大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理探討

許艷芳

摘 要：在大數(shù)據(jù)的背景下，檔案管理工作所面臨的挑戰(zhàn)與機遇是并存的，因此，檔案管理技術人員在具體的工作中，應當認識到當前大數(shù)據(jù)給自身工作所帶來的影響，并從工作實際情況出發(fā)，采取針對性措施使大數(shù)據(jù)為自身服務，增強管理效果。本文從大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理面臨機遇與挑戰(zhàn)入手，對大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作存在的問題進行了分析，并提出了相應的解決措施。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案管理；分析

在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理工作面臨機遇與挑戰(zhàn)并存的局面。因此，要善于抓住機會，發(fā)現(xiàn)信息技術在檔案管理實踐中的價值，將大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢有效應用在檔案管理中，促進檔案資源深層次開發(fā)與利用。基于此，結合新時期檔案事業(yè)發(fā)展實踐，擴大交流與共享，轉變檔案管理思想和管理模式，積極創(chuàng)新，構建完善的管理機制，從根本上促使檔案事業(yè)能夠適應大數(shù)據(jù)時代，充分發(fā)揮自身的社會價值。

1 大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理面臨機遇與挑戰(zhàn)

1.1 大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理面臨的機遇

首先，對檔案管理工作“脹庫”問題可有效解決。主要是在電子文件的廣泛普及之下，檔案管理更加便捷，成本更低。特別是可使用大數(shù)據(jù)技術中云計算技術，能夠在很大程度上增強對檔案的調(diào)配能力，特別是可根據(jù)檔案具體的處理需求，對于檔案管理所需要的計算資源等實現(xiàn)快速匹配，確保檔案管理工作開展的效率。其次，可在很大程度上增強檔案管理工作的質(zhì)量。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，由于受到外界環(huán)境等方面因素的影響，檔案管理面臨的風險較大，特別是火災、等外界因素嚴重影響到檔案管理質(zhì)量，還有隨著檔案存儲時間的變長，會帶來字跡模糊等情況。而在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作中的這些問題均可得到較好的解決，多數(shù)情況下僅需要占用少量的存儲空間就可以實現(xiàn)對檔案的高質(zhì)量管理。

1.2 大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

首先，檔案的安全問題。確保檔案安全是檔案管理工作的重點。在大數(shù)據(jù)的支持下，人們對檔案的調(diào)用、存儲等方面非常便捷，但是這也可能給不法分析帶來了較大的違法可能性，尤其是一些機密性的檔案，非常容易受到黑客等攻擊，其后果往往非常嚴峻，國家可能因此受到較大的財產(chǎn)損失。其次，檔案管理的技術挑戰(zhàn)。在大數(shù)據(jù)中，對于容錯計算較為困難，所包含的算法非常多，特別是當前仍舊沒有一款軟件是可做到百分百可靠，所以，大數(shù)據(jù)系統(tǒng)主要是將系統(tǒng)出錯概率控制在一個可接受的范圍內(nèi)。最后，檔案管理人才挑戰(zhàn)。當前大數(shù)據(jù)技術對人才綜合素質(zhì)提出了更高要求，但是由于傳統(tǒng)檔案管理的影響，很多檔案管理人員往往年齡也較大，對于大數(shù)據(jù)這個“新事物”總體的接受較慢，這在一定程度上降低了檔案管理工作開展的綜合效率。

2 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作存在的問題

2.1 對檔案管理中的數(shù)字化工作重視不夠

檔案管理在管理工作環(huán)節(jié)中屬于弱勢的環(huán)節(jié)。部分領導對檔案管理的重要性認識不足，造成檔案庫房配備及設備長期得不到改善，經(jīng)費不足，專職人員少，檔案管理人員流動性大，科技檔案、聲像檔案、實物檔案歸檔困難；一些電子系統(tǒng)和設備落后甚至缺乏，目前大部分單位和部門的檔案管理工作還處于傳統(tǒng)的管理模式中并沒有實現(xiàn)數(shù)據(jù)化和電子化管理。

2.2 檔案安全意識和檔案法制意識不強

大數(shù)據(jù)時代由于對數(shù)字化檔案工作重要性認識不到位，檔案的安全意識淡薄，認為檔案的安全工作不是工作的重點，是一般的常規(guī)業(yè)務工作，做不做，做的怎么樣不影響檔案整體工作，因而產(chǎn)生了無關緊要的應付思想，致使開展檔案的安全保障工作不能很好落實。

2.3 檔案管理工作缺乏制度化的管理程序

一是在檔案收集上，不規(guī)范。檔案收集是檔案存儲保存的前提，目前檔案的收集主要采用采集、零散式方法，并沒有形成統(tǒng)一系統(tǒng)有序的方式，收集制度也不健全；二是檔案整理上，不規(guī)范。在立卷過程中沒有完全按照卷內(nèi)文件目錄順序進行排序組卷，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍；三是檔案利用上，不規(guī)范。對借閱的檔案，內(nèi)松外緊即對借閱人督促緊，對自己工作松，借出的檔案不按時歸檔，容易造成疏漏和遺失。

3 大數(shù)據(jù)時代背景下增強檔案管理效果的相關對策

3.1 健全檔案管理制度

在當前大數(shù)據(jù)時代背景下，對于檔案管理工作而言，其發(fā)展空間也得以擴展，并且檔案管理工作形式得以創(chuàng)新。然而，在實際檔案管理工作中，由于缺乏完善的規(guī)章制度，導致工作人員義務與責任出現(xiàn)錯亂，從而導致檔案管理效率不高，因而應當健全檔案管理制度，從而使其得以更好發(fā)展。在實際檔案管理工作中，檔案管理部門應當健全監(jiān)督管理制度與信息準入制度，可依據(jù)規(guī)章制度實行責任分配及管理。在應用信息準入制度的基礎上，管理工作人員能夠對信息的重要性更加明確，并且能夠更好地判斷數(shù)據(jù)信息的可利用性，在此基礎上也就能夠使管理工作人員的壓力得以較大程度的減輕。通過有關責任制度，可對檔案管理工作人員實行詳細責任分工及義務分工，避免檔案管理工作人員出現(xiàn)工作混亂的情況，并且可保證在問題出現(xiàn)后對有關責任人實行調(diào)查，使檔案管理工作人員的責任心及職業(yè)素養(yǎng)能夠得以增強，從而保證更好地進行檔案管理。

3.2 對所有檔案資源進行統(tǒng)一備份

在大數(shù)據(jù)的支持下，可實現(xiàn)對所有資源的高質(zhì)量處理，因此，可實現(xiàn)對檔案資源的統(tǒng)一備份。這對于提升檔案安全性及更為高效的掌控檔案資源。同時，通過統(tǒng)一備份的方式，可以在全國所有的檔案管理所內(nèi)實現(xiàn)對檔案的統(tǒng)一共享。這個工作的高質(zhì)量實施，需要科學規(guī)劃與全面的驗證，根據(jù)不同的檔案類型選擇出不同的管理模式，特別是將檔案管理的效能得到最大的開發(fā)與利用。

3.3 推動檔案管理信息化與行業(yè)信息化的全面融合

鑒于大數(shù)據(jù)的深遠影響，檔案信息化建設需要重視專業(yè)機構的組建。信息化的檔案極具多元化特點，為了保證整體建設的順利進行，檔案管理者要給予正確的指導和支持，強化協(xié)作，部門間積極交流合作。也就是說，檔案管理工作的開展需要與行業(yè)整體信息化發(fā)展相融合，成為這一領域信息化總體規(guī)劃的一部分。只有加強檔案信息化建設，才能實現(xiàn)檔案信息化與行業(yè)發(fā)展的積極融合，有效發(fā)揮檔案資源的價值，為整個行業(yè)決策的制定提供有力的技術支持。例如，立足事業(yè)單位發(fā)展，檔案信息對事業(yè)單位經(jīng)營管理意義重大，能夠在研發(fā)階段、經(jīng)營領域以及管理中發(fā)揮效能。只有對檔案進行高效開發(fā)與應用，才能為事業(yè)單位收益的獲取提供巨大支持。

3.4 夯實檔案基礎業(yè)務建設

為了推動檔案信息化與數(shù)字化的發(fā)展，基礎業(yè)務的支持不可缺少，它是檔案信息化建設的先決條件。以事業(yè)單位為例，其檔案基礎業(yè)務的開展會受到一些不良因素的影響，因此要重視制定有效的應對措施，積極加以完善，避免檔案管理水平不均衡的現(xiàn)象。對事業(yè)單位而言，在經(jīng)營過程中，如果能夠認識到檔案管理的價值，重視提升管理人員的素質(zhì)和能力，那么，事業(yè)單位整體管理水平就會得到有效提升，對經(jīng)濟受益的獲取意義重大。在相當長一段時間內(nèi)，整個社會對檔案管理的認識存在誤區(qū)，將檔案管理工作簡單地理解為檔案的保管，忽視其作用的多元化。一旦檔案管理制度缺乏完善性，抑或是檔案整體規(guī)范性不足，將導致檔案基礎工作較為薄弱，很難滿足事業(yè)單位對檔案的實際需求，檔案價值無法體現(xiàn)。因此，要充分認識檔案管理工作的重要性，夯實基礎業(yè)務建設，強化管理體制的健全與完善，提升檔案管理規(guī)范化水平，加快標準化建設，為檔案信息化建設創(chuàng)設更加穩(wěn)固的基礎。

3.5 增強檔案管理人員的綜合素質(zhì)

當前制約大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理效能有效提升的關鍵因素就是人才素質(zhì)問題。因此，在新時期應當培育出符合新時期需求的管理人員。在具體實施中，首先需要對檔案管理人員的管理理念進行轉變，特別是一些年齡相對較大的人員，讓其全面認識到當前檔案管理工作中使用大數(shù)據(jù)技術的重要性，這對于這些人員更為積極主動的參與到大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的工作是非常重要的。同時，根據(jù)檔案管理工作的具體安排情況，針對性設置檔案管理技術培訓工作，從而讓檔案管理人員能夠及時有效的掌控好檔案管理效率。此外。在具體培訓的過程中，應當注意培訓工作開展的形式，防止過多的理論培訓方式，針對性加入實踐培訓內(nèi)容，這對于保證培訓工作開展效果是非常關鍵的。同時，對于檔案管理技術培訓工作，可制定出考核制度，這對全面保證檔案管理培訓工作質(zhì)量是非常關鍵的。

4 結束語

大數(shù)據(jù)是數(shù)據(jù)管理的一種全新方式，是物聯(lián)網(wǎng)技術與云計算不斷發(fā)展的必然結果。在進行檔案管理的過程中，其需要處理的數(shù)據(jù)就非常多，且給整個檔案管理效果有著較大的影響。因此，對大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理進行分析有著較為重要的意義。

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