淺析事業單位檔案管理的信息化水平提升策略

韋立國

摘 要：檔案管理是對檔案本身或者檔案信息進行管理并使用，同時為檔案利用者提供服務的業務，這在事業單位的管理工作中占有重要的社會地位。隨著社會的發展，信息技術在檔案管理中的應用越來越普遍，極大地增加了事業單位的檔案管理效率。本文簡單分析了事業單位檔案管理的信息化意義，并探討了事業單位檔案管理的信息化問題以及提升策略。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化；提升策略

檔案管理是事業單位管理中的一項重要的工作，它涉及的內容比較多，不僅關系到事業單位的發展，更關系到員工的利益，如果不能做好檔案管理工作，會造成資料的損壞，不利于事業單位的發展。但是，就目前來看，事業單位檔案管理工作大多停留在傳統的管理模式下，檔案信息的錄入、存儲方式比較傳統，在這種情況下，很容易出現檔案信息失真、丟失的情況，從而不利于事業單位的發展。創新是時代發展的動力，尤其是在信息化時代里，只有不斷創新，才能在這個競爭激烈的市場環境下更好的發展。對于檔案管理工作而言，事業單位要結合時代背景及需要，積極應用信息技術，不斷創新管理方式，提高檔案管理水平。

1事業單位檔案管理的信息化意義

1.1提高檔案管理效率

傳統的檔案管資料非常復雜和繁亂，檔案資料的管理方式較為落后，同時，員工數量較少，并且事業單位檔案管理涉及到大量的工作任務，因此導致檔案的利用率降低，且容易遺失。事業單位檔案管理工作加快信息建設后，檔案管理的人員能有效提高工作的積極性，加強工作效率的提升。在進行信息化管理后，管理人員能運用電腦技術對事業單位檔案進行管理，擴大檔案的管理儲存空間，并且能較方便地對檔案進行查閱與使用，對較為有用的歷史資料也能方便將其調動出來，恢復其歷史資料的使用價值，信息化對檔案管理水平的提升有著十分顯著的作用。

1.2方便檔案資料的查閱

對于傳統的檔案管理方式而言，檔案查詢問題是紙質檔案管理的最大困擾，不利于檔案資料的利用，這是因為紙質檔案多存儲于特質檔案盒中，根據順序保存在檔案架或檔案柜中，借助檔案目錄查閱或確定檔案存放位置，繼而找到檔案，工作效率較低。同時在借閱檔案環節，由于紙質檔案具有易損性的特征，必須要做到隨借隨還，借閱的時間不能過長，影響檔案的充分利用。隨著檔案管理的信息化建設，檔案被整理成電子文檔，利用計算機進行快速、準確地查閱，通過拷貝、復制等方式提高檔案管理效率，避免損壞原始檔案。

2事業單位檔案管理的信息化面臨的問題

2.1檔案管理方法落后

一些事業單位對于檔案信息化建設的重要性認知不足，導致檔案管理存在著半手工或者全手工的管理方法，對于某些要求較高的檔案記錄以及檔案的整理工作造成錯誤，并且發生的錯誤不容易被發現，也不能及時對錯誤進行改正，因此造成錯誤檔案被永久保存下來，影響日后檔案的管理，以及對人事的安排。因此，在對檔案進行管理時，傳統的管理模式消耗的時間較長，且工作量較為繁瑣，會增加管理工作的錯誤率。

2.2管理人員素質低

強化檔案管理人員的工作能力在檔案信息化建設中發揮著重要的作用。但目前事業單位檔案管理人員缺乏較高的綜合素質，不能滿足檔案管理信息化建設的實際需要。例如，部分事業單位沒有培訓或更新檔案管理人員，管理人員缺乏豐富的信息化管理經驗，在檔案管理工作中無法滿足科學、準確、高效的要求，不能滿足信息化建設的多樣化需求，影響檔案管理工作的順利開展。

2.3信息安全意識不足

處在檔案信息化建設的社會趨勢當中，越來越多的事業單位意識到檔案信息化建設的重要性。相較于傳統檔案保護來說，檔案管理信息化要求相對較為繁雜，各種網絡病毒、黑客攻擊等均會威脅事業單位檔案資料。然而，大部分事業單位仍舊存在辦公用計算機作為檔案服務器的情況，并且諸多檔案管理人員本身缺乏信息安全意識，過于注重錄入，忽略加密、備份工作，使得事業單位檔案信息化建設存在諸多的安全隱患。

3事業單位檔案管理的信息化水平提升策略

3.1創新檔案管理觀念

在信息化時代，傳統的檔案管理方法已經不適合時代發展的需要，那些傳統的管理方法雖然還有一些可取之處，但是如果事業單位不能審時度勢，科學創新，必然會被時代淘汰。在事業單位檔案管理工作中，要想提高檔案管理水平，管理方法的創新已成必然，只有采用符合時代發展需要的方法，才能不斷提高檔案管理水平和效率。在信息化時代，信息技術的應用越來越普遍，事業單位應當加大信息技術的應用，在繼續推行手工編寫、記錄、存儲的同時，將檔案信息實時錄入到計算機系統中去，實現檔案信息的編寫、存儲到調用的信息化操作，從而提高檔案管理水平及利用效率。

3.2提高管理人員素質

事業單位檔案管理人員在信息化操作技能方面有所欠缺，無法熟練利用計算機技術進行檔案管理工作，致使檔案的修改與錄入存在一定難度，降低工作效率。因此，事業單位要加強管理人員的技能培訓，使其熟練掌握相關技術和操作方式，同時，積極引進優秀的人才，減少人員因操作不熟練而產生錯誤檔案信息的情況，從而提高檔案管理工作效率，實現檔案管理的信息化目標。除此之外，事業單位要鼓勵檔案管理人員要從思想上重視檔案工作，對其所需注意事項進行充分認識，或者是加強人員專業能力的考核，構建科學有效的考核制度，培養出符合崗位所需的高素質的人才。

3.3加強信息安全管理

事業單位要增強檔案信息安全意識，具體可以從以下幾個方面著手：第一，避免由于檔案管理人員操作失誤、網絡病毒以及設備故障導致的安全隱患；第二，事業單位檔案信息保密方面的問題，需要針對檔案對應的保密等級，制定對應的防護對策，要想全面加強檔案信息安全管理，事業單位需要完善檔案管理軟硬件功能，利用多元化信息技術全面提升檔案管理系統的安全性、穩定性；第三，事業單位還應當進一步提升檔案管理人員安全意識，加強檔案安全意識的宣傳教育，指導檔案管理人員進行規范性的操作，盡可能減少人為因素引發的安全隱患。除此之外，事業單位還應當針對內網、外網進行隔離，基于認證機制、路由器設立雙層防護機制，從而有效保障檔案管理工作的安全性。

3.4完善檔案管理制度

事業單位應該不斷完善相關的規章與制度，將每一項工作責任都落實到具體的人，從而更好地確保檔案管理工作的有效性和規范性。檔案管理工作涉及內容比較多，為了保證檔案信息的真實、可靠，事業單位要建立有效的監管制度，一方面，可以安排多人負責檔案工作，相互監督；另一方面，可以借助信息技術，實現檔案管理的信息化監管，從而避免檔案信息失真的情況發生。再者，事業單位必須落實責任制，只有將檔案管理相關責任落實下去，才能更好地規范檔案管理人員的行為，促使他們按照相關要求來進行檔案管理。另外，事業單位應當將各部門緊密聯系起來，從而方便檔案管理，提高檔案管理效率。

4 結束語

總而言之，檔案管理是一項至關重要的工作，關系到事業單位的發展，信息化時代背景下，事業單位應當積極轉變觀念，創新檔案管理手段，革新檔案管理制度，事業單位其他部門也要給予檔案信息化建設充分的理解、支持，給予檔案管理部門更多的資金支持，保障檔案管理信息化建設的有序開展。

參考文獻

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