數字化時代下醫院辦公室檔案管理模式的構建

李亮亮

摘 要：數字化時代的到來，為醫院檔案管理工作迎來了新的發展機遇，通過數字化技術不僅可以提高檔案管理效率，而且也能夠確保檔案管理質量?；诖?，本文首先介紹了醫院檔案管理工作的內容與特點，其次分析了我國醫院檔案管理的現狀，最后從傳統觀念、管理人員素質、管理模式、檔案利用率以及數字化技術的利用等方面對檔案管理模式進行了構建，具有重要的參考價值。

關鍵詞：數字化時代；醫院辦公室；檔案管理模式

引言：檔案管理是醫院經營管理的重要組成部分，完整、準確的檔案資料可以為醫院的重大決策提供科學依據，是醫院發展的助推器。數字化時代的到來，為醫院檔案管理在管理觀念與意識、平臺建設以及制度等方面都提出了較高的要求，很明顯，傳統的檔案管理模式已經無法有效滿足這些要求。所以對于醫院而言，有必要抓住數字化時代的機遇，創新自己的管理理念，通過數字化技術對檔案管理模式進行創新與完善。

1 檔案管理工作內容與特點

醫院檔案的主要組成部分是文件，具體來源于下述幾個方面：上級部門所下發的文件，例如條例制度以及法律法規等；醫院頒發的文件，比如印制稿以及簽發稿等，同時還包括一些請示與批復文件；醫院領導的會議講話、會議紀要、會議照片以及會議錄像等資料；醫院工作條例、規章制度、規劃、報告、計劃以及總結等資料；重要傳真與信件資料；醫院事記、榮譽、年鑒以及獎勵等資料；合同以及協議等資料。對于醫院辦公室而言，主要是對上述文件進行處理，比如文件收發、文件流轉、文件催辦、文件歸檔等。

在醫院當中，辦公室屬于核心部門，具有統籌協調、上傳下達的作用，對內主要是對醫院領導以及其他科室等提供服務，對外主要是對上級部門以及相關管理部門等進行聯系。所以，辦公室檔案具有形式多樣、內容復雜以及覆蓋面積廣等特點，因此有必要通過數字化技術對醫院檔案進行科學管理，以提升它的利用率[1]。

2 檔案管理現狀

現階段，從我國醫院辦公室的檔案管理現狀來看，還存在一些問題。在一些醫院當中，檔案管理者并不是檔案管理專業的，并且也沒有經過專業化、系統化的培訓，因此在工作中經常會出現檔案沒有及時歸檔、資料長期積壓等問題，甚至出現了檔案丟失的現象，為檔案的查詢與利用造成了嚴重影響。另外，部分醫院在進行檔案管理時，還只是簡單地進行計算機錄入，功能比較單一，在檔案記錄、檔案保存等方面浪費了大量時間，檔案管理仍局限于人工收集狀態，在一定程度上降低了檔案管理工作的效果。

3 數字化時代下醫院辦公室檔案管理模式

3.1 創新傳統觀念

在傳統觀念的長期影響下，很多醫院都比較注重臨床科室的經營，而沒有提升對檔案管理工作的重視，因此也沒有對其進行相應的投入與規劃，限制了辦公室檔案管理的發展。所以在數字化時代背景下，醫院領導應該打破傳統觀念，增強對檔案管理工作的重視，并對其進行人力、物力以及財力等方面的投入，這是提升檔案管理水平的重要基礎。

3.2 提升管理人員素質

管理人員在檔案管理工作中占有重要地位，需要對檔案資料進行收集、分類以及歸檔等，能否對這些資料進行科學保存，確保它們的完整性，關乎著檔案的查閱與利用效率。所以，醫院需要投入一些資金與精力對管理人員進行專業化以及信息化等方面的培訓，提升他們的綜合素質與能力，進而確保檔案管理的質量。

3.3 突破傳統模式

在數字化時代背景下，醫院應該突破傳統的檔案管理模式，對檔案信息庫進行建立與完善。管理人員可以結合醫院的實際情況，對各個環節以及各個科室的檔案資料進行收集，并將它們放入到統一的系統中進行保存，再對其進行分類，進而增強醫院檔案管理的科學化與系統化。同時也要及時更新系統軟件，確保系統運行效率，進而提升檔案管理效率，彌補傳統檔案管理模式的耗時、費力等不足之處。對檔案信息庫進行建立與完善，是提升醫院檔案管理水平的前提條件。

3.4 提升檔案利用率

對文件進行歸檔的重要目的在于提升文件的利用率，所以在對文件進行歸檔時，應該對文件形成規律進行充分考慮，對內容以及保管年限等進行合理區分，對時間點、關鍵字等進行標注，進而為后續的檔案查閱與利用創造便利條件。

3.5 對數字化技術進行充分利用

在數字化時代背景下，在檔案管理工作中可以對各種數字化技術進行充分利用。各個科室可以通過各自的電腦終端實現對檔案信息的查找與利用，對申請流程進行簡化，在方便各個科室查詢的同時，也提升了檔案的利用率。

醫院要想對檔案管理進行數字化建設，筆者認為可以從下述幾個方面入手：第一，通過數字化技術對信息系統、醫院影像存檔系統、通信系統、放射信息系統等進行有效整合，對檔案查詢系統、服務共享平臺等進行完善，從檔案檢索以及檔案編研等方面對檔案進行統一管理，同時也要做好檔案管理的跟蹤與監管工作；第二，對檔案數據庫進行充分利用，對檔案管理進行科學評價，尤其是對臨床醫療以及醫學研究等方面的評價；第三，對云計算以及大數據技術等進行充分利用，可以建立“醫療云”，在深入開發與加工醫院檔案信息的基礎上，為各個科室提供檔案管理與利用的終端，提升檔案管理的實效性。同時，也應該對檔案查詢、檔案調取以及檔案使用等功能進行完善，全面發揮檔案對醫院的價值。另外，也應該確保檔案管理系統和居民健康檔案以及公共衛生系統等的銜接，進而為患者、社會群眾以及醫務人員提供全方位的社會服務；第四，在數字化時代下，醫院也應該加強和其他醫院的檔案資源合作，通過計算機技術、互聯網技術等進行交流與協作，對檔案資源進行共享，進而為社會群眾提供優質的醫療服務。

數字化時代雖然為醫院檔案管理工作帶來了便利，但是也存在一些潛在問題，例如網絡運行以及設備系統等方面的安全問題，如果文件被病毒攻擊，那么就會出現文件損毀、文件被盜等問題，所以管理人員應該做好備份工作，并對一些防病毒軟件進行靈活運用。在進行信息共享時，也應該對信息使用者的行為進行規范，可以為他們設置相應的使用權限。另外，醫院也可以對員工進行檔案信息安全建設、法律意識培養等方面的培訓，進而約束他們的檔案信息管理與使用行為，提升醫院檔案資源的安全性[2]。

4 結論

總而言之，完善檔案管理模式是數字化時代為醫院管理提出的新要求，也是醫院長期穩定發展的必經之路。所以對于醫院而言，應該創新傳統觀念，增加檔案管理的投入力度，對先進的管理設備、管理技術等進行引進，突破傳統模式，對各種檔案資源進行統籌管理，同時也需要對檔案進行科學分類，提升它的利用率。另外，在數字化時代當中，也應該對數字化技術進行充分利用，對相關系統、相關平臺等進行完善，對檔案存儲環境、檔案管理流程以及信息存儲空間等進行不斷優化，進而做好檔案的收集、分類、整合與歸檔工作，促進醫院的數字化發展。

參考文獻

[1]張澄橙. 數字化時代下醫院辦公室檔案管理模式的構建[J]. 信息記錄材料， 2016， 17（4）：82-83.

[2]鄒明超， 姜翠玉. 數字化時代下醫院辦公室檔案管理模式的構建研究[J]. 經濟管理：文摘版：00182-00182.