現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)檔案管理的影響與對策

殷景華

摘 要：企業(yè)檔案記錄了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動情況，是企業(yè)最真實的反映，做好企業(yè)檔案管理工作對企業(yè)的發(fā)展有著決定性的作用。信息化時代里，現(xiàn)代信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的作用越來越突出，以現(xiàn)代信息技術(shù)為手段，有利于企業(yè)檔案信息化管理。但是，在推進企業(yè)檔案信息化建設(shè)的過程中，檔案信息安全問題也受到了一定的威脅，需要企業(yè)采取有效的防范措施。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代信息技術(shù)；企業(yè)；檔案管理；影響；對策

在現(xiàn)代信息技術(shù)快速發(fā)展的同時，企業(yè)檔案管理信息化趨勢也愈發(fā)明顯，是企業(yè)檔案管理工作的重要目標。以現(xiàn)代信息技術(shù)為載體，可以提高企業(yè)檔案管理水平，實現(xiàn)檔案信息的共享。但是，現(xiàn)代信息技術(shù)的運用也給企業(yè)檔案管理工作帶來了一定風險，使得檔案信息安全性、完整性受到了一定的考驗。因此，要想加快檔案管理信息化發(fā)展，客觀真實地提供檔案信息，企業(yè)就必須結(jié)合實際，在加大現(xiàn)代信息技術(shù)運用的同時，要強化檔案的管理。

1.現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)檔案管理的影響

1.1現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)檔案管理的積極影響

（1）檔案管理方式的轉(zhuǎn)變

長期以來，企業(yè)檔案管理工作中所用的方式比較傳統(tǒng)，檔案信息的存儲以紙質(zhì)檔案袋為主，檔案的調(diào)用靠人工查找，而這種檔案管理方式很顯然不適合企業(yè)發(fā)展的需要。信息化時代里，現(xiàn)代信息技術(shù)為企業(yè)檔案管理工作指明了方向。以現(xiàn)代信息技術(shù)為手段，可以取代企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理方式。以現(xiàn)代信息技術(shù)為手段，企業(yè)在開展檔案管理工作時，可以實現(xiàn)電子化檔案，從而提高檔案管理效率。

（2）節(jié)省檔案管理成本

檔案管理工作是一項系統(tǒng)的工作，需要投入一定量的人力、物力、材料。長期以來，企業(yè)各部門之間各自為政，信息得不到共享，一定程度上增加了檔案管理成本。而以現(xiàn)代信息技術(shù)為手段，可以將企業(yè)各部門之間有效的聯(lián)系起來，實現(xiàn)信息的共享，從而提高檔案管理水平，節(jié)省檔案管理成本。如，在檔案的調(diào)用中，企業(yè)可以利用現(xiàn)代信息技術(shù)，構(gòu)建統(tǒng)一的檔案信息化管理系統(tǒng)，只需要借助信息技術(shù)，就可以快速地找到檔案信息，從而節(jié)省時間成本。

1.2現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)檔案管理的消極影響

（1）檔案信息安全問題

在以現(xiàn)代信息技術(shù)推進企業(yè)檔案信息化管理的過程中，信息安全問題也隨之出現(xiàn)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，雖然現(xiàn)代信息技術(shù)大大的方面了企業(yè)檔案管理工作，但是企業(yè)檔案信息也容易被一些不法分子給攻擊，從而出現(xiàn)檔案信息的丟失、被竊取等問題，進而造成檔案信息的不完整，不能準確反映企業(yè)經(jīng)營發(fā)展狀況，不利于企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略決策的制定。

（2）檔案工作人員能力、素質(zhì)問題

現(xiàn)階段，雖然企業(yè)認識到現(xiàn)代信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理 中的作用，也開始加大現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用。但是，現(xiàn)代信息技術(shù)的運用對企業(yè)檔案管理人員的要求較高。如果企業(yè)檔案管理人員能力不足，無法滿足檔案信息化管理的需要，就會出現(xiàn)各種問題，影響到檔案管理的連續(xù)性和完整性。同時，檔案信息化管理后，檔案管理工作變得更加嚴謹，如果檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)不高，就會影響到檔案管理質(zhì)量。

2.以現(xiàn)代信息技術(shù)為手段的企業(yè)檔案管理對策

2.1構(gòu)建統(tǒng)一的檔案信息化管理系統(tǒng)

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷成熟與完善，企業(yè)應(yīng)當認識到現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的作用。檔案管理是一項重要的工作，檔案管理工作的好壞一定程度上影響到了企業(yè)的發(fā)展。而要想發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用，企業(yè)就必須結(jié)合自身實現(xiàn)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)，構(gòu)建一個統(tǒng)一I的檔案信息化管理系統(tǒng)，全面推進檔案管理信息化發(fā)展，進而提高檔案管理水平[1]。

2.2加強檔案管理人員的培訓

在企業(yè)推進檔案信息化管理的過程中，檔案管理人員能力、素質(zhì)的高低直接影響到了檔案管理效率和水平。基于檔案信息化管理要求，企業(yè)應(yīng)當加強檔案管理人員的培訓。首先，強化檔案管理人員能力的培訓，包括現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用及操作能力、檔案管理能力等，為企業(yè)檔案管理培養(yǎng)一支綜合能力強的檔案管理隊伍；其次，加強檔案人員的職業(yè)素養(yǎng)，使檔案管理人員認識到自身的職責所在，積極、主動地參與到檔案管理工作中去[2]。再者，要落實責任制，將檔案管理相關(guān)責任落實到實處，從而更好地規(guī)范和約束檔案管理人員的行為，促使他們嚴格按照檔案管理信息化規(guī)范來開展檔案管理工作。

2.3完善企業(yè)檔案管理制度

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)的工程，要是沒有一個健全、完善的制度加以規(guī)范和管理，企業(yè)檔案管理信息化進程就比較緩慢，現(xiàn)代信息技術(shù)就難以發(fā)揮出應(yīng)有的作用。因此，在推進檔案管理信息化的進程中，企業(yè)應(yīng)當結(jié)合自身，完善檔案管理制度。首先，結(jié)合現(xiàn)代信息化技術(shù)要求，完善檔案信息細化管理流程，建立統(tǒng)一的檔案管理標準；其次，結(jié)合檔案信息化管理需求，建立一套完善、科學、行之有效的管理制度，引導檔案管理的規(guī)范化、流程化、科學化發(fā)展[3]。另外，要落實監(jiān)督制度和審查制度，對企業(yè)檔案管理進行全面的審查和監(jiān)督，杜絕一切風險存在，進而保障企業(yè)檔案管理質(zhì)量。

2.4加強檔案信息安全管理

在推進企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展的過程中，企業(yè)必須高度重視起檔案信息安全管理，一旦企業(yè)檔案信息安全受到威脅，就容易造成檔案信息的失真，進而不利于企業(yè)的發(fā)展。因此，企業(yè)必須全面抓好檔案信息安全管理。首先，在構(gòu)建檔案信息系統(tǒng)中，必須優(yōu)化軟硬件設(shè)備，確保軟硬件設(shè)備的先進性；其次，要加大信息安全技術(shù)的運用，如身份認證技術(shù)、加密技術(shù)、數(shù)據(jù)備份等，以這些技術(shù)為保障，提高檔案信息系統(tǒng)的安全性[4]。另外，檔案管理人員必須重視檔案信息系統(tǒng)的維護，定期殺毒，定期整理，從而將一切威脅檔案信息系統(tǒng)的安全隱患扼殺在搖籃里。

3.結(jié)語

綜上，現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)檔案管理工作的影響既有有利一面，也有不利一面，針對有利一面，企業(yè)應(yīng)善于推廣；針對不利一面，企業(yè)要引起重視。現(xiàn)代信息技術(shù)的出現(xiàn)加快了企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展，而企業(yè)在推進檔案管理信息化的過程中，應(yīng)當認識到信息技術(shù)給檔案管理帶來的沖擊，針對這些沖擊，要有針對性的加以處理。一方面，企業(yè)要構(gòu)建完善的檔案信息化系統(tǒng)，另一方面，要加大檔案管理人員的培訓，加強檔案安全管理，完善檔案管理制度，進而為檔案管理信息化發(fā)展提供支持和保障，提高檔案管理水平，更好地發(fā)揮檔案在企業(yè)發(fā)展中的作用。

參考文獻

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[4]嚴德清.現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)檔案管理的影響與對策[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2014（06）：163.