淺談人事檔案在人力資源管理中的有效應用

陳純穎

人事檔案是人才信息的重要載體，人事檔案管理工作是人力資源管理中不可缺少的一個重要組成部分，人事檔案管理的完善對人力資源管理的有效性具有重要的現實意義，從新的視角來看待人事檔案管理工作，客觀分析二者之間的關系，有效地把人事檔案應用在人力資源管理中，將會推動人力資源的科學管理。

1 人力資源管理與人事檔案的關系

1.1 人力資源管理是一種管理職工關系的戰略方法。人力資源管理強調開發職工的潛能對獲取持續競爭優勢的作用。人力資源管理的中心是人，宗旨是以人為本。人是關鍵要素，首先要服務好人，才能做好管理工作。一個強勢、富有競爭力的單位或團體不一定要擁有多少高學歷、高職稱的人員，而關鍵在于人力資源的合理搭配，只有將人員的知識結構、年齡結構、專業結構合理搭配，才能提高內部人力資源的整體配置效率，充分發揮整體協同優勢，而在這一戰略方法的實施過程中，人事檔案恰恰可以提供有效的信息支持。

1.2 人事檔案是人才信息的記錄，是人力資源管理的信息依據。它是各類人才在社會實踐活動中形成的原始記錄，是個人經歷、德能勤績、工作表現等方面的綜合反映，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用人才的重要依據。人事檔案可用于估計目前的人力資源，包括人員技術水平、能力和潛力在內的利用和可配置情況，可實現人力資源信息共享，科學預測人力資源的需求，促進人才在各地區、行業、組織之間的合理流動，使人力資源得到最佳的合理配置。

1.3 人事檔案是人力資源管理過程中各種信息的載體。人事檔案的內容是人力資源管理過程中識別人才、選拔人才、使用人才的重要依據。人力資源管理與人事檔案管理相互作用、不可分離，人力資源的廣泛使用能促進人事檔案的發展，人事檔案的科學化管理，又會推動人力資源的開發，從而影響該單位或團體的核心競爭力。所以，單位人事部門要以利于單位人才隊伍建設為立足點，做好人事檔案管理和人事檔案信息的綜合分析，為單位人力資源管理工作提供有效的服務。

2 人事檔案管理可有效促進人力資源開發

2.1 有效服務于人力資源配置。在任何一個組織機構中，其人力和物力都必須具有一個合理的有機比例。人力資源的數量、質量和物質資源的比例要符合這一有機比例。在這一有機比例既定的條件下，人力資源之間的配合關系越是合理而融合，職工的積極性、自覺性和創造性越能得到充分發揮，人力資源配置力效用也最大，產生的競爭優勢也會越大。人事檔案全面記錄了職工的個人經歷、德才表現及發展過程，依據人事檔案提供的信息，可使各類人才揚長避短，各盡其職，最大限度地發揮人才配置水平，為所在組織機構的人力資源管理工作提供有效服務。

2.2 促進人力資源的合理利用。利用人事檔案能進一步了解相關人事信息，從而對其進行科學管理，根據不同人才的能力和各類人才的不同特點，在組織機構內進行合理配置，因事而擇人，因人以治事，把人才資源配置到最能發揮作用的地方和崗位，充分發揮人才的特長，促進部門之間、系統之間、組織機構與組織機構之間人才合理有序地流動，避免人才擠壓和用非所學的現象產生，從而使管理者在管理中實現“為事擇人、任人唯賢、專業對口、事得其人”，進一步為組織機構的發展迅速、合理地配置人力資源。

2.3 有利于人力資源需求預測的科學化與規范化。影響人力資源需求的因素主要來自組織機構內部，通過分析有效的人事檔案信息，總結組織機構或部門的人才儲備狀況。人事檔案中記錄了職工學歷教育、職業資格培訓、專業技術人員繼續教育等信息，結合人力資源流動的檔案信息，預測人才的需求狀況，從而有效、科學地制定人力資源計劃，為領導的決策提供可靠的依據。

3 改進人事檔案管理，更好地為人力資源管理服務

3.1 建立科學的人事檔案分類系統，充實檔案內容。人事檔案管理必須要適應現代化管理的要求，積極拓展管理職能，使人事檔案工作真正適應人力資源管理的新要求，為人力資源開發提供強有力的保障。在傳統人事檔案管理中，人事檔案的內容主要是依據干部人事檔案標準所分的十大類，筆者認為，要更好地為人力資源管理服務，應根據人力資源管理的新觀點充實人事檔案內容，使之能多方位全面地表現一個人。人事檔案不僅要反映一個人的歷史，還要展現一個人的現實，這就要求檔案管理人員做到以下兩點：第一，及時更新、補充動態材料，比如，近期工作成績、繼續教育情況、職稱評定、獲獎情況等。充實檔案內容可大大提高檔案在人力資源管理中的信息價值和數據支持作用。第二，定期對原有的人事檔案進行審核鑒定，剔除無保存價值的內容，補充新的內容，使人事檔案的信息得到及時更新。

3.2 建立健全科學有效的人事檔案管理制度。制度建設是保障人事檔案管理有效進行的關鍵所在。人事檔案管理要根據新形勢、新情況、新任務及時建立健全更為科學合理的人事檔案管理制度，使人事檔案管理工作更加制度化、規范化。在人事檔案材料的收集上要及時、完整；在鑒別上要遵循取之有據，舍之有理，做到去偽存真，確保人事檔案材料的真實性；在人事檔案材料歸檔中要做到分類準確，裝訂整齊；在遞轉人事檔案過程中要確保人事檔案檔案材料的安全可靠，同時要加強對人事檔案信息內容保密性與安全性的教育。檔案管理人員還要注意對人事檔案的內容進行及時更新、補充。

3.3 建立科學化、現代化人事檔案管理體系。隨著時代的發展，人事檔案材料越來越多，傳統管理模式勢必會給信息查找帶來諸多不便，而且以往的手工勞動強度大，每年形成的考核表、工資薪級表、干部任免表、勞動合同等，收集、編號、歸檔工作期限長，耗時耗力。建立人事檔案現代化電子信息管理系統勢在必行。目前，計算機代替傳統的手工操作正逐步實現，在使用人力資源管理系統的過程中，要充分發揮現有數據庫的強大作用，實現自動化、網絡化和文檔一體化，變被動接收為開發潛在價值、主動提供服務。除嚴格按照中組部的要求實現檔案目錄計算機管理外，還應對部分人事檔案材料的形成、歸檔實行計算機管理，使檔案管理人員從繁瑣低效的手工勞動中解放出來，實現個人信息電子檢索和聯網查詢，及時更新檔案信息，最大限度地為識才、育才、用才提供服務，更好地為組織機構的發展做出貢獻。

3.4 提高人事檔案管理人員的業務素質與檔案意識。在知識經濟時代，檔案管理人員的業務素質也要與時俱進，不斷提高。在引進高素質人才充實到檔案管理部門的同時，要加強對現有人事檔案管理人員的培訓教育，使其肩負起宣傳《檔案法》、普及檔案知識的重任，宣傳人事檔案工作的方針政策及其執行情況；全民形成人人關心人事檔案的局面；為檔案工作的開展營造一個寬松、和諧的環境。改變過去被動服務方式，積極主動地與各部門溝通協作，及時有效地提供各種信息， 以適應新的、更高的檔案管理要求，更好地為人力資源管理服務，為高層決策服務。