淺析檔案管理中的公文歸檔

顧蕾

摘 要：檔案是人們生產和活動中不可或缺的一部分，它主要的特點是可以對各項有價值的活動進行保存和記錄，在日常的生產中有著重要的作用。因此，本文主要對檔案中的公文如何進行合理的歸檔問題進行了簡單的解析。僅供參考。

關鍵詞：檔案 公文 歸檔 分析 管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）05-00-01

引言

檔案作為人類生產生活中最具價值的東西，在日常的的生產過程中對其有著不可忽略的作用，眾多的檔案怎樣有效的進行分類保存成為了我們檔案管理中的重中之重，將一些重要公文進行有規律的歸檔，有助于我們對檔案進行有效的分析以及管理。

一、檔案文件的內容

為了進一步提升某些機關單位的歸檔效率以及品質，我們必須通過現代化社會的需要，設計全新的歸檔管理方案，以此來提升我們的歸檔管理質量。文件的歸檔在歸檔管理中屬于收尾部分，與此同時也是檔案管理中的重要組成部分。完善好歸檔工作，不但是對歷史的準確記錄，除此之外，更能展現歸檔人員的歸檔效率，是提升檔案管理質量的基礎性工作。當我們在進行歸檔處理的時候，必須遵循一個統一的原則，那就是保障檔案的真實性，將歷史的真實面貌進行還原處理。為了提升歸檔管理質量。

1.首先在進行歸檔前期，我們必須清晰的掌握文檔的根源

通常來說，重要的歸檔文件通常都是上級某些機關單位送來的文件，一部分單位重要的材料，還有一部分同級別單位的重要文件，因此我們必須明確文件的來源。那么在進行歸檔的過程中，我們如何才可以把握歸檔工作的主動權呢？本單位的文件處理門可以先行簡單的處理文件，構建一份健全的文件，在文件處理部門在對文件處理的過程中，能夠通過文件的內容加以完善，目的是為了讓檔案更為健全。由于文件處理部門對文件的組建規律掌握的最為具體，這樣處理過后的文件在一定程度上節省了復雜的環節，更有助于我們歸檔。而在這些檔案中，我們必須展現單位的本來風貌，一些政策方針的執行情況等不同的方面的闡述，這些方面必須成為我們展開歸檔工作的核心內容，與此同時，我們也必須及時并準確的刪除某些不具備保存意義的文件內容。

2.當簡單的處理了這些文件過后，我們必須對這些文件進行細致的分類處理

在分類過程中必須通過具體文件的保存年限進行合理有效的分類處理，這樣的分類是秉承哲學的歷史唯物主義等與之相關的概念來開展的，然后通過文件的內容以及價值對文件進行詳細的劃分，除此之外，也可以通過自身的工作閱歷來合理判斷，對文件的意義進行有效的分析，然后解析出文件的保管年限。例如我們可以通過文件的使用年限來展開劃分工作：第一種，有一部分檔案要求我們必須要永久的存儲，這些文件能夠在一定程度上更加切實、綜合化的闡述本單位的歷史面貌，對于單位的構建以及單位一些歷史領域的研究都有著不可忽略的引導價值，必須進行永久保存。永久保存的文件涵蓋了本單位規定的一些政策方針以及重要綱領，一些主要會議內容以及一些報告記錄、統計解析圖表、員工的重要信息、單位中一些人事的調動等，上級機關以及一些同級別機關的一些非常重要的文件，必須要切實永久的進行保存；第二種，30年限保存的文件，這些文件通常言明的是本單位一些基本活動記錄，這些文件在長期對單位的工作存在相當重要的引導以及鞏固作用。因此要求我們一定要進行30年期保存。這些文件主要涵蓋了認識管理的文件、會議內容以及記錄文件、下屬機關單位送報的主要歸納等；第三種，10年限保存的文件，一部分文件在短時期內對本單位的工作有相當重要的引導以及借鑒價值，因此，要求我們必須利用短期保存的方法進行歸檔處理，這些文件涵蓋了本單位一些事物的簡介、上級機關單位要求全面落實的文件、下級機關部門基本的工作歸納總結等，這些要求我們必須進行10年限的保存工作。

3.為了進一步提升我們歸檔保存的工作效率，我們必須有效的設計并制定相關的策略來調動我們自身的工作積極性以及主動中，提升工作質量以及效率

第一種方法，在我們已經順利完成了以上文章所論述的內容后，為了保障工作的切實性以及合理性，避免出現人工的失誤，我們可以邀請一些資歷豐富的檔案管理工作者為我們的工作做一個詳細的檢查，然后虛心接受他們為我們的工作提出的不足問題，我們必須主動加以改進，做進一步的核實以及完善；第二種方法，為了進一步準確的保障我們資料的健全性。把我們整體歸類的檔案移交給業務檔案部門進行反復整理，當業務檔案室將具體的檔案進行重新整理和選擇后，將一部分檔案整理出來，我們再反復的對這些檔案進行處理、編輯以及裝訂。在整理時，針對于一些不具備保存意義的文件或者無關緊要的資料整理出來，標記日期，進行短時間的擱置，如果再發現無任何價值，就直接采取銷毀政策，減少我們工作的負擔。

二、文件分檔出來的作用

文件分檔在文件管理中有著重要的作用。能夠為我們減輕工作壓力，提升文件保存和歸檔效率。本單位的文件處理部門通過檔案管理的規章制度，對歸檔文件進行審核，編目，重點文檔進行裝訂，編目工作，無關緊要的文檔進行銷毀工作。目前電子檔案在一定程度上取代了以往陳舊的檔案管理模式，電子檔案的管理、搜尋、整理更為準確，快捷，有效。但是在實際電子檔案過程中，我們發現以往陳舊的歸檔保存依舊存在自身的價值，因此，在日常的工作中，必須將兩種模式有效的融合在一起，以此來提升我們檔案管理效率以及質量。

結束語

檔案是我們生產生活中最重要的記錄，將檔案的公文進行分類保存對于檔案的合理性管理有著不可忽略的作用。在新形勢下，電子檔案因為自身的優點，已逐漸代替以往陳舊的檔案管理模式，在為我們檔案管理工作帶來便捷的同時，在電子檔案的使用中，依舊存在一些不足之處，需要我們必須進行完善，將傳統檔案模式和電子檔案模式相互整合，就會讓我們檔案管理工作更為簡單，快捷。

參考文獻

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