董秘是個什么官？

仲繼銀

中國經濟已轉入高質量發展階段，2018年3月的總理政府工作報告提出大力推動高質量發展。董事會的質量直接決定公司治理的水平，進而影響經濟發展的質量。高質量的董事會，必須有高素質的董事會秘書。董秘的職業素養是決定董事會質量的一個重要因素，也是公司在諸多方面能否合法合規順暢運作的一個重要影響因素。董秘需要哪些職業素養？這得從董秘的工作職責和法律地位談起。

工作職責

作為一種法定機關的公司秘書，董秘的職責貫穿于整個公司。大致可以把董秘的職責劃分為三類：為董事會服務、為股東服務、為公司服務。

為董事會服務方面，董秘要確保適當的董事會運作程序到位并被遵守，董事會治理規則得到執行。董秘要配合董事長準備會議議程，向董事會成員發放會議議程及其他會議資料，為會議提供其他一些秘書性的工作支持，在會議中提供有關法律和監管政策方面的咨詢，記錄、發放和保存董事會紀要，保管法律和監管政策要求的法律性文件，需要時向董事會成員傳達有關公司的信息，跟蹤并保持告知董事們有關公司治理的當前思想和實踐動態等。

為股東服務方面，董秘是公司聯系股東和機構投資者的主要節點。特別是在有關信息披露、股東大會和公司治理事務上，董秘要確保有關溝通渠道的通暢和信息的全面、準確。

為公司服務，是董秘在英美公司法上被稱為公司秘書、是公眾公司必設的一種法定機關的根本原因所在。董秘應保證公司遵守與本公司業務活動相關的法律法規和行為準則。

法律地位

在公司法和公司治理基礎規則上，董秘（公司秘書）首先是一種職責，然后才是一種執行此種職責的管理職位。董秘跟董事會一樣是公眾公司必設的一種內部治理機制。相比之下，董事長、首席執行官只是公司可以自行設立或者不設立的一種管理職位。英美國家公司法上，只有股東、董事和高管人員，并沒有董事長、首席執行官等概念。

公司法與公司高管職位設置之間關系的基本規則是，公司應該通過章程或者董事會決議來明確公司的主要高級管理職位，其中必須有的只是負責“公司秘書”職責的一位。比如，美國《特拉華州普通公司法》有關公司“高管人員”的規定，“每一家公司應當在公司管理章程或者與管理章程不相抵觸的董事會決議中說明，有一定職位稱呼和責任的，一定的官員。官員中的一位，有責任把股東會和董事會的會議討論事項記錄在專用的記錄冊中”。這位官員及其所負的職責，就是公司秘書。

英國是現代公司制度和公司法的起源地，英國公司法有關公司秘書的規定，是董秘法律地位的重要范本。英國2006年公司法共1300條，關于公司秘書的共11條。私人公司可以不設公司秘書，一些通常要求由公司秘書完成的職責，可以由公司董事或者董事授權的其他人來完成。公眾公司必須設公司秘書。公眾公司董事有義務采取所有合理措施，確保公司秘書符合以下兩條標準。一是，在公司董事們看來，具有履行公司秘書職責所必須的知識和經驗；二是，要至少具有以下四種職業資歷中的一種：在任命其為公司秘書之前的5年中，至少擔任3年的公眾公司秘書職務；是英國2006年公司法所認可的7個專業團體中某一團體的成員；是英國任何地區的出庭律師、辯護人或事務律師；在公司董事看來，由于擔任任何其他團體的任何其它職務或是該團體的成員而有能力履行公司秘書的職責。

管理人員角色

在中國內地，董秘必須是自然人，是公司的全職工作人員，但在有些地方董秘可以是自然人，也可以是機構，可以是兼職的，可以是會計師事務所代理的。在沒有合適的董秘人選情況下，可以由公司的一個部門承擔董秘的職責。中國公司法規定上市公司的董秘屬于公司高級管理人員；在非上市公司，董秘算不算高級管理人員，可以由公司在章程中自己決定。

在中國香港，上市公司秘書必須是自然人，但非上市公司的秘書可以是機構。根據聯交所上市規則，上市公司的秘書須為一位常駐香港的人士，必須具備上市公司秘書職務所需的知識和經驗；上市公司秘書必須具有以下專業資格中的一種：特許秘書及行政人員工會香港分會會員；律師或大律師；專業會計師。在董秘是自然人并且是董事的情況下，要根據有否其他身份來判定他是執行董事還是非執行董事，僅就其董秘職責來說不能看作是管理層人員。作為自然人的董秘，如果同時是公司全職工作人員，他很可能要承擔董秘職責之外的“管理性職責”，這時也許應該把他看作執行董事。

董秘，與董事長、總裁、總會計師等歸董事會管理，由董事會選任和解聘。換言之，董秘不是董事長秘書，其責任對象不是董事長個人，而是公司和董事會。這是中國公司要特別注意的一個問題。

素質要求

從上述有關董秘的工作職責、法律地位和管理人員角色三個方面綜合來看，董秘的最重要素質要求是法律和會計方面的專業資格和知識，這是董秘需要具備的硬素質。對此，英國2006年公司法中規定的很明確，除非你在過去5年至少做過3年的公眾公司董秘，否則，你必須具有法律或是會計方面的專業資歷，才能被聘為公眾公司的董秘。

從公司法的硬性要求角度來說，只對董秘有明確的職業素質要求。英國2006年公司法，對公司董事只有需要年滿16歲這一要求。即使你小學都沒畢業，你一樣可以成為董事。即使你博士畢業，但沒有法律或會計等相關的專業資歷，也沒有擔任過董秘或其他專業團體中的類似職務，你不能被公眾公司聘為董秘。硬性的專業資歷是成為董秘的入門條件，但這僅是一種任職資格，并不能保證你成為一個實踐中的高素質的董秘。要成為一個實踐中的高素質的董秘，還需要諸多方面的職業素養，或軟實力。作為董秘，不像董事長、首席執行官那樣要對公司全面負責，但是他的工作所涉及的范圍同樣大，甚至是更廣。

董秘要負責組織董事會會議、股東會議，這要求其在熟知相關法律法規要求的同時，具備有效組織會議方面的能力，要好好學學《羅伯特議事規則》等。董秘要負責信息披露和股東溝通工作，這要求其在理解公司財務和會計的同時，還要理解公司戰略，特別是并購和重組等直接與資本市場相關的問題。

董秘要為公司服務，要作為一個公司治理專業人士從整體上監控公司運營的合法合規性及是否完全遵守了公司行為準則等。可以說，董秘要“眼觀六路耳聽八方”，能及時捕獲、精準獲取有關信息，并能正確有效地處理相關問題。要了解公司外部治理體系，密切關注和把握公司外部治理動態。要掌握公司內部治理機制的設置與運作，監控公司內部治理運作流程，遇有不暢要及時進行梳理和改進。

作者系中國社會科學院研究員