大數據時代下文檔一體化管理的構建與實施方案

徐麗敏

摘 要：隨著社會向信息化的高速邁進，文檔一體化管理的構建與實施已成為發展必然，尤其在檔案管理中發揮著積極的作用。在大數據時代下，以往傳統檔案管理形式逐漸失去其發展優勢，取代它的是有著良好發展前景的文檔一體化管理形式，這種管理形式不僅延續了傳統模式的優點還極大的彌補了紙質載體形式的不足。保留數據的完整是檔案管理中最為主要的，文檔一體化的實施使得檔案對信息的完整保存成為現實。為了更好推動檔案管理，應逐步貫徹對文檔一體化管理的構建與實施。

關鍵詞：文檔一體化 大數據 檔案管理 構建

中圖分類號：F270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2018）01（b）-0018-02

自20世紀對文檔一體化的研究開始，文檔一體化在社會上興起，數據的加快傳播更是推進了它的發展。計算機的發展帶動著數據的傳播，使得它的傳播有了飛一般的速度。數據存在于我們生活的各個方面，并且在很多行業中有著非常重要的作用。我們在很多時候都會用到數據，對其進行嚴格統計得出所需結論，可見數據的重要性。文檔管理中最為基本的一點就是對數據進行統計與管理。在大數據時代下，檔案管理從傳統的書面模式轉換為對數據的統計與管理。數據的應用使得檔案管理的效率大幅提高，增加了檔案的準確度與完整度，也大大提高了整理檔案的便利程度。很多高校中甚至出現了全新的文檔管理方式，可見文檔一體化的應用范圍之廣。所以我們可以對新型的文檔管理方式展開一系列的研究。

1 文檔一體化的基本狀況

計算機的快速發展以及應用將檔案管理引向了一個更加深入的層面，歐美研究者提出的與文件相關的生命周期理論成為了文檔一體化管理理論方面的基本支柱，奠定了文檔一體化的基石。電子用品的大量出現使文檔一體化管理方式發展途徑大大拓寬，帶動文檔一體化的發展前景。文檔一體化是檔案傳播與儲存的需要。作為檔案室基礎的檔案，將傳統的紙質檔案轉換為以數據為主的電子檔案成為了檔案發展過程中的主要內容。縱使文檔一體化有著很好的發展前景，但也面臨著一些不可避免的問題與挑戰。我國目前的技術水平很難全面實現文檔一體化管理，并且未能制定統一的管理制度和統一的軟件。各種各樣的軟件使人們之間的交流受到了很大的限制，也使整理檔案的過程變得更加復雜。所以國家有關部門制定出一系列的規定與標準就顯得尤為重要。即使有不可避免的挑戰，我們飛速發展的網絡技術也會克服這些問題與挑戰。因為在客觀規律下，文檔一體化管理已經成為發展的必然趨勢。

2 文檔一體化的重要意義

網絡技術的幫助使文檔在建立的過程中更加系統，并且使文檔建立工作更加高效，從而保證了檔案管理的規范性，對檔案管理起著積極的作用。

由于事業單位和高校在學術方面的嚴謹性與技術性，使得文檔管理一體化的重要意義在其檔案管理方面有了更加深層的體現。在大數據時代下，傳統檔案保存方式顯然不能滿足事業單位及高校對檔案數據的需求。對檔案管理實行全方位的文檔一體化，可以讓事業單位及高校的每一階段的檔案受到廣而有益的影響。檔案室管理人員在對檔案管理的過程中可以對檔案進行準確的控制，讓檔案在儲存與傳入過程中得到合理的控制，并且增加了操作的效率，節省大量人力和物力。

文檔一體化把高校的檔案處理與統計有機的結合起來，確保了文檔的完整性。高校的管理情況以及科研狀況也可以通過文檔一體化有很好的體現，并且高校檔案建立一個很重要的用途是來記下高校的發展歷程，文檔一體化的建立使這些數據更加完整，更加便于管理與應用。

我們對文件檔案的應用不僅滿足于對數據的收集與存入的過程，更重要的是對檔案數據任何時候的應用與整理、更新。在這樣的一個大數據時代下，數據的更新已成為文件管理的主要條件。文檔一體化的廣泛使用使這一條件成為現實，并且對以后檔案的發展有著很大的意義，我們應調整從前的傳統方式，用更新的技術與應用來適應現代社會的飛速發展。

3 文檔一體化的理論與實踐

把當前相對比較散亂的文件或檔案歸結分類成便于管理的有機個體進行統一管理，這一過程被稱為文檔一體化管理。隨著科技的發展與時代的進步，對檔案管理有了更加深層的要求，要求文檔更統一、規范和標準。因為電子產品的廣泛應用導致電子文件大量出現，造成了與傳統檔案管理之間的矛盾。對每個文件的不同性質應用與之相對應的方式是文檔一體化的方式之一。

文件生命周期理論的提出，使文檔一體化有了自己的基石。文件生命周期理論指的是文件是有生命運動，這是一個完整的過程，有連續和一致的性質。我們國家的檔案研究者提出了階段的劃分方法，一共有四個。我國一位著名學者曾說過，文件生命周期理論對于我們國家的意義是它可以作為文檔一體化管理的堅實且重要的理論。這就表明，我們在文檔一體化實行的過程中最先要對這種過程作一個理論方面的整理，也就是說對它進行一系列的規劃從而奠定自己在理論方面的基礎。與文件生命周期理論呼應的還有文件連續體理論，它也可以作為一種理論基礎對于文檔一體化。

4 實施文檔一體化的措施

（1）文檔一體化把文件和檔案管理聯系在了一起，文件管理影響著檔案的管理，包括檔案管理的發展趨勢與存在方式。兩者共同影響著文檔一體化走勢。但是文件管理是前者，進而影響著文檔一體化的發展。為了更快的推動文檔一體化，應加大對文件管理的嚴格程度，對“雙軌制”和“雙套制”更好地規范。雙軌是紙質與電子文檔各自形成，最后雙套歸檔保存管理。一體化存儲可以為使用提供完整統一的規范和標準，在電子公文的交換、過程監控和背景收集、保存等都進一步完善。所以，文檔一體化的建設先要加強對文件管理的側重，使文件管理更加規范。

（2）文件和檔案是一個有密切關聯的有機體，它們在內在性質與內容體現方式等方面有著相同的本質，都是把各種信息載在可以操作的載體上。只是有時間上的區別，一種是現在的，一種是過去的。統一對文件和檔案進行管理，有助于文檔一體化的發展，其便利性和促進性均建立在合理使用技術并理順檔案易運轉的功能性之上，強調其一致性、協調性與全面性。

（3）大數據的云計算為檔案的資產價值賦予了新的意義。檔案作為一種特殊的資產，價值在于原始性、真實性和記錄性。電子檔案對文檔的真實性提供更加可靠完整的保障，其生命周期及固有屬性也受到大數據信息的沖擊，尤其資產價值作為價值核心，屬性也在發生著變化，遵循價值取向就是強調其數據挖掘和分析，有助于建立數據規模和活性的應用。對一體化檔案資料進行感知、分析、對話，不僅提高檔案管理水平，同時也可以更好地為數據使用提供產品和營銷服務，變被動為主動，以個性化的行為分析精準地迎合用戶的需求。

以上的論述表明，在這樣大數據時代下，文檔一體化的發展是大勢所趨。文檔一體化使數據的整理更加高效。隨著電子產品大量出現以及應用，網絡技術的發展使文檔一體化管理的構建與實施在社會發展中處于有良好發展前景的地位。文檔一體化是與時代相呼應的，是在歷史社會潮流中形成的產物。文檔一體化不僅是檔案與文檔數據在載體上的改變，更是社會飛速發展的體現，順應了歷史潮流。

參考文獻

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