科學(xué)化管理提升檔案管理水平的分析

張艷芳

摘 要：近年來，各地區(qū)檔案管理工作的質(zhì)量與水平得到了不小的提升，在先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的支持下，檔案管理的理念和模式等內(nèi)容也發(fā)生了不小的改變。為了進(jìn)一步提高檔案管理水平，為社會平穩(wěn)發(fā)展提供有利條件。很多科研團(tuán)隊(duì)對科學(xué)化管理與檔案管理之間的關(guān)系進(jìn)行了相應(yīng)的探討，并對科學(xué)化管理的應(yīng)用模式進(jìn)行深入的分析，以此來為檔案管理工作的開展奠定可靠的基礎(chǔ)。本篇文章就科學(xué)化管理提升檔案管理水平方面的內(nèi)容展開相應(yīng)的論述，并提出些許觀點(diǎn)，希望能對相關(guān)學(xué)者的研究有所幫助。

關(guān)鍵詞：科學(xué)化；管理；檔案

檔案管理工作一直是國家關(guān)注的重點(diǎn)，在近幾年的發(fā)展中更是受到很多管理部門和社會人士的關(guān)注。一方面是由于傳統(tǒng)老套的管理方式已經(jīng)不能順應(yīng)現(xiàn)代社會下檔案管理工作的需要，需要對管理模式和觀念等進(jìn)行更新變革，這樣才能為相應(yīng)工作的開展提供便利條件。另一方面是科學(xué)化管理模式的應(yīng)用對檔案管理工作的開展既存在著給予，也存在著挑戰(zhàn)。這就需要檔案管理部門能夠?qū)@種管理方式進(jìn)行深入的研究與探討，以此來為檔案管理水平的提升提供保障。

一、現(xiàn)階段國內(nèi)檔案管理存在的問題

1、重視度較低

我國的檔案管理，一直都沒有得到較為完善的創(chuàng)新和優(yōu)化，很大程度上的原因在于傳統(tǒng)管理思想的阻礙。在我國的企事業(yè)單位工作中，有很多的工作內(nèi)容，并不需要進(jìn)行檔案記錄和管理，主要原因在于這些工作內(nèi)容相對較為簡單，沒有記錄的必要，并且也不會對以后的工作或者決策產(chǎn)生任何的影響，因而企事業(yè)單位的檔案管理人員，并不會著重重視檔案管理內(nèi)容，而將更多的心思放在了主體工作效率和質(zhì)量的提升上。這樣的狀況和思想，意味著我國的企事業(yè)單位檔案管理，沒有明確的地位，與主體工作內(nèi)容相脫節(jié)。于是，很多的企事業(yè)單位，并沒有給予檔案管理部門相應(yīng)的權(quán)利，僅僅讓相關(guān)的人員搜集和整理檔案管理內(nèi)容和資料，其他的服務(wù)內(nèi)容則嚴(yán)重匱乏。

2、投入較低

在企事業(yè)單位的工作中，人們首先看重的是主體的工作內(nèi)容和工作質(zhì)量，對于檔案管理部門，并不會進(jìn)行太多地關(guān)注，即使在新時(shí)期的沖擊下，依舊有很多的部門沒有認(rèn)識到檔案管理的價(jià)值所在。當(dāng)前的檔案管理部門，在權(quán)利上和資金配置上，都有著很大的不足。首先是檔案管理的權(quán)利和職責(zé)內(nèi)容。隨著時(shí)代的變化，檔案管理部門的工作內(nèi)容不斷地增加，職責(zé)上也有了全面地拓展，從最初的檔案分類管理變成了現(xiàn)如今的檔案利用服務(wù)。但是在權(quán)利的賦予上，檔案管理部門依舊沒有得到太大的提升，始終堅(jiān)持著以往的工作機(jī)制。

于是，在對某些檔案信息的處理上，需要經(jīng)過多個(gè)部門的審核和批準(zhǔn)，檔案管理部門并沒有太多的權(quán)利，而其中所消耗的時(shí)間十分長，一旦客戶對這份檔案信息的需求十分緊，將會直接導(dǎo)致提供時(shí)間上的研究，使得客戶產(chǎn)生諸多的不滿。另外，在檔案管理部門的資金投入上，企事業(yè)單位一直將較少的資金投入到其中。

二、科學(xué)化管理提升檔案管理水平的措施

1、對檔案管理方法進(jìn)行更新變革

不同的企事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理的過程中會采用不同的方法，但是它們都會根據(jù)時(shí)代發(fā)展的需要將新型的、獨(dú)特的管理方式與原有的管理方式相融合，從而提高檔案管理水平。近年來，很多單位部門在進(jìn)行檔案管理的過程中，都會將科學(xué)化管理方式應(yīng)用其中，但是要想真正實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)化管理，并非一件簡單事，還需要相關(guān)管理團(tuán)隊(duì)能夠?qū)ψ⒅匾虻刂埔说睦砟睿瑢n案的管理方法進(jìn)行更新變革，這樣才能進(jìn)一步提高檔案管理水平。

2、注重檔案管理部門的資金投入

對于檔案管理部門而言，開展高效的檔案管理，首先需要的是足夠的資金，如果資金不到位，其他的管理方法和管理機(jī)制即使十分優(yōu)越，也難以產(chǎn)生實(shí)際的管理效益。當(dāng)前國內(nèi)的檔案管理，工作內(nèi)容已然得到了全方面地拓展，不僅需要對工程項(xiàng)目進(jìn)行信息搜集和記錄，還需要對檔案進(jìn)行科學(xué)有效地管理并提供相應(yīng)的服務(wù)，其中的工作流程，所需要消耗的成本十分高，如果沒有資金上的支持，整體的工作效率十分低。

同時(shí)，當(dāng)前的檔案管理部門，在其中設(shè)置了相當(dāng)多的下屬部門，每個(gè)部門分擔(dān)了不同的工作內(nèi)容和職責(zé)，因而所需要的資金也會相對較多。此外，檔案管理人員的工作積極性，與其薪酬有著最為直接的聯(lián)系。現(xiàn)如今的檔案管理薪資并不高，但是他們的工作內(nèi)容卻在不斷地增長，因而整體的工作積極性嚴(yán)重下降，不愿意從事其中的工作，導(dǎo)致相當(dāng)多的專業(yè)檔案管理員出現(xiàn)了流失的狀況，整體的檔案管理水平也迅速地下降。因此，在新時(shí)代的發(fā)展中，我國的企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)迅速加大對檔案管理部門的資金投入，滿足其實(shí)際的工作需求，進(jìn)而產(chǎn)生較高的工作效益。

3、注重檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)

除了上述兩點(diǎn)內(nèi)容外，注重檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)也對科學(xué)化管理的應(yīng)用效果有著積極的拖動作用。雖然在現(xiàn)階段的發(fā)展中，很多檔案管理團(tuán)隊(duì)已經(jīng)能將先進(jìn)的技術(shù)手段和管理觀念應(yīng)用到實(shí)際的工作中，但是仍然有不少的檔案管理人員采用傳統(tǒng)的管理方式進(jìn)行相應(yīng)工作。對于檔案管理的科學(xué)性認(rèn)知與了解也不能進(jìn)行全面的了解，從而導(dǎo)致檔案管理中出現(xiàn)混亂、無秩序以及水平低下等情況。因此，檔案管理部門需要對管理團(tuán)隊(duì)進(jìn)行完善與建立，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

首先，檔案管理部門需要對相關(guān)工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)與指導(dǎo)，讓工作人員在培訓(xùn)與學(xué)習(xí)中認(rèn)知科學(xué)化管理對檔案管理的重要性，加強(qiáng)對科學(xué)化管理的認(rèn)知與了解。其次，檔案管理部門可以根據(jù)工作人員的工作情況制定科學(xué)的獎勵機(jī)制。對于檔案管理水平突出的員工給予相應(yīng)的獎勵，對于管理水平較差的員工進(jìn)行及時(shí)的鼓勵與指導(dǎo)。另外，負(fù)責(zé)部門還要將科學(xué)化管理的原則和注意事項(xiàng)等準(zhǔn)確的告知工作人員，讓他們對科學(xué)化管理有所熟練與掌握。最后，檔案管理人員要有積極的工作心態(tài)，在實(shí)際工作對存在的難點(diǎn)問題進(jìn)行及時(shí)的分析與處理，或者請教經(jīng)驗(yàn)豐富的管理人員，從而提高檔案科學(xué)化管理水平，提升自身專業(yè)能力。

三、結(jié)束語

如今，很多檔案管理部門都能合理的采用科學(xué)化的管理方式展開相應(yīng)的工作，對于科學(xué)化管理方式應(yīng)用中存在的問題和難點(diǎn)等內(nèi)容，相關(guān)管理團(tuán)隊(duì)也能對其進(jìn)行妥善的處理。但是在實(shí)際檔案管理中，仍然有部分工作團(tuán)隊(duì)沒有明確科學(xué)化管理與檔案管理之間的關(guān)系，對于科學(xué)化管理的應(yīng)用原則和理念等也沒有得到全面的掌握，導(dǎo)致檔案管理水平一直得不到明顯的提升。所以在日后的管理中，檔案管理團(tuán)隊(duì)不僅要對科學(xué)化管理中涉及到的難點(diǎn)問題和原則等內(nèi)容進(jìn)行全面的了解和掌握，同時(shí)還要在實(shí)際工作中不斷積累經(jīng)驗(yàn)，提高自身管理能力與水平。這樣檔案管理工作的水平才能得到有效的提高，科學(xué)化管理的影響才能變得更有價(jià)值。

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