大數據分析在企業檔案管理中的應用策略

解玉蘭

摘要：本文從大數據分析方法在企業檔案管理中的應用現狀出發，結合相關資料為未來利用大數據進行檔案管理提出了一些建議，并闡述了在實施過程中需要注意的一些事項。

關鍵詞：大數據分析；企業；檔案管理

一、引言

信息時代下，大數據、云計算等各種新興技術層出不窮，其中大數據是以容量大、類型多和應用價值高為主要特征的數據集合。在企業的檔案管理中應用大數據技術有利于對企業運營管理過程中產生的各種數據進行深度挖掘，最終形成數據分析報告為企業管理層的相關決策提供支持，對于提高企業核心競爭力具有積極意義。

二、大數據分析方法在企業檔案管理應用現狀

（1）有關大數據的探究活動更加深入

世界最權威雜志《科學》于2008年開始開設了大量的大數據專欄，帶動了國內外的很多專家紛紛開始了對大數據的應用研究，在經過一系列研究之后大數據基本已經能夠分成四部分：科學、技術、應用和工程。目前技術的大數據應用是兩個主要研究方向，并且當前對大數據的研究更加成熟，企業在大數據技術的應用方面也不斷增強。

（2）檔案資源是企業做出決策的依據

企業在進行相關決策的時候必須要保證信息數據的準確性，否則容易導致決策無效。所謂企業檔案是指企業在日常生產經營過程中形成的各種形式的對國家或者社會、職工具有保留意義的文件材料，企業的檔案能夠讓企業更好地采集和搜索相關信息，通過最優方式對信息進行開發和利用，屬于企業的無形資產。隨著信息技術和互聯網應用的飛速發展，大數據已經得到了企業領導的更多重視，由此可以看出在企業檔案管理中提高大數據技術的應用對于提高企業競爭力具有重要意義。

三、企業利用大數據分析方法進行檔案數據管理的建議

充分而且全面的掌握企業的信息資源是保證企業生產經營決策和各種管理決策良好利用大數據技術的前提，企業的整個信息資源利用管理過程中都不能忽視對于信息的利用，要按照資源運作周期全面掌握信息數據，同時還要做好數據的保存工作，做好相關數據信息的格式化預操作。常見大數據分析方法包括可視化分析、數據挖掘、預測分析、語義分析和數據質量管理。

（1）數據質量管理提升企業檔案數據的資源品質

當前企業的數據大都呈現出了4V特點，傳統的數據管理形式已經不能滿足對數據的處理和分析，目前使用比較廣泛的是數據并行處理系統和非關系型的數據庫，將ETL工具移入到云計算平臺系統對于數據的清洗、重復檢測和缺失數據處理、邏輯錯誤檢測都有重要意義，有利于保證企業檔案數據資源的數據質量。

（2）可視化分析提升企業檔案數據資源可理解性

大數據的可視化分析就是在大數據自動分析數據的同時，利用可視化界面和人機交互技術提高人對數據的洞察力。企業檔案數據資源的可視化分析就是將檔案數據生成各種報表以及文本、視頻等，方便決策制定者理解運用。以企業中的文本數據可視化為例，標簽云是目前比較流行的文本可視化技術，能夠將檔案文本中潛在的主題進行分類、邏輯結構和詞頻重要度直觀的展現出來，成為企業決策的依據，相類似的還有很多不同類型的檔案信息可視化技術，如網絡數據可視化、時間序列可視化等。

（3）語義引擎實現企業檔案數據資源的智能提取

信息時代下全球信息儲存量暴漲，傳統的百度搜索引擎僅僅能夠滿足對關鍵詞的匹配搜索，檢索的準確率比較低，檢索結果的關聯度也不強。實現高質量的搜索體驗和智能提取是語義搜索引擎的主要優勢。語義引擎是在語義網的發展帶動下來實現語義搜索的引擎，能夠通過分析搜索者的語義檢索請求來理解搜索者的真正意圖，對語義分析通過語言處理進行概念匹配。企業人事檔案中應用語義引擎，能夠分析該檔案中人的職務和級別，提取出姓名、級別、時間等關鍵信息，提高檢索命中率。

（4）數據挖掘發現企業檔案數據資源的隱性價值

數據挖掘又稱為數據庫知識再發現，就是分析數據之間的關聯性。主要的數據挖掘方法有機器學習法和神經網絡方法等。在大數據分析中，數據挖掘是核心，對企業來說檔案數據數據由企業正常運行管理中形成的檔案數據和企業運行過程中遺存在互聯網上的數據組成。前者通過運用聚類、關聯等方式對企業內部數據進行挖掘，為創新人員的決策提供數據支持，后者通過網絡輿情及時跟蹤獲得市場前沿信息，調整企業的競爭策略。

四、大數據分析方法運用于企業檔案管理中的注意事項

（1）控制成本

使用大數據分析方法要借助一定的運算工具，需要企業進行相關投入，由于信息具有一定的復雜性因此很難控制好成本投入，要求企業提高自己的成本控制能力，盡量做到低投入高產出，增加大數據分析帶來的利潤增加。

（2）增強時效性

大數據中運用的數據動態性比較強，因此在分析過程中要認識到這種特性帶來的影響，若是信息的時效性得不到保證，那么決策的制定也就不能及時發揮作用。其實大數據分析方法的關鍵環節在于建模，只要在建模過程中保持高度敏感和靈活，保證模型與數據更新之間不脫節就能保證信息的時效陛。

（3）重視人文情感

在企業檔案管理中，大數據分析方法具有一定的客觀性，因此也導致其存在一個明顯問題——缺少人文感情。受到此方面的制約導致數據分析無法具體表達用戶情感，盡管大數據分析的工作效率比較高，但是畢竟是一種機械式的運算程序，人文精神關懷方面為零。

五、結語

在大數據時代背景之下，企業檔案管理中應用大數據分析方法具有重要意義，一方面有利于幫助企業的管理者在制定企業發展決策的時候提供科學依據；另一方面有助于通過企業的運營數據分析來降低企業的運行成本，提高市場競爭力，在企業檔案管理中科學運用大數據技術將會為企業發展做出巨大貢獻。

（作者單位：大唐湘潭發電有限責任公司）