檢索工具—調閱檔案[1]。檔案檢索工具素來是檔案館和利用者之間的橋梁，因而查找檢索工具無疑是重頭戲。檔案檢索方式有手工檢索和計算機檢索。在傳統的利用模式中，手工檢索占很大比例[2]，大部分檔案館均編制了多種形式的檢索工具。手工檢索工具在一定程度上能幫助利用者查找到所需的檔案，但也存在很多缺陷，一些不易操作的檢索工具影響和限制了利用工作的開展。所以，檔案部門要擯棄這些低效的手工服務方式，普及計算機檢索，逐漸向現代化靠攏。不僅要建立案卷級、文件級數據庫檢索，還要加快建立文檔一體化計算機管理。所以，檔案部門要引進先進的設備，用高科技武裝自己，培養技術人員，開發自動化、現代化的管理軟件，使利用者享受到現代化的服務。

3 服務意識從被動向主動

服務是檔案職業的生命力所在，也是業界一直最關注的問題。作為現代的檔案人員，應該勤于思考，變動思維，不應再認為“利用率不高是利用者自己的事，我們無能為力”，而繼續滿足于“利用者需要什么，檔案部門就提供什么”的服務意識。

筆者建議在檔案部門引入“檔案公關”。檔案工作人員活動場所局限于檔案館內，與外界交流很少。而公關的職責就在于此，主要是通過宣傳，使檔案部門的工作職能為更多外行人所了解，并建立有效的溝通渠道。這樣，不僅能幫助利用者更好的了解檔案部門，同時，也幫助檔案部門更好的了解利用者。雖然檔案部門均有接待人員，但他們并非專門的咨詢人員，他們也負責查檔工作，因而利用者沒有充足的時間進行咨詢。筆者認為各省市檔案館應聯合為在館工作人員進行“檔案公關”培訓。具體培訓課程包括各檔案館的館藏范圍、檢索工具的使用等。培訓期滿后，定期到社區、企業、高校做咨詢服務，實行輪換制咨詢。對于一些編研、編史修志工作，檔案館應盡量為其提供便利，必要時可為其提供“送檔上門”服務。這樣一方面，宣傳了檔案部門的館藏特色，另一方面，也提升了檔案部門的社會聲望，吸引公眾前來查檔。

另外，檔案部門要善于挖掘“未來利用者”，培養“種子選手”。例如，可開展青少年冬、夏令營活動，邀請學生來館舉辦團日、隊日和詩歌朗誦會、作文比賽等，攜帶錄象片和展覽版面深入中小學校，在各高校舉辦檔案愛國主義專題講座和知識競賽，在學校設立檔案知識宣傳版面等[3]。總之，檔案部門要變被動為主動，實施“走出去”和“引進來”相結合的服務戰略。

4 服務內容從文書檔案到特色檔案

檔案館要加強和改進檔案利用工作，就要一改過去館藏結構單一、館內大量充塞著反映公務性活動的文書檔案的狀況[4]。

檔案部門要吸引民眾，提高利用率，就要豐富館藏，調整館藏結構。除文書檔案外應加強收集與公民個人有關的檔案資料，為公眾提供特色檔案資源。在此方面，可收集有關人生、家世、家庭、家族的檔案以及個人學歷和履歷、業績和財產、城市歷史風貌的土著（原居民）歷史、人間重大事件（如SARS對我國的影響、后果）等方面的檔案材料[5]。又可收集有關蔬菜水果價格、農作物栽培、鹽井酒業等一系列與普通百姓利益相關的檔案[6]。如果檔案部門可以成為“北京潘家園”一樣的文化休閑的場所，實為我們檔案事業之大幸。

5 服務時間力爭做到365天，天天開館

檔案館利用率不高，服務時間不合理是其致命因素。“我上班，檔案館也上班；我休息，檔案館也休息。”這是公眾對時間不滿的真實寫照。現在的檔案館有兩種生存方式，一種是上班管開館門，下班管鎖館門，不見用戶，只管喝茶。一種是檔案館儼然體育館，工作儼然百米競賽，萬馬奔騰，山呼海嘯，佼佼者勝出，相形見絀者出局，好戲連臺，觀者如云。此乃檔案館文化品牌雄風乍起之氣象[7]。而時下的檔案館幾乎都是采取第一種生存方式，作息時間的不合理使得公眾根本無法抽空去檔案館，而難得的周末休息時間，檔案館卻大門緊閉。所以，久而久之檔案館便被公眾淘汰出局了。于是檔案館也只能“不見用戶，只管喝茶”了。

如何解決這個問題呢？其實很簡單—改變對外開放時間，堅持365天，天天開館。醫院在前幾年就已打出“專家無假日”的廣告，365天營業的商場、賓館比比皆是，很多服務行業都已經實行二十四小時營業模式。現代人的思維方式是“不確定”、“不可捉摸”的，對檔案館的需求從時間上講也是不確定的。也許二十四小時開放的檔案館才能夠從時間上保證公眾對檔案館的利用需求。

365天，天天開館及實現全文檢索是未來檔案館發展的模式。上海市外灘新館已經實行365天開館制度，2005年五一期間就接待很多前來查檔的市民，讓廣大市民踏上了“文化之旅”。而網上檔案館是真正的二十四小時檔案館，公眾不用受到時間和空間的限制，不僅可以實現全文檢索，而且在家就可以輕松快捷地查找到所需檔案，省時又省力。這種自由、開放的服務時間真正值得我們期待。

如今，構建社會主義和諧社會，已經是中國最響亮的口號。在此背景下，檔案利用工作要如何融入到和諧社會“以人為本”的思想理念，要如何融入其“全面的、協調的、可持續的”思想理念，更集中地發揮檔案利用工作的作用，需要我們檔案部門審時度勢，利用新時期的觀點做進一步的分析和研究。但筆者相信，未來檔案館必定是“有求必供”，以其最新的模式時刻向我們敞開大門的。

參考文獻

[1]肖正德.為檔案找用戶[J].中國檔案，1999，（8）：28.

[2]淺談信息網絡化與檔案管理工作的創新 趙闖；-《才智》-2012-04-05]

[3]檔案館建設愛國主義教育基地的意義與途徑 袁新平，周毓春《云南檔案》，2004-12-20

[4]鄔美飛，王孟輝. 芻議檔案館公共服務能力的提高[J].浙江檔案，2006，（3）：12.

[5]崔成愛 .立足開放年做好檔案利用工作[J].蘭臺世界，2006，（5）：33.

[6]黃霄羽，趙傳玉.開展現行文件利用服務需注意的若干問題[J].檔案學通訊，2006，（1）：31.

[7]郭東升.檔案館文化危機論[J].中國檔案，2006，（5）：33.