基于數字化校園背景下檔案管理模式分析

摘 要：在信息技術高速發展的背景下，校園檔案管理呈現出數字化的趨勢，對于加強檔案管理具有重要意義。基于此，本文將闡述數字化校園背景下檔案管理模式的內容，從資金匱乏、安全漏洞、技術滯后三方面入手，分析數字化校園背景下檔案管理模式存在的問題，并以加大資金投入、強化安全管理、提高技術水平為切入點，深入探究優化數字化校園背景下檔案管理模式的方式，旨在提高檔案的利用率，為校園的發展奠定基礎。

關鍵詞：數字化校園；檔案管理；管理模式

校園檔案數字化管理實際上構建數字化校園的重要內容，提高了檔案管理的自動化程度，同時有效節約了檔案數據的存儲空間，減少檔案管理的成本，從而增強檔案管理工作的經濟效益。另外，校園中檔案的數字化管理，作為新時代的新技術，實際上是一項繁雜、龐大的系統工程。雖然很多校園對檔案進行了數字化處理，但是受多方面因素的影響，其檔案管理的數字化程度依然存在很大的進步空間，因此需要相關人員加以重視。

1 數字化校園背景下檔案管理模式的內容

對于校園的檔案管理而言，數字化檔案資源建的關鍵環節即為數字化采集，基于校園中電子文件、紙質文件并行的前提，檔案數字化采集的主要內容包括兩方面：

（1）直接接收電子文件的內容，并將其作為校園檔案數字化的主要材料。在社會信息化程度不斷加深的過程中，電子文件是其必然的產物，同時也是全新的檔案管理形式，更是檔案實現數字化的基礎。對電子文件實行數字化管理，在根本上促進了校園檔案管理的時代性變革，并且為紙質檔案實現數字化管理的目的提供了成功經驗；

（2）通過文字識別技術、掃描技術、音影技術等先進的方式，能夠將不同的平面資料、電子文化、實體實物等檔案內容，直接轉化或者錄制為電子文件。在校園實現對檔案數字化處理以前，已經保存了很多以紙質檔案為代表的非數字化檔案。所以，從狹義的角度看，檔案數字化就是將傳統的檔案內容轉化為數字檔案，從而實現對檔案的集中化管理，構建全新的檔案管理模式。

2 數字化校園背景下檔案管理模式存在的問題

2.1 資金匱乏

通常情況下，校園較為重視教學、科研等相關工作，所以就會在很大程度上忽視對檔案的管理，加之教職工缺乏檔案管理意識，致使校園將大部分資金均用于教學、科研方面。在資金匱乏的背景下，校園中檔案管理人員無法及時對檔案管理的硬件、軟件設備進行更新與完善，因此嚴重限制了數字化檔案的程度。換言之，校園檔案的數字化管理設備較為老化、缺失等問題，極大影響校園中關于檔案數字化管理模式的有效性。

2.2 安全漏洞

對于校園檔案數字化建設，其基本條件就是標準的、規范的安全體系，目前校園均將《中華人民共和國檔案行業標準——紙質檔案數字化技術規范》作為構建體系的基礎，并沒有頒布針對校園檔案數字化的相關細則。所以，基于這一背景校園則需要依據實際需求制定工作流程，加之缺乏工作經驗，很容易導致檔案管理系統中存在安全漏洞。另外，雖然以電子文件的方式具有占用空間小、傳遞便捷、操作便利等優勢，但是在管理過程中，很容易發生數據泄露、信息外溢等不同程度的安全問題。同時，檔案的原件也會受到丟失、破損、污染的可能，進而檔案內容的原始性與安全性[1]。

2.3 技術滯后

在校園檔案數字化建設的過程中，熟悉檔案業務知識、掌握計算機技能的專業性人才是其最主要的需求。然而，很多校園在推動檔案數字化管理模式時，并沒有配備專業的人才，甚至未對管理人員的能力設定具體的要求。另外，有很多檔案工作人員屬于“兼職人員”，在負責檔案管理的同時，還在其他崗位中工作，使得人員的精力不足，很難全身心的開展檔案數字化管理工作。同時，雖然檔案管理人員具備專業的業務知識、能力，但是卻很難適應全新的計算機管理模式，從而影響檔案數字化工作的開展。

3 優化數字化校園背景下檔案管理模式的方式

3.1 加大資金投入

在校園事業不斷發展的過程中，檔案數字化管理模式是關鍵性的工作內容，主要就是因為檔案具有特殊的價值，是校園教學、科研、管理的重要資料。因此，為了能夠進一步推動檔案數字化管理，就需要加大資金的投入力度，主要方式為：（1）加深校園教職工、檔案管理人員對于數字化檔案管理的認識程度，增強內部人員對數字化管理模式的認可，提高管理人員推動數字化管理模式的信心；（2）在加深人員認識的基礎之上，可以將以往封閉的檔案管理模式逐漸轉化為半封閉式的模式，保證檔案信息能夠為校園的教學、科研工作提供參考，提高檔案內容的實際利用率。在這樣的工作環境中，可以增強數字化檔案的價值，便于校園加大人力、財力、物力等資源的投入，從而推動數字化檔案管理模式提供充足的資金。

3.2 強化安全管理

在運用數字化技術的過程中，校園需要將建設數據庫網絡、技術標準等納入總體規劃之中，從而以積極的態度構建先進的數字化平臺。在推進數字化檔案管理模式時，可以對基礎的整理工作進行簡化，同時深化檔案的檢索工作，最大程度的豐富檔案資源，從而實現檔案信息共享的目的。對于檔案數字化管理的各個環節而言，都應該避免篡改、刪減、破壞檔案信息等行為，并杜絕相關內容的丟失，以此保證檔案內容的有效性。對校園檔案數字化管理的流程為：拆卷掃描原文件、重新裝訂、核查掃描內容、存儲數據等，而其中的任何環節都不能發生差錯，避免影響檔案在后期利用的過程中影響相關工作的質量。在數字化操作的過程中，需要確保檔案的電子目錄與案卷的原序列一致，從而便于檢索。為了能夠進一步完善安全方面的規定，就應該對檔案的副本進行異地保存，以此來確保檔案的內容能夠一直處于安全的狀態，避免系統發生故障時而發生信息丟失、損壞等問題，保證數據庫的檔案信息完好無損，實現優化校園檔案數字化安全管理的目標[2]。

3.3 提高技術水平

在推動檔案數字化管理的過程中，校園中檔案的管理者是最根本、最直接的能動因素，主要是因為管理人員的知識、技能與檔案數字化的工作質量具有不可分割的關系。實際上，基于數字化校園背景，檔案管理模式極大地提高了檔案管理的水平，同時要求管理人員具有更強的綜合能力，尤其是檔案管理人員需要具備高等教育知識，并能夠熟練掌握、運用檔案管理的相關技術。在應用檔案數字化管理模式的全過程中，校園應該組建專業的人員體系，鼓勵并引導檔案管理人員積極借助網絡進行學習，增強自身的能力，同時提高檔案數字化的安全管理意識。基于這一前提，管理人員可以逐漸形成更加完善的知識結構，以更高的能力完成檔案數字化管理的工作任務。

4 結語

綜上所述，基于數字化校園的背景下，檔案管理模式有著其具體的內容，而在推動該模式的過程中存在很多需要亟待解決的問題，因此需要采用恰當的方式予以解決。以此為基礎，校園加大了對數字化檔案管理的資金投入，增強了安全管理的力度，并且提高了檔案管理的技術水平，健全了數字化檔案管理的標準，從而進一步優化了校園的檔案管理模式。所以，為了能夠實現數字化檔案管理的目標，可以將文中的方式落實在日常工作中。

參考文獻

[1]陳倩. 面向數字化校園的檔案信息管理系統的設計與構建[D].南京郵電大學，2017.

[2]陳健民.基于信息化時代背景下的校園檔案管理工作研究[J].濟南職業學院學報，2017（05）：122-124.

作者簡介

趙明（1981-），男，工作單位：湖北省黃石市體育運動學校。