淺析檔案安全管理

黃淑芬

摘 要：檔案是人們在社會實踐活動中形成的原始記錄，其內容真實地反映了客觀事物發展變化的歷史原貌，是維護國家、集體、個人權益的重要法律信證。檔案安全是檔案管理的核心內容，無論是最初的實體檔案、隨網絡技術發展應運而生的電子檔案、還是以后可能形成的其它形式檔案，安全管理的重要性不可小視。

關鍵詞：檔案；安全管理；問題；對策

一、檔案安全管理概述

檔案安全管理是指是指建立檔案的有關單位或者專門的檔案館、檔案室對保管的檔案實體和信息內容采取有效保護措施，避免受到自然災害或人為侵害，并使其處于安全狀態的管理工作。當前檔案安全管理工作形勢出現了新的變化，除了要預防傳統紙質檔案的損壞風險，還要預防電子檔案的安全風險，同時管理方式上應用現代信息化技術在帶來便捷高效的基礎上，也存在著很大的安全隱患。

二、當前檔案管理中存在的安全問題

隨著當前檔案形式內容的多樣化以及管理的多元化，檔案安全管理也受到了更多不安全因素的影響，包括檔案管理人員主觀認識上的問題、客觀方面檔案管理設備設施的不完善，安全管理制度的不完善等，使得檔案在安全管理方面產生了一些較為突出的問題。

2.1.對檔案安全管理的重視程度不夠

無論是在機關、事業單位或者是在企業，檔案管理工作雖然一直作為管理工作的組成部分，但是并不受到重視，同時檔案管理人員自身也認為檔案管理不重視，更不用說檔案的安全管理了。有些專門的檔案館在檔案管理問題上會比較重視，但是在具體的安全管理上也存在著不足，缺乏安全風險防范意識，也缺乏應對處理能力。由于思想上的不重視，使得檔案安全管理具體工作存在著很多落實不到位甚至根本沒有進行安全防范的問題。

2.2.檔案存放場所和設備設施方面存在的安全問題嚴重

從檔案管理對象上來看主要有紙質檔案和電子檔案兩種，在安全管理上所面臨的風險也是不同的。首先，在傳統紙質檔案的安全管理問題上，主要包括檔案存放場所存在的安全隱患，場所所處地在地形地勢上或高或低；檔案存放場所溫度濕度也有可能造成檔案的損壞，尤其是溫濕度變化較大的地區。檔案存放場所安保措施的不健全也是檔案安全管理的隱患，例如缺少防盜門窗設計、電路老化等問題。其次，電子檔案的安全管理面臨的潛在威脅嚴重，包括計算機本身的存儲沒有進行加密處理、缺少對計算機病毒、黑客攻擊的防范措施。

2.3.檔案安全管理制度不健全

目前在大多數的檔案管理部門都有相應的規章制度，但是制度中存在著不完善的問題，從目前檔案安全管理制度來看，主要存在兩方面的問題，一是現有制度規范框架化嚴重，缺乏具體明確的崗位職責、安全管理措施責任人不明確，導致工作中缺少分工，出了事沒有人負責，相互推脫；二是制度中缺乏監管內容，工作人員在工作中缺乏監督，工作落實中很多疏忽、錯誤得不到糾正。

2.4.檔案安全管理人員能力素質有待提高

在機關、事業單位的檔案管理人員都是體制內的人員，對檔案安全管理工作不夠重視，工作中得過且過，防范意識差。檔案安全管理人員的素質能力不足體現在日常工作中安全管理工作落實不到位，例如定期的檢查工作只進行表面檢查，不細致，甚至有的根本不按照檢查要求進行定期檢查，導致一些檔案損壞而不知。

三、加強檔案安全管理的對策

3.1.提高檔案專業人員的知識素質以加強安全管理

檔案專業人員的知識素質指的是一個檔案專業人員從事本職工作應該具有一定廣度和深度的知識面。相關科學文化知識。檔案工作涉及工作面廣，知識門類繁多，特別是在各門學科相互滲透的今天，僅有檔案專業知識是遠遠不夠的，還要有比較全面系統的文史知識、科學技術知識，才能更好的勝任檔案工作。

3.1.1掌握文史知識。語言文字與檔案管理和服務是不可分割的，具有較強的語言表達能力，對于搞好檔案信息管理工作具有重要作用。書寫水平也很重要，因為檔案工作的各個環節，如編目、著錄、標引等與書寫水平是分不開的。

3.1.2掌握相關學科知識。現代檔案學與相關學科的滲透日益加強，檔案專業人員應有重點的學習和掌握相關學科知識。如法律知識等。

3.1.3掌握現代化管理知識。隨著檔案管理現代化技術建設和科學技術管理手段在檔案工作中的應用，要求檔案專業人員必須熟悉和掌握復印、縮微、音像以及電子計算機等現代化技術知識，才能適應檔案工作發展的需要。

3.1.4掌握宣傳知識。檔案部門要借助各種媒介宣傳檔案工作，提高社會檔案意識，促進檔案事業的發展。同時，還要注意相關知識的學習，加強檔案專業與其他相鄰專業的滲透與聯合，培養自己的信息編研、開發能力。綜上所述，政治理論知識扎實，檔案專業知識深厚，科學文化知識廣博，是一個檔案專業人員比較理想的知識結構。

3.2采取有效措施強化檔案安全意識，確保檔案安全

3.2.1領導重視，強化檔案安全意識。領導高度重視，始終把檔案安全工作作為一個單位的大事來抓，牢固樹立檔案利用服從檔案安全的意識，實行安全領導負責制，并建立完善檔案管理負責制，明確各項職責，將檔案安全工作落到實位，切實保障了檔案安全工作的順利開展。

3.2.2控制紙制檔案使用，提高檔案安全防范意識。檔案柜一般都要上鎖，檔案員不在時，檔案柜要鎖住以保護紙制檔案。檔案在庫房外未被使用時，不允許長時間攤放在桌子上，應及時放入專用的柜子中鎖好，檔案不準擅自帶離規定的場所如閱覽室等。對檔案的使用權限要做出明確規定，誰可以接觸哪些紙制檔案，但無論是誰有權利使用，也只有檔案人員才能進到檔案室去取資料。查閱不同檔案的人員未經允許不準私自交換閱覽所查閱的檔案，未經允許不準使用者擅自拍照、抄錄、復印。

3.2.3規范操作，強化檔案信息系統安全管理。建立科學的電子歸檔制度和文件管理記錄系統，并嚴格執行保管制度，落實專人負責，做到規范操作軟件，有序利用檔案；在軟件的技術利用上，設立系統防火墻，不斷完善檔案安全管理制度，這樣從技術要求和管理措施兩方面有效地保證了檔案的安全管理。電子檔案的存放，不同的軟盤要放在專門設計的盒子、圓盤內，保持軟盤干凈并不受損害，不要觸摸磁盤的表面，要防塵、防油漬，且遠離磁場。

3.2.4嚴防泄密，強化檔案人員崗位職責意識。嚴格執行《檔案法》以及國家有關檔案工作的各項方針政策，定期做好檔案工作的法規、制度、規定的宣傳工作，切實加強全體人員的檔案意識。

3.2.5依照相關法規，加強了對文件材料收集和鑒定銷毀工作的監督、檢查和管理。使檔案管理更趨合理化、規范化、科學化。嚴格按照保密法和檔案法管理檔案，保證檔案的安全和利用。

3.2.6落實制度，提高檔案安全保管能力。加強對檔案保管、利用、保護、保密等規章制度的落實，實行檔案專人保管，專人查閱，集中歸檔，認真執行《檔案保管保密制度》、《檔案鑒定銷毀制度》、《檔案查閱利用制度》、《檔案管理人員崗位職責》等相關制度，并按照各項規章制度的要求認真落實整改。

四、結束語

檔案資源不但能夠作為歷史資料起到依據性作用，同時檔案也是重要的文化資源，但是許多單位的檔案管理尤其是安全管理沒有被重視，檔案安全管理問題突出，從基礎設施、設備到制度規范、管理人員能力素質等都存在著一定的欠缺，本文在問題分析的基礎上提出了改進的建議。實際上檔案管理中不只安全問題，還有許多其他問題需要我們進行系統研究。

參考文獻

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