淺析強化醫院檔案管理工作的有效對策

曲文靜

摘 要：伴隨著醫療改革的不斷深入，對醫院管理工作提出了更高的要求。醫院管理中醫院檔案管理一直以來是比較容易被忽視的地方，在以往的醫院檔案管理中存在很多的問題，比如，存在制度的不健全、管理人員沒有足夠的認識，無法保證資料的連續性與完整性。

關鍵詞：強化；醫院檔案管理；有效對策

醫院所管理的檔案不僅涉及醫院發展歷程，也包含廣大群眾就醫診斷的病理資料、費用清單等內容，與人民群眾身心健康及醫院的發展息息相關。檔案是對醫院的檔案信息有效合成和分類，為查詢和開發做鋪墊。因此，做好醫院檔案管理工作尤為重要。而在信息化發展的大趨勢下，應加強對檔案管理工作的信息化建立，提高信息化記錄與搜索水平，這也是新醫改背景下醫院檔案管理工作的發展方向。

1當下醫院檔案管理存在的問題分析

1.1對醫院檔案管理工作的重視不夠

大部分醫院將醫療工作做為醫院的重要工作內容，將醫院的經濟效益與社會效益放在首位，沒有考慮到醫院檔案管理對醫院發展的影響，沒有意識到醫院衛生檔案對醫療經驗的傳承以及對科研工作的開展等多方面的重要性。對醫院檔案管理工作投入比較少，甚至忽視醫院檔案管理工作，導致管理人員對醫院檔案管理工作的重視不夠，檔案利用率低下，使得檔案室的設立沒有達到實際的目的。

1.2檔案管理制度不完善

當前很多醫院的檔案管理制度還不夠完善，未將檔案室工作職責明確下來，也未制定相應的查閱制度。因為檔案管理人員不清楚自己的責任，所以很少將檔案歸檔、查詢等程序落到實處，依法管理檔案的意識不強。如檔案管理格局非常混亂，將合理確定管理職能，通常由設置在行政辦公室的綜合檔案室負責醫院的檔案管理工作。受到歷史原因與醫院管理要求等影響，綜合檔案室在開展檔案管理工作時，主要內容為文書檔案、科技檔案、會計檔案、實物檔案和音像檔案等，沒有管理醫療文書檔案、X線膠片檔案、病理切片檔案以及檢查影像圖文檔案等，這些檔案基本上分散在醫院各業務部門中，導致出現了多部門管理檔案的局面。

1.3現代管理手段不夠

在信息時代的背景之下，醫院檔案管理工作開展了新的思路，但是因為一些醫院的實力受到限制，不管是軟件還是硬件都缺乏資金的投入，不能夠在實際的檔案管理工作中運用現今的檔案管理途徑。一些醫院雖然構建起網絡并且購買了部分檔案管理的軟件，但實際工作中，因為管理人員沒有相關的應用意識，導致應用現代化軟件與硬件的效率較低，出現浪費資源的現象。但由于掃描醫院檔案的工作量較大，需要耗費較大的精力，部分管理人員都不愿意開展此工作，進而導致不能夠及時向專門的數據庫中錄入檔案信息，導致不能夠充分發揮出現代化管理手段的價值。

2醫院檔案管理建設的相應策略

2.1加強對醫院檔案管理工作的重視

為了保證醫院檔案管理的水平與質量，首先必須要讓醫院內部的管理認知得到提升，醫院應該將醫院檔案管理規范到管理的內部體系當中，作為重點對象加以管理。同時還可以借鑒其他行業的管理制度的經驗與模式，根據醫院自身的實際情況進行醫院檔案管理建設。此外，在醫院工作計劃、工作檢查、工作總結以及工作財務安排的時候都要注重醫院檔案管理工作，只有對醫院檔案管理工作進行深刻的了解與重視，才可以保證醫院檔案管理工作落實到實處。

2.2運用信息化的管理手段

新醫改旨在為堅持公共醫療衛生事業的公益性，構建基本的醫療衛生制度，為廣大群眾提供更安全、方便、經濟的醫療服務，大大提升基本醫療衛生服務水平及質量。為實現這一目標，醫院檔案管理也要使用信息化的管理手段，建立檔案信息資源共享平臺。在國內醫療衛生事業快速發展進程中，各地已適當增加在醫療科研方面的投入，但各大醫院之間存在科研能力失衡的情況，從而出現科研成果很難實施有效轉化、科研內容重復等問題，直接影響醫療科研事業的發展。如果醫院的檔案資源實現信息化共享，就能有效解決上述問題，促進醫療衛生事業的健康發展。為更好地建設醫院檔案信息共享平臺，醫院必須加大軟硬件建設方面的投入，確保所配置的軟硬件設施與檔案信息化建設相匹配，達到網絡化管理醫院檔案的目的。

2.3建立完善的檔案管理制度

醫院檔案管理制度的規范化，這是保證檔案資料及時收集、安全保持及有效利用的關鍵。對此醫院要建立完善的《檔案管理制度》《檔案借閱制度》《檔案庫房管理制度》和《檔案安全保密制度》等，將檔案歸檔范圍、整理分類及保管期限等明確下來，讓工作程序不斷規范，這樣檔案的收集、管理、利用等才更加規范。檔案管理制度要和醫院其他管理制度銜接好，保證形成一個總體管理制度體系，同時還要在員工崗位責任制中納入檔案管理制度，這樣才能讓相關人員提起重視，保質保量完成檔案管理工作任務，并注意規范自己的工作行為，嚴格執行各項檔案管理制度。這樣醫院檔案管理才能更加規范，發揮出促進醫院發展的作用。

2.4構建網絡管理平臺

現今網絡技術與計算機都在飛速發展，許多單位都借助網絡與計算機技術來對自己的網絡平臺進行構建，不僅使檔案管理工作的效率得到了提升，并且減少了管理方面在資金上的投入力度。所以，醫院應當深刻了解網絡管理平臺所占據的優勢，并應用于醫院的檔案管理工作之中。首先醫院應當對檔案管理工作以及網絡管理平臺之間的契合點進行認真的分析，結合實際的檔案管理工作進行充分的論證，再決定網絡管理平臺是由自己開發還是到市場上購買，進而能夠保證網絡管理平臺的實用性。其次，要對醫院檔案管理平臺的使用辦法進行及時的定制，也就是要求管理人員對于網絡平臺專業知識的學習要進行增強，漸漸地改變工作的思路，將網絡管理平臺作為支撐，進而將醫院的檔案管理工作做好。

2.5適當投入，強化檔案室的硬件建設

根據醫院的具體情況，逐步配備計算機、照相機、攝像機、打印機、掃描儀等設備，并采用檔案管理系統專用軟件進行輔助立卷、編目、檢索、統計、借閱等工作，改變傳統的手工操作、信息儲存量少、檢索慢的狀況，提高效率。具備條件的醫院，可以將檔案目錄和部分內容納入局域網，利用網絡系統加強各部門之間，院際之間的資源共享，溝通檔案信息，以滿足醫療、教學、科研等多方面的需求，從而推動醫院各項事業的發展。

2.6實行醫院檔案手工管理與信息管理一體化

高科技時代，信息化管理技術不斷發展，并逐漸與醫院手工操作的檔案管理工作融合了起來，轉變成了醫院管理檔案、促進檔案管理規范化的重要手段。其主要表現有：首先，在信息化管理技術的支持下，檔案管理人員可實時把握不同部門、不同科室當前的檔案管理情況，并借助系統劃分檔案類型，進而構建起先進的檔案管理資源庫。其次，信息化系統的引進有利于進一步健全檔案的電子化建設，使電子文件得到妥善管理和利用。最后，管理部門可借助電子系統生成、優化調整、存儲和隨時調閱電子檔案，并構建規范化的制度，使紙質與電子檔案得到有效協調，從而推動醫院檔案的手動管理能逐步和信息管理實現一體化，確保醫院檔案能為相關管理工作提供良好的服務支持。

3 結語

當前，大部分醫院都未完善自身的檔案管理事項，這需要相關管理人員增強檔案管理意識，明確檔案管理的重要作用，并在實際工作中采取多種可行性措施優化改進檔案管理流程，加大力度培訓檔案管理員的綜合素養，使之盡可能增強檔案管理意識。同時，要積極推進檔案管理信息化，實現檔案資源的循環利用，切實為醫院各項工作的開展提供優質的檔案資源支持，促進醫院達成預期發展目標。

參考文獻

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