新時期文書檔案的現代化管理策略研究

馮登峰

摘 要：新時期的文書檔案管理工作，要依托信息技術、大數據技術，加快推進文書檔案的現代化建設。新時期下的文書檔案工作需要不斷完善現代化的管理制度，創新文書檔案管理新模式，提高文書檔案管理的信息化。本文就新時期下文書檔案的現代化管理問題進行了探究，分析了文書檔案現代化管理中存在的問題，并提出了相應的對策。

關鍵詞：文書檔案；現代化管理；創新制度；管理策略；

我國進入新時期后，隨著經濟建設加快，企事業單位獲得了進一步的發展，在此形勢下，文書檔案的管理工作重要性日漸凸顯。文書檔案管理涉及到一個工作單位日常管理的方方面面，關系到工作單位的信息安全，影響著工作單位的發展。建立現代化的文書檔案管理制度，需要遵循客觀性、邏輯性、歷史性的文書檔案管理原則，創新文書檔案的工作方式，使文書檔案管理工作步入正規化、科學化、合理化的軌道。

1 文書檔案管理工作中存在的問題

1.1 管理制度不規范

管理制度不規范是當下文書檔案管理制度中非常普遍的一個問題，其影響也是較為深遠，使文書檔案管理工作陷入到不規范的境地中，直接導致文書檔案管理工作效率低下。工作單位對于文書檔案的管理工作，將其視為檔案保管工作，并沒有給予足夠的重視和建設，是文書檔案管理制度不規范的主要原因。文書檔案管理制度在日常管理中存在著較多的問題，如在文書檔案的保存工作上，存在著分類不明確的問題，許多不同類的文書檔案被放置到一類中，導致在檢索時往往無法快速的調出所需要的文書檔案。在文書檔案的目錄編寫上，不夠規范和科學，目錄編寫較為簡略，不夠詳細，不能為檢索者提供必要的信息，加大了檢索的難度。

1.2 信息化建設程度差

當下互聯網技術高速發展，極大的改變了人們的生活和工作方式。對于文書檔案管理工作來說，互聯網技術和計算機技術的使用可以大大提高文書檔案的管理水平。但是一些工作單位的文書檔案管理工作，仍是傳統的管理制度和管理措施，導致文書檔案的信息化建設程度較差。以信息檢索為例，傳統的文書檔案管理制度中，檢索工作十分繁雜，檢索一條信息，往往需要翻閱大量的文書檔案才可以發現。而信息化下的文書檔案檢索，只需要在電腦客戶端或是手機APP上輸入所要檢索的信息，便可以快捷的找到所需要的信息。管理手段上的落后，制約了文書檔案管理工作的現代化建設水平，在經濟高速發展的今天，不能利用先進的技術，文書檔案管理工作是不能夠服務好工作單位的發展。

2 文書檔案現代化管理的策略

2.1 建立現代化的管理制度

構建現代化的文書檔案管理制度，便需要淘汰落后的管理制度，根據新形勢下社會發展的方向，結合國家相關法律法規，制定工作單位的現代文化檔案管理制度。首先是要精簡管理制度，廢除文書檔案管理制度中不合理的管理條例，建立符合文書檔案管理原則的管理制度，即突出文書檔案管理制度的客觀性、邏輯性。其次要優化文書檔案管理制度，根據新時期下工作單位對文書檔案工作的需要，優化文書檔案的管理制度，使之能夠和工作單位的發展步伐相協調，為工作單位的發展提供助力。優化文書檔案的管理工作，就是要根據社會的發展而變化，文書檔案管理者要與時俱進，及時的調整文書檔案管理手段。最后，文書檔案管理制度要做好管理制度、管理手段、組織建設等方面的工作，確保文書檔案管理制度的各項規定能夠落實到實處，不斷完善和規范文書檔案管理工作，提高文書檔案管理工作的效率，提升文書檔案管理工作的質量。如在文書檔案的編修制度上，要針對傳統管理制度中的不足之處，如查閱文獻不方便、文獻目錄不清楚、頁碼混亂等問題，要進一步規范文書檔案的編修工作內容，細化編修工作，使編修工作更加科學化和合理化，各種文獻能夠快速的被調用。對于文書檔案的保管、保密、借閱、歸檔等方面的工作，都要建立相應的工作機制，嚴肅工作環節，尤其是其中的保密工作，更是要建立重要文書檔案的銷毀工作機制，防止重要信息的泄露。

2.2 創新現代化文書檔案管理方式

文書檔案的管理手段直接關系著文書檔案的管理水平，創新現代化的文書檔案管理手段，能夠改變傳統文書檔案管理工作中的混亂，使文書檔案的管理手段更加高效和科學，符合新時期文書檔案管理工作的建設需要。創新現代化的文書檔案管理工作便是要依托互聯網技術、計算機技術、大數據等先進技術，大幅度的提高文書檔案管理手段的工作效率。在文書檔案的分類工作上，要依托計算機技術，將文書檔案按照不同的類別進行分類，可以分為命令、指示、報告、請示、會議記錄、總結、發言稿等類別，按照不同的類別，分別放置不同的文書檔案，并將分好類別的文書檔案輸入到計算機數據庫中，并進行備份保存。在文書檔案的檢索和查詢工作上，要依托互聯網技術和大數據技術，分析工作單位經常調用文書檔案的關鍵詞，將其作為熱詞推動到檢索頁面，以便使用者更加快速的檢索資料。在檢索功能項上，要打造智能化的檢索系統，即在分類保存的文書檔案的基礎上進行檢索工作的建設。提高檢索的智能化程度就是用戶只需要輸入一個關鍵詞或是模糊字眼，檢索系統便可以給出大量的檢索數據，并能夠根據用戶不斷詳細的詞語自動進行篩選，將更加準確的信息呈現給用戶。在檢索出來信息時，還要附有主要內容的簡介，以便用戶判斷是否是所需要的文書檔案。在文書檔案的安全工作上，要依托計算機技術，進行數據的加密和保存，防止數據的泄密。因此要給每個能夠調閱文書檔案的工作人員一個唯一的ID號碼，并進行備案和動態監控。在移動互聯時代，為了適應人們的工作和生活習慣，文書檔案還要推出相應的手機APP系統，優化登錄和檢索功能。

2.3 完善文書檔案專業人員的培訓工作機制

人才是實現文書檔案現代化建設的關鍵，培養專業的文書檔案管理人員是文書檔案管理工作的需要。因此工作單位要完善文書檔案專業人員的培訓機制，為工作單位培養專業的管理人才。工作單位要定期對文書檔案管理人員進行培訓，培訓內容主要為思想政治教育和專業技能培訓兩部分。在思想政治教育工作中，要組織文書檔案管理人員學習國家的相關法律法規和工作單位的管理制度，以提高他們的思想觀念和道德水平。要讓文書檔案管理人員明確身上所擔負的責任，以及他們的工作對于工作單位的重要意義。在專業技能的培訓上，要使用專業的設備進行培訓，使文書檔案管理人員能夠熟練操作文書檔案的各項設備，并具備扎實的業務素質。還要做好人才的引進工作，依托高校培養具有扎實基礎的專業人才，并提高文書檔案管理人員的福利待遇，才能夠真正的使優秀的人才投身于文書檔案的管理工作中。

3 結語

隨著新時期文書檔案現代化建設的深入，文書檔案管理中所存在的問題也逐漸暴露，并影響著文書檔案管理制度的現代化建設，只有不斷創新文書檔案的管理方式，提高文書檔案管理工作的信息化水平，才能夠推動文書檔案的現代化發展。

參考文獻

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