淺析新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化

楊煥英

摘 要：隨著檔案規(guī)模化的擴(kuò)大，對(duì)檔案的管理工作顯得尤為重要，本文主要通過(guò)對(duì)新形勢(shì)下的檔案管理工作的規(guī)范性進(jìn)行探討，檔案管理的核心目的是對(duì)檔案管理根據(jù)一定的規(guī)范進(jìn)行管理，在此基礎(chǔ)上，突出此項(xiàng)工作的核心，盡力保證檔案管理是處于一定的規(guī)范下進(jìn)行，使得對(duì)資源的管理和利用顯得更加有據(jù)可循。本文主要就當(dāng)前檔案管理的工作的重要性進(jìn)行了大概的說(shuō)明，只有通過(guò)對(duì)管理方法的改變才能使得檔案管理真正成為單位前進(jìn)的參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；規(guī)范化；新形勢(shì)；工作內(nèi)容

對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化的管理是檔案管理的核心內(nèi)容，也是衡量信息管理的優(yōu)劣的標(biāo)準(zhǔn)，沒(méi)有規(guī)范性的管理對(duì)后繼的資料查詢的難度大大增加，檔案管理人員都是朝著管理更加模塊化和規(guī)范化的方向發(fā)展。然而由于某些單位對(duì)檔案管理工作的重視性不夠高，沒(méi)有充分意識(shí)到檔案對(duì)一家單位的重要性，使得單位員工對(duì)檔案管理的工作沒(méi)有投入過(guò)多的時(shí)間，使得前期建立的檔案并不能對(duì)后來(lái)的數(shù)據(jù)查詢管理提供太大的幫助，檔案是代表了一個(gè)單位發(fā)展歷程的見(jiàn)證者，對(duì)以后的發(fā)展也起著重要的參考作用。沒(méi)有對(duì)檔案進(jìn)行管理的單位也將造成嚴(yán)重的資源浪費(fèi)，使得后期的發(fā)展沒(méi)有前期的發(fā)展做技術(shù)參考。

1 對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理的重要性

每一個(gè)有發(fā)展前景的單位都有一套完善的檔案管理的方法，由于檔案管理是一個(gè)單位的總體工作設(shè)計(jì)的參照標(biāo)準(zhǔn)，因此單位的運(yùn)營(yíng)者需要對(duì)檔案的管理投入更多的注意力，使得員工對(duì)單位的檔案管理進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)管理方法的科學(xué)性，并持續(xù)對(duì)外界的先進(jìn)的管理方法和經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行吸收和借鑒，對(duì)單位的管理方法進(jìn)行符合自己?jiǎn)挝惶厣芾矸椒ā?/p>

由于技術(shù)的發(fā)展，使得檔案的管理工作也逐漸轉(zhuǎn)向技術(shù)化的管理模式，技術(shù)化的管理方式的出現(xiàn)使得對(duì)管理中存在的缺陷和可能造成的錯(cuò)誤的概率進(jìn)行了大幅的降低，減少了由于工作的復(fù)雜性而造成的紕漏。然而由于目前單位決策者對(duì)單位檔案管理的重要性沒(méi)有充分的意識(shí)，使得外界先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)沒(méi)有進(jìn)入管理團(tuán)隊(duì)，使得管理工作的信息化沒(méi)有充分的張開(kāi)，又有對(duì)檔案管理的信息化的忽視，使得對(duì)檔案管理的設(shè)計(jì)進(jìn)行造成了一定的阻礙。為了解決類似的問(wèn)題，需要對(duì)檔案管理的工作進(jìn)行一系列的優(yōu)化，著力推動(dòng)檔案管理向信息化的方向發(fā)展，盡力減少由于人力誤差造成的管理錯(cuò)誤，對(duì)管理工作的合理性和規(guī)范性進(jìn)行要求。

2 加快現(xiàn)代化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化

加強(qiáng)檔案管理工作的現(xiàn)代化是很有必要的，是新形勢(shì)下檔案管理的必然趨勢(shì)。隨著信息化在社會(huì)中的不斷深入，各種現(xiàn)代化技術(shù)已經(jīng)深入到人們工作生活。這些技術(shù)不僅能夠極大的提升工作效率，甚至能夠顛覆傳統(tǒng)低效的工作模式。將現(xiàn)代化技術(shù)引入檔案管理工作中是一種很好的選擇，這不僅能夠提升管理工作的效率，還能夠很好的保障檔案管理的質(zhì)量。首先，在檔案管理工作的展開(kāi)中可以更多的引入信息化技術(shù)。其次，許多實(shí)用的管理軟件可以很好的提升檔案管理工作的效率，這不僅是檔案管理現(xiàn)代化的體現(xiàn)，這也能夠拓寬檔案資料的范疇，讓更多有價(jià)值的檔案資料能夠得以留存。此外，在檔案資料的利用上也可以很好的引入現(xiàn)代化技術(shù)，這不僅能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料的充分共享，也能夠讓這些有價(jià)值的資料更好的發(fā)揮其社會(huì)效益。現(xiàn)代化技術(shù)的引入不僅會(huì)顛覆傳統(tǒng)的檔案資料的管理模式，這也是新形勢(shì)下檔案管理的必然發(fā)展趨勢(shì)。

3 目前檔案管理工作的現(xiàn)狀和其中存在的問(wèn)題

3.1缺少一套完善的系統(tǒng)化的管理模式

由于檔案管理的工作量過(guò)大，且其中蘊(yùn)藏的結(jié)構(gòu)相對(duì)繁瑣，因此如果單純依靠人工進(jìn)行分類整理管理工作的話，勢(shì)必會(huì)造成一定的工作誤差的產(chǎn)生。當(dāng)今世界是一個(gè)信息化水平高度發(fā)展的社會(huì)，大量的人工進(jìn)行的工作將會(huì)逐漸被淘汰，因此單位在進(jìn)行檔案管理的工作時(shí)，需要將信息化管理加入到管理的工作中，但是由于目前的信息化的管理水平相對(duì)較差，使得利用信息化的管理手段也同時(shí)存在以下的問(wèn)題：由于對(duì)檔案管理進(jìn)行研發(fā)的投入不夠大，使得和管理工作相匹配的硬件設(shè)施跟不上，對(duì)目前先進(jìn)的管理模式不能很好的適應(yīng)，因此為了使得硬件設(shè)備能夠跟上管理的發(fā)展節(jié)奏。

其次，由于軟件單位對(duì)信息管理模式的軟件研發(fā)的投入不夠大，使得目前市面上流通的軟件都已經(jīng)被時(shí)代淘汰，之前的設(shè)計(jì)軟件是根據(jù)以往的管理模式編程的，在當(dāng)時(shí)可能很先進(jìn)的技術(shù)在目前看來(lái)還是存在很多的缺陷，使得對(duì)目前的管理方法不能共同工作，對(duì)目前的信息管理工作的發(fā)展造成了一定的的阻礙，落后的軟件也對(duì)信息的查詢有很大的困難，使得信息的管理對(duì)今后的適用沒(méi)有幫助。由此可見(jiàn)，在當(dāng)代的管理技術(shù)發(fā)展還相對(duì)落后的前提下，對(duì)檔案管理不能一味的采取過(guò)去的不合時(shí)代發(fā)展的管理軟件進(jìn)行管理，對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化的建設(shè)需要找到能夠適應(yīng)目前社會(huì)發(fā)展的信息系統(tǒng)幫助完成，由于當(dāng)時(shí)的硬件和軟件的發(fā)展不能完全滿足時(shí)代的發(fā)展，因此需要投入更多的資金進(jìn)行軟硬件的研發(fā)工作，只有加強(qiáng)了基礎(chǔ)設(shè)施的研制，才能為后來(lái)的管理水平的現(xiàn)代化提高前提條件。

3.2目前的信息管理缺乏一定的時(shí)效性

目前的社會(huì)講究的是工作的時(shí)效性，只有信息管理工作的時(shí)效性得以解決，才會(huì)真正推動(dòng)信息化的管理進(jìn)入發(fā)展的正常水平。然而由于目前對(duì)信息化的管理工作沒(méi)有足夠的規(guī)范，使得信息管理的內(nèi)容與實(shí)際問(wèn)題的解決所需要的信息可能有一定的誤差，而出現(xiàn)的誤差的原因主要在以下幾個(gè)方面有充分的體現(xiàn)：首先，由于單位整體對(duì)信息化的管理模式的接受程度不是很高，使得負(fù)責(zé)信息管理的工作人員沒(méi)有對(duì)自己的工作沒(méi)有充分的認(rèn)識(shí)。員工工作態(tài)度的消極使得工作的進(jìn)行收到一定的阻礙，對(duì)信息化管理的現(xiàn)代化的進(jìn)程造成了一定的影響。

另外由于目前負(fù)責(zé)管理的工作人員的負(fù)責(zé)的管理職責(zé)并沒(méi)有那么明確，有些工作人員甚至是其他的崗位的員工進(jìn)行的偶爾兼職做信息管理的工作，因此，使得信息管理的工作的時(shí)效性明顯降低，使得有些工作的檔案信息管理沒(méi)有在最短的時(shí)間內(nèi)做好歸檔工作，這直接造成了檔案管理的延時(shí)性，對(duì)檔案的管理模式的建設(shè)造成了一定的阻礙，這種管理模式不僅對(duì)企業(yè)的發(fā)展造成延遲，更使得單位對(duì)外界信息的接受大大降低的現(xiàn)象的發(fā)生，對(duì)整個(gè)單位的工作效率的影響也非常大。

3.3負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員技能水平跟不上時(shí)代的發(fā)展

雖然單位對(duì)所有的信息化的檔案管理工作提出了管理理念，但是由于真正負(fù)責(zé)的員工的工作能力不能夠完全勝任這份工作，對(duì)信息化的管理模式不能夠更加清楚的認(rèn)識(shí)，使得單位的信息化的管理造成了一定的阻礙。目前在大多數(shù)的單位中負(fù)責(zé)信息管理的員工不能充分的認(rèn)識(shí)到信息化管理模式對(duì)單位發(fā)展的巨大好處，使得對(duì)檔案進(jìn)行的規(guī)范化的管理遇到了很大的阻礙，并且在現(xiàn)代技術(shù)的角度看，雖然目前總體的技術(shù)的發(fā)展速度較快，發(fā)展的水平也較高，但是由于一直對(duì)信息的管理的投入一直都較低，因此，目前的先進(jìn)科技能被轉(zhuǎn)化為信息管理的方法的東西目前還比較少，并且單位沒(méi)有投入經(jīng)費(fèi)使得管理人員對(duì)這類的管理方法進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，使得管理人員對(duì)專業(yè)性的管理方法不能掌握。因此這就需要單位對(duì)信息的管理投入一定的經(jīng)費(fèi)，派遣管理的員工對(duì)這類專業(yè)技能的培訓(xùn)進(jìn)行參與，使得整個(gè)單位的整體員工管理水平得到較大的提高。

4 適應(yīng)新時(shí)代的管理規(guī)范化的措施

對(duì)于不同的單位來(lái)說(shuō)管理方法并不是一樣的，由于管理方法與各個(gè)單位的具體情況與后者直接的關(guān)系，因此在制定管理方法的時(shí)候需要根據(jù)單位的具體情況進(jìn)行具有單位特征的設(shè)計(jì)，使得新的管理方法能夠完全適應(yīng)單位的需求。在對(duì)檔案管理的方法的使用過(guò)程中，需要注意對(duì)方法的及時(shí)更新，單位的發(fā)展?fàn)顩r進(jìn)行實(shí)時(shí)的調(diào)整，并且需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行一系列的約束，使得他們能夠兢兢業(yè)業(yè)的完成管理工作。其次，單位的管理決策者需要及時(shí)了解管理工作的更新動(dòng)態(tài)情況，使得檔案管理人員及時(shí)對(duì)檔案管理的方法進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，并且對(duì)當(dāng)前單位運(yùn)營(yíng)情況的發(fā)展?fàn)顩r及時(shí)對(duì)管理方法進(jìn)行更新。

5 結(jié)語(yǔ)

由于技術(shù)的發(fā)展速度十分迅速，因此在進(jìn)行管理的同時(shí)需要注意外界的新方法新技術(shù)的更新，對(duì)新的方法進(jìn)行學(xué)習(xí)，并且由于一些檔案的特性比較特殊，管理人員需要仔細(xì)篩選這些檔案進(jìn)行分類的管理。單位的管理人員要不停的提高自身的素質(zhì)，使得單位通過(guò)資料的管理對(duì)單位的總體能力進(jìn)行提高。

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