開發利用檔案資源，服務和諧校園

曹海蓉

【摘要】本文圍繞檔案資源開發利用，論述了檔案在服務和諧校園中的重要作用，以及如何在和諧校園中更好地開發利用檔案資源。

【關鍵詞】檔案資源 和諧校園 開發利用

學校檔案資源的開發利用，是學校檔案管理工作中最重要的一項業務工作。它包括編制學校檔案檢索目錄、開發學校檔案編研工作、開展學校檔案多種服務等等。

學校檔案工作是維護學校歷史面貌的一項重要事業。只有管好學校檔案，才能為學校留下一份良好的記錄，學校自身形象和價值觀建設的工作才能淵源流長。然而學校檔案工作不是一成不變的，作為學校自身形象和價值觀建設的一個重要組成部分，必須進一步開發和利用，以適應學校自身形象和價值觀建設不斷提出的新要求。學校檔案工作的開發利用應重點做好以下幾個方面的工作：

一、強化學校自身形象和價值觀建設的意識，把學校檔案工作納入學校自身形象和價值觀建設的軌道中

學校自身形象和價值觀建設實質上屬于意識的范疇，學校自身形象和價值觀滲透在學校教育教學、日常管理等各項工作中，具有概括性、抽象性的特征。目前許多學校的檔案工作者習慣于為學校教育教學、日常管理等各項活動提供檔案工作，卻沒有對融合在各種活動中的學校自身形象和價值觀建設的檔案工作投入較大的關注，這勢必會影響學校自身形象和價值觀建設的進一步發展。強化學校自身形象和價值觀建設意識，要求學校檔案工作者必須對學校自身形象和價值觀進行認真的思考和研究，并作出積極的反映。作為合格的當代學校檔案工作者，不能局限于就檔案工作而做檔案工作，應當關注學校的發展。學校檔案工作者應當研究學校自身形象和價值觀建設對學校檔案工作的影響、學校檔案與學校自身形象和價值觀建設之間的關系、以及如何積極參與學校自身形象和價值觀建設等問題。這樣才能不落后于學校自身形象和價值觀建設的步伐，使學校檔案工作適應學校自身形象和價值觀建設的需要，充分發揮其作用。

二、加強學校檔案的基礎工作，拓展學校檔案工作的內容

為適應學校自身形象和價值觀建設的需要，學校檔案工作必須不斷更新和發展，其中較為關鍵的一個問題，就是進一步加強學校檔案基礎工作建設。例如學校檔案收集時，應有對學校自身形象和價值觀建設的系統性總結，反映某一班級教育教學水平大輻度提高的經驗材料，這些或許能成為改進教育教學水平的典型材料，并有可能升華為學校自身形象和價值觀建設中的有力材料。學校檔案工作中還應注意收集實物材料，例如獎杯、獎旗、獎品等等，這對于學校自身形象和價值觀建設有特殊的意義。

三、深層次開發學校檔案的信息資源，為學校自身形象和價值觀建設服務

通過編寫各種檢索工具，介紹指南、利用學校檔案進行二次、三次加工而成專題材料，如學校教師論文匯集、學校人事制度改革、學校規章制度匯編等等，促使一些分散保存的檔案材料集中起來，也有助于把湮沒在一般檔案中的有用信息發掘出來；又如把學校的檔案錄入計算機進行管理，再如利用檔案進行學校教育教學經驗展示、歷年來學校優秀教職員工匯集，甚至可以收集學校歷年來優秀畢業生的資料，把這些優秀畢業生的成就展示出來，即是對在校學生的一種教育，也是展示學校形象、宣傳職業教育成果的生動教材。

四、更新觀念，強化主動服務意識

在新形勢下作為學校檔案工作人員首先必須進一步解放思想，更新觀念，愛崗敬業，勤勤懇懇，樹立主動服務、主動參與意識，以高度的責任感和主人翁姿態，積極投身到學校檔案信息資源開發利用工作中來。町根據實際需要，采用“上門服務”，“網絡服務”等新的方式，制定相應的檔案利用制度，以滿足實際利用需要。

五、加強宣傳，提高檔案利用水平

檔案是寶貴的文化財富，它的依據、憑證、查考價值對學校各項管理工作、領導決策、教學、教研都起著重要的作用，檔案工作從而成為學校教育教學和管理中不可缺少的工作。檔案室要開展提供檔案利用服務工作，必須要有門類齊全、內容豐富的檔案資料作后盾。因此，要多層次、多渠道地征集和收集檔案資料，豐富室藏。檔案人員要把精力集中使用到檔案整理的關鍵上，使檔案整理工作速度快、質量高，為檔案的提供利用創造有利的條件。

同時必須建立科學的、合理的室藏結構，以便完成檔案室所承擔的任務。注意收集不同載體的檔案。不僅要收集文字圖表形式的傳統紙質檔案，還要收集照片、錄像、VCD、磁帶等音像檔案和牌匾、錦旗、獎杯、獎狀等實物檔案。檔案室不但要有文書檔案，還要有學生檔案、會計檔案、聲像檔案、印模檔案、榮譽檔案及其它門類檔案。這些不同載體、不同門類、不同內容的檔案作為學校發展的歷史見證，它們之間可以互相補充、互相印證，可以更加完滿地反映學校各個發展時期的歷史面貌。把檔案室建設成為綜合的信息庫，是學校檔案發展的客觀要求。

三是應用現代化手段管理檔案是學校檔案事業發展的必然趨勢。目前許多學校的檔案管理方法還只局限在應用計算機打印檔案目錄，而大部分的檔案還是采用傳統的手工管理。檔案的提供利用不能只滿足于一般的查閱檔案，而是要求進一步廣泛地開發和傳遞信息資源。而手工管理檔案則跟不上形勢發展的需要，它不僅查閱速度慢且利用不方便，大大影響了工作效率。采用新技術來儲存其它有用檔案和信息，既可以減少箱柜，又可以確保檔案的安全，方便保管、保密。

六、深挖資源，加快開發利用步伐

廣角度，深層次開發檔案信息資源，就是要開拓收集范圍，積極挖掘現有的檔案信息，搞好超前服務。檔案室室藏檔案的文書檔案中不乏有教育教學、科研、實驗、調查報告、管理模式、經驗教訓、規章制度等方面有用的信息材料，對提升學校管理品位，提高教學質量都將發揮重要的參考作用。在摸清室藏的基礎上，搞好超前服務，把這些價值較高的檔案按內容分門別類地編制成專題目錄或專題資料，提供更高效率的服務。

加強編研工作，提高編研材料檔次。編研是一項具有較高層次的信息開發工作，挖掘得深，是能夠為教職提供更好的服務的，是能夠為領導決策提高準確信息的。這就要求檔案人員要改變傳統編研思路，多編研一些與教育教學有關的價值較高的材料；其次，要針對某個時期黨和政府的中心工作，重要工作、教職工群眾關心的熱點問題開發檔案信息資源加以整理匯編。

總之，要加快檔案信息資源的開發利用，既要熱情主動地提供優質服務，又要注重檔案的收集質量，豐富室藏，提高檔案的利用率，還應對利用效果的反饋信息進行綜合性的分析、研究，找出工作中的不足，以利學的態度，把學校檔案信息資源的開發利用工作做得更好，使之在教育教學和各項工作中發揮出更大作用。