科技局電子檔案資源的現狀與整合

楊紅

摘 要：本文主要針對科技局的檔案管理問題進行分析，并且提出在信息化時代背景下科技局電子檔案管理策略，旨在提高科技局檔案管理水平，促進我國科學技術事業的快速發展。

關鍵詞：科技局 檔案管理 電子檔案 管理問題 對策

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）05-00-01

引言

隨著我國對經濟社會發展的重視程度不斷提高，各個領域、各個單位的工作任務也越來越繁重，科技局作為我國科學技術事業發展的重要職能部門，在工作過程中產生的檔案資源也越來越多，科技檔案資源十分重要，對我國科技事業發展有不可替代的意義，科技檔案記載著科技局過去的工作、業務活動，是有保存價值的各種歷史記錄，也是科技局工作的體現，可以為科技局未來的工作提供各種理論依據，幫助管理人員作出決策。為了促進我國科學事業不斷發展，提高科技局管理水平，必須要結合信息化時代背景，開展電子檔案資源管理，促進電子資源管理實現規范化、現代化發展，對各類檔案進行分類整理，合理利用，真正發揮檔案資源的作用。

一、當前科技局檔案管理存在的問題

1.檔案管理規范化程度不高

檔案管理是科技局工作的重點，但是由于傳統管理理念的影響，使得很多科技局檔案管理人員在工作過程中認識不到位，在開展檔案管理的時候沒有按照規章制度對各種檔案信息進行收集整理和處理，檔案管理不夠規范[1]。

2.檔案管理人員水平不高

由于傳統管理體制的限制，使得很多館員沒有危機意識，在工作過程中對各種新技術的學習也不夠，科技局的檔案管理人員沒有積極加強對新技術的學習，工作過程中的責任意識不強，因此對科技局檔案管理帶來較大影響。

3.科技局檔案管理信息化水平不高

科學技術的不斷發展，對于科技局的快速改革與發展也產生了重要的促進作用，科技局將很多先進的設備、技術等都引入到管理過程中，比如在檔案管理過程中也開展技術創新，但是由于管理人員的綜合能力水平問題，科技局在檔案管理過程中對這些設備和技術的應用不到位，缺乏應用，而且科技局的檔案管理機構內部設置比較混亂，在檔案管理過程中隨意性和盲目性都比較高。

4.電子檔案數據丟失

電子檔案管理雖然具有一定的優勢，但是檔案管理過程中依舊存在很多問題和風險，比如在管理過程中對檔案資源進行記錄的時候一旦出現小的錯誤，很有可能導致大部分檔案資源數據出錯，造成嚴重后果。另外，在存儲各種電子檔案資源的時候，由于采用計算機和互聯網技術，所以存在一定的安全隱患，比如信息存儲、傳輸過程中被盜取，出現信息泄露、信息丟失，而且還可能會出現由于系統不兼容導致檔案信息丟失的問題，這些問題都為檔案管理帶來一定挑戰[2]。

二、科技局電子檔案資源管理對策

1.加強科技局電子檔案使用過程的規范化管理

在科技局檔案管理過程中產生的檔案信息越來越多，要充分將這些檔案信息利用起來，為科技局的發展服務。首先必須要建立一個完善的檔案管理制度，將檔案管理看成動態過程，及時進行檔案的收集、補充、整理、材料鑒別、檔案資料的移交、各種檔案資源的查閱等過程進行規范，從而使得檔案管理工作可以順利推進。另外，還應該要不斷完善科技局檔案管理制度體系，結合科技局的實際工作以及檔案管理需求，制定科學合理的檔案管理制度體系，并且確保各項制度能夠在檔案管理工作中得到落實，明確檔案管理部門以及各個業務部門的職責，每一個部門對自己在檔案管理中的任務進行完成，做到責任明確，將責任量化到具體的人員身上，實行績效考核與工資掛鉤的考核機制，促進檔案管理工作水平不斷提升。

2.加強對電子檔案管理的重視

在信息技術時代，管理信息化成為科技局檔案管理的一個必然趨勢，而且在未來的發展過程中，科技局的其他部門也會加強對信息技術的應用，開展信息化辦公。為了順應時代的特征，在檔案管理過程中要不斷研究信息化管理方法，實現對電子檔案的科學管理。首先，科技局領導人必須要重視科技局檔案資源管理工作，將檔案管理能力提到議事日程上來，重視檔案管理能力，在單位內部建立完善的檔案管理組織結構，強化檔案管理部門的責任，加強檔案管理部門與其他部門之間的聯系與溝通，在單位內部實施檔案統一管理。其次，設立科學的管理結構。在信息化背景下，電子檔案成為檔案資源的主要形式，電子檔案的出現為檔案工作帶來了便利，同時也帶來了挑戰。為了對檔案管理工作進行創新，可以將檔案管理部門分為若干個小的部門，每一個小的部門都應該要分清自己的職責所在，明確單位檔案管理的目標和要求，在單位內部開展統一的管理[3]。

3.加強專業技術人才的培養

在科技局發展過程中，要加強對檔案管理信息系統的完善，并且加強會計檔案管理人員的培訓教育，從信息化技術培訓以及職業道德素養等方面著手進行教育，提高檔案管理人員對新技術和新設備的應用能力，對于錄入檔案管理信息系統中的各種檔案資料，必須對檔案模式進行規范，科技局要進一步對檔案資源的格式進行統一，使得檔案管理工作按照要求進行，不斷提高檔案管理水平。針對當前科技局檔案管理現狀，電子檔案管理的要求十分高，需要更多專業技術人才，所以必須要加強懂計算機技術、懂檔案管理知識的專業型、復合型人才的招聘，著手建立全新的電子檔案管理隊伍。在日常工作中還要加強對檔案管理人員的培訓教育，主要從技術教育、管理技能教育、職業道德素養教育等方面著手。技術教育和管理技能教育是為了培養檔案管理人員的技術技能水平，使其掌握檔案管理的基本要求、基本方法，并且對新技術新系統進行學習，提高檔案管理水平。職業道德素養培訓教育主要是對檔案管理人員進行思想道德教育，提高其責任意識、使命意識，加深對檔案管理的認識，并且能夠在工作中保持良好的責任意識，完成檔案管理的相關任務。

4.加強電子檔案存儲和使用過程中的安全管理

電子檔案資源的存儲、傳輸、使用過程中很容易出現信息丟失，為了保證檔案信息資源的安全性，必須要完善檔案安全管理制度。首先要確保存儲設備的安全性，科技局檔案管理部門要組建專業的維護隊伍，對硬件設備以及軟件進行定期維護，尤其是軟件的更新升級、漏洞修復等問題，是計算機技術人員的主要職責，確保檔案管理系統的安全性，減少由于硬件設備問題和軟件問題帶來的信息丟失和泄露。其次要定期對檔案信息進行備份，電子檔案是以互聯網和計算機為載體的，信息更新速度較快，為了防止檔案信息丟失，要定期做好數據備份，并且將數據存儲在云端、數據庫中，防止由于物理原因或者人為操作失誤導致信息丟失。第三，加強網絡安全防護。在網絡安全防護過程中，可以采取多種方式，比如使用層級較高的防火墻，安裝殺毒軟件，開啟身份驗證等，防止計算機病毒和黑客入侵，加強電子檔案的安全管理工作，確保電子檔案存儲、傳輸、使用等每一個環節都安全可靠，提高電子檔案管理安全水平[4]。

結語

綜上所述，檔案管理是科技局發展過程中的重點內容，在科技局工作中要加強對檔案管理的重視，提高檔案管理水平。在計算機和互聯網快速發展的時代，電子檔案是未來檔案資源的主要形式，必須要加強對電子檔案資源管理的重視，結合科技局的檔案管理現狀，組建專業化高素質檔案管理隊伍，加強對檔案管理人員的培訓教育，制定科學、統一的檔案管理標準，使得科技局的電子檔案信息變得更加規范、統一，便于對檔案進行分類、存儲和利用。同時，在檔案日常管理過程中要加強對檔案安全管理的重視，從硬件保護和軟件防護角度著手，防止檔案信息丟失和泄露，提高檔案管理的信息化水平。

參考文獻

[1]胡艷麗.電子檔案管理現狀及對策[J].蘭臺世界，2013（S4）

[2]馬全.電子檔案管理的現狀及對策[J].辦公室業務，2012（14）

[3]劉娟.電子檔案在檔案管理中的重要性[J].中國管理信息化，2015（18）

[4]毛羽豐.試析事業單位數字化檔案管理現狀與優化對策[J].辦公室業務，2013（01）