醫院檔案管理存在的問題及對策

劉迎

摘 要：隨著我國信息技術的快速發展， 醫院檔案工作面臨著巨大的挑戰和機遇。傳統的檔案管理模式已不適應當今時代發展需求。由于醫院檔案涉及到醫療、教學、科研、管理等諸多內容，和一般的工程檔案有所不同。目前尚存在很多問題，需要我們采取有效措施改進，以期實現互聯網+檔案”的資源開發及利用價值最大化。

關鍵詞：醫院；檔案管理；思考

以科學管理的工作態度對待檔案管理工作，醫院管理者以檔案資料作出的決策、人事調動、教學、科研等方面，可以有效提升醫院的醫療水平及長足的發展。隨著互聯網時代的到來，檔案管理工作受到了巨大的沖擊，如何運用高科技工具應對新的挑戰及要求，科學規范地做好醫院檔案管理工作使之為醫院建設和發展服務。

一、現階段醫院檔案管理工作中的典型問題概述

隨著國內醫療衛生事業改革的進一步深化，雖然現階段醫院發展過程中整體管理水平較之于以往有了大幅度的提高，管理水準得到了肯定，但是醫院檔案管理過程中依然存在這一些尾大不掉的問題，結合個人工作實踐中總結如下：

（一）對檔案管理工作缺乏思想上的重視

從醫院管理現狀以及實踐來看，為數不少的醫院并不重視檔案管理，對工作的重要性認知不足、不夠重視，“重醫療、輕管理”現象普遍，忽略了醫院發展的連續性和歷史資料的完整性。傳統檔案管理室一般只負責文書檔案、音像檔案等，而醫療病歷檔案由病案室管理，而且在某個科室內形成的檔案常常被認為是“私有財產”，科室相關管理人員認識不到檔案工作的重要性，覺得放到檔案室不如放在自己科室使用起來方便，醫院檔案無法集中統一管理，導致檔案利用率不高。

（二）檔案管理人員綜合素質不高

實踐中可以看到，因諸多原因，比如歷史發展、管理體制等方面的原因，導致檔案管理領域的從業人員專業性差，很多離退休干部進入檔案管理部門，專業知識和技能不對口，尤其對現代化的管理流程和計算機操作程序不熟悉，以致于檔案管理工作難見成效。另一方面，醫院對于檔案管理人員的培養也不夠重視，檔案管理工作多由辦公室或其他科室人員兼職，檔案專業人員數量少、知識面窄、思想觀念落后、管理不規范等，影響了檔案管理效率。

（三）檔案管理制度落實不到位

雖然大部分醫院建立了檔案管理部門，但是因檔案管理不能直接帶來經濟效益。基于此，檔案管理工作沒有得到重視，而且缺少考核與有效激勵機制。

（四）檔案管理工作信息化水平低

雖然信息化管理技術已經逐漸普及，但是部分醫院檔案管理人員對計算機操作應用、信息安全技術等缺乏足夠的應對能力，基本還是采用人工收集、檢索檔案；再者，雖然計算機技術已被應用于檔案管理工作，但是僅作為檢索工具使用，資源浪費嚴重。

二、醫院檔案管理思考及對策

（一）增強對檔案管理重要性的認識

首先，要轉變觀念，只有將檔案工作作為醫院發展的重要工作，與醫療業務同步發展，做好考核工作，從根本上改變以往可有可無、無關緊要的片面認知；其次，要改進工作方式方法，要改變過去“等、靠、要”落后的管理模式，變被動為主動，拓寬檔案管理服務范圍，緊緊圍繞醫院發展大局，主動挖掘檔案資源，提高檔案資源利用價值；第三，要有與時俱進的創新意識、開放意識、包容意識，創造性的開展工作，立足實際、調整思路，為醫院的長期發展服務。

（二）提升檔案管理從業人員綜合素質

檔案管理是一項長期工作，隨著社會分工的不斷變化，科室門類、檔案管理人員的流動和責任心等因素，都會影響檔案質量，因此，要根據檔案工作客觀需求，對檔案從業人員進行教育培養，并且大膽引進先進人才，既要將其納入人力資源儲備體系，又要組織開展學習交流活動，充分發揮他們的積極性，激發他們的熱情和潛能，培養兼具“通才”和“專才”的復合型人才，提高檔案業務水平，最大限度實現醫院檔案管理隊伍素質的整體提高。再者，隨著醫療衛生事業的快速發展，對檔案管理工作也提出了更高的要求，尤其是檔案信息量不斷增大，內容更為豐富，加之載體多元化、手段先進性，檔案工作者要不斷更新和充實知識結構，加強對檔案法規、檔案管理、信息化建設等專業知識的學習，堅持在主動、跟蹤以及信息資源開發上做文章，將檔案管理工作與醫院社會效益結合起來，有目的、有針對性地開展檔案方面的研究和創新，提高檔案管理水平。

（三）加大檔案管理機制優化建設力度

近年來，隨著現代檔案管理水平的不斷提高，醫院應當建立科學完善的檔案管理機制，比如檔案資料信息收集、歸檔、利用以及保管和檔案鑒定等制度。在當前信息化時代背景下，醫院檔案信息內容更加的復雜，而且各科室、各部門專業性更強，以致于檔案管理工作的保密性與技術性要求明顯不同。針對這一問題，仍需從制度的建立與完善上下功夫，以制度建設為先行，不斷夯實醫院檔案管理工作基礎。整體來看，醫院臨床醫技科室、行政后勤科室、各個管理層級甚至普通醫護人員所形成的文件檔案和信息資料等相對比較分散，不利于管理人員收集信息，需要構建完善健全的檔案收集機制和措施，建立完善檔案材料登記制度，確保檔案信息資料的完整性。 同時，還要構建完善的管理網絡系統，采用垂直式的檔案管理模式，對檔案管理部門進行優化，分管院長負總責，各科室主任作為部門成員并專職一名檔案員，形成上中下三級檔案管理體系。其中，兼職檔案員主要收集和整理部門信息資料，尤其是日常工作中具有一定指導作用和參考價值的材料，可以隨時交給檔案室，不僅可以豐富檔案材料，而且便于落實責任、監督檢查。

（四）加強醫院檔案管理信息化建設

目前多數醫院實行的信息管理體系是檔案與其他信息分開管理的模式，負責信息管理的大多由信息科和檔案室組成，各自獨立進行信息的收集、整理、保管、加工和信息服務，分離的工作模式制約了醫院信息管理整體水平的提高。要充分發揮計算機在檔案管理中的作用，以計算機為工具，將檔案內容按黨群管理、行政管理、科研教學、基礎建設、設備耗材、財務管理、病案管理等納入其中，建設統一的醫院檔案信息管理中心，通過購買或自己研發相關的使用軟件，形成醫院檔案信息管理網絡，在完善保密條件的前提下，實現檔案資料共享和利用，具有檢索快捷、方便高效的優點，避免了人工檢索出現的失誤，同時節約了人力成本。在醫院檔案信息化管理過程中，首先應當轉變思想觀念以及服務模式，事先規劃好本院檔案管理工作。其次，建立切實可行的檔案信息化管理機制，以此來確保檔案信息管理工作有序進行。同時還要注意加強檔案管理從業人員信息化技術水平以及綜合素養，使他們能夠掌握現代化技術軟件和系統，應用于檔案管理必然能夠提高工作質量和效率。最后，構建系統和檔案管理平臺，使各科室之間能夠實現網絡化連接，共建共享資源。

三、結束語

醫院檔案管理工作應著眼于運用“互聯網+”思維，設立檔案信息的安全管控體系，明確檔案的開放范圍和保密程度，確保檔案管理工作的規范性和保密性。定期更新軟件配置，加強防毒軟件的病毒防御功能，讓檔案信息化能充分調動起來，多道、多途徑開發利用，推動醫院的可持續發展。

參考文獻

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