高職院校人事檔案信息化管理研究

陸俊先

[摘 要]現代科技迅猛發展，信息化技術應用廣泛，高職院校人事檔案信息化管理是檔案工作發展的必然。要想在信息化管理進程中發揮科技的作用，各高職院校就要搶抓機遇，創新發展。囿于諸多因素，高職院校人事檔案信息化管理程度欠佳。本文探究了高職院校人事檔案信息化管理技術，期待運用科技進步來解決檔案管理中的現實問題，以此來推動教育事業的蓬勃發展，滿足新時代背景下社會對教育事業的要求。

[關鍵詞]高職院校；人事檔案；信息化管理；探索

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.08.073

[中圖分類號]G717.24；G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）08-0-02

隨著高職院校的逐年擴招，教育體系待完善、管理機構待規范、教育方法待科學設計等問題已經顯現端倪。人事檔案管理也成為高職院校管理的重點，其數量化、復雜化問題亟待解決，因此利用好有限的經濟資源、教育經費管理好人事檔案迫在眉睫。

1 高職院校人事檔案信息化管理的特點

高職院校人事檔案管理是一項系統龐大的工程，建設周期長，過程比較復雜，在建立前期需要投入大量的財力、人力、精力做好人事檔案匯總、整理和數據輸入工作。前期工作資本投入大，人事檔案信息化管理需要穩定的計算機信息技術和相關高端產品作為技術和硬件支撐。因此，無論對信息存儲載體，還是專業技術崗位管理人員和工勤崗位管理人員的崗位操作能力都是有要求的。高職院校人事檔案信息化管理實現存儲信息永久化、易修改、可利用，對于公共信息可資源共享，可以推動高職院校人事檔案信息利用率的提升。

2 高職院校人事檔案管理現狀

第一，高職院校的人事檔案記錄著全體師生的相關信息，其作用無論對個人還是對集體都舉足輕重。不僅在日常生活、教學管理和科學研究方面起到無可替代的作用，還是師生參與社會實踐和社會活動的憑證，起到作為法律依據、參考借鑒的作用。隨著新時代背景下市場經濟建設的持續發展以及“一帶一路”國家倡議的推進，高職院校人事檔案信息的利用率會與日俱增。

第二，當下，高職院校人事檔案信息化管理組織組建待規范，人事檔案專業技術管理人員及工勤人員的綜合業務素質亟待提高。多數從業人員憑借關系獲得管理崗位，沒有受過正規的專業人事檔案管理的相關教育教學和培訓，在實際工作中又缺少檔案管理工作經驗，這就導致團隊組織欠科學，政治素質、文化素質、專業素質參差不齊。這是高職院校人事檔案信息化管理進程緩慢的主要原因。另外，高職院校人事檔案信息化管理人員、工勤崗位人員應用計算機的水平低，無法利用現代科技手段進行相關的人事檔案信息化管理工作，制約了高職院校人事檔案信息化建設及管理工作快速發展的步伐。

第三，隨著國家對教育工作的持續重視，其對高職院校的調整力度也不斷增強。高職院校解體、重組、擴招各種事件頻發，隨之而來的高職院校人事檔案調整、變動日益頻繁，人事檔案的資源也變得相對豐富，這些客觀存在都無疑增加了高職院校人事檔案管理的難度。另外，在進行人事檔案管理的時候，由于時間和空間的制約還有相關管理崗位、工勤崗位工作人員的責任心不強、、能力欠缺、服務意識差導致的工作誤差，使人事檔案資源很難被充分利用，為高職院校教學和科研設置了障礙。

第四，如今，雖然科技進步已經融入人們的日常生活和行為，但是由于個別高職院校對人事檔案信息化管理存在偏見，重視程度不夠，所以信息科學技術在檔案管理過程中應用率不是很高。再者，個別高職院校僅注重領導班子建設而輕視基層工作人員（技術崗位、管理崗位、工勤崗位）的職業道德教育，忽視對人事檔案管理管理人員的信息化培訓，導致缺少高質量、高素質的檔案管理團隊，為日常管理和實際工作的開展帶來了困難。

3 高職院校進行人事檔案信息化管理的措施

第一，數字化人事檔案建設是檔案管理工作的重中之重。加快檔案信息化管理步伐，加強對檔案管理人員業務綜合素質的培養，使技術崗位、管理崗位、工勤崗位相關崗位人員在實際檔案管理工作中熟練掌握信息操作能力，提高從業人員的道德素養和職業操守。人事檔案管理人員要遵守相關的法律法規，還要熟練運用計算機知識、網絡技術運用、多媒體功能等相關知識。最重要的是掌握檔案管理專業知識。

第二，高職院校人事檔案信息資源的開發和利用要實現現代化管理。要在提高傳統檔案利用率的層面上，加強信息科學技術的應用，為院校的發展提供資源信息。高職院校要做好信息網絡建設，構建獨立的信息網絡體系，運用信息網絡體系使人事檔案管理日趨數字化、完整化、規范化及自動化，最終實現高職院校人事檔案信息化管理。

第三，高職院校需要加強對人事檔案信息化管理硬件建設的投入。高職院校各班子要對此工作給予高度重視，只有精神上的支持沒有資金上的幫助，一切都是井底撈月，霧里看花，畫餅充饑。只有專款專用置辦配套的信息化管理設備，在硬件和軟件上才能使高職院校人事檔案信息化管理達到專業化、規范化。

第四，隨著依法治國的實施，政府相關管理職能部門和機構建立健全高職院校人事檔案信息化管理方面的法律法規，一方面樹立了法律的權威性，規范了相關人事檔案信息化管理的工作流程和從業人員（主業技術崗位、管理崗位、工勤崗位）的工作行為；另一方面，保證了人事檔案信息的完整性和安全性。

第五，必須保證網絡信息安全，在利用網絡媒介檢索、提取、更改人事檔案資料的時候，防止檔案信息泄漏。在人事檔案信息化管理的日常工作中，對計算機進行定期或不定期的檢查。運用安全系數相對高的殺毒軟件查殺病毒、木馬等；定期或不定期聘請計算機專業人員對設備進行安全維修維護，便于第一時間發現、消除隱患，從而保證人事檔案信息化管理的安全性、保密性。

第六，高職院校在人事檔案信息化管理過程中要采用電子文檔模式做好人事檔案信息的記錄、存檔工作。電子文檔系統是一個集文件保存、檢索、使用于一體的電子系統，人事檔案在其中被收集和利用，有效控制了文件的產生和處理。電子文檔系統不但可以保證檔案的完整，還可以同時訪問多個用戶，提供有效的存儲方式，而且比傳統檔案更容易查找。使用電子文檔作為信息管理的載體，最為關鍵的是，當文件保存系統升級時，系統內存儲的檔案文件會隨之自動更新、遷移，避免進行人事檔案整理時花費大量的時間成本和人力成本。

4 高職院校對人事檔案實施信息化管理的重要意義

第一，高職院校人事檔案信息化管理較傳統的人事檔案管理工作有著無與倫比的優勢。傳統的人事檔案管理需要工作人員耗費大量的時間和精力對相關信息進行匯總、整編、檢索，而人事檔案在進行信息化管理后，信息查詢者不再受時間空間限制，可以隨時隨地進行檔案信息的查詢。人事檔案信息化管理在減少人力、財力、精力、物力的同時，提高了辦理事務的實際工作效率。

第二，高職院校人事檔案信息化管理使相關信息查詢更加迅速、快捷。查詢傳統檔案時，管理人員要從架臺上依次查找，唯恐疏忽遺漏，在查找相關目錄之后，再到庫房按檢索查找，過程繁瑣，耗費時間。人事檔案實施信息化管理后，查詢者只需在電腦前按動鼠標就可以快速找到，省時省力，方便快捷，而且干凈衛生，減輕了人事檔案管理人員的工作負擔。

第三，高職院校人事檔案實現信息化管理后，可以將相關檔案管理人員從乏味、冗繁的工作中解脫出來，讓他們將有限的時間和精力投入到無限的檔案收集和整理工作中去，助力部門工作效率的提升和技術水平的加強。當前，教育事業蓬勃發展，網絡化、數字化、信息化是大勢所趨，高職院校只有實現人事檔案信息化管理才能適應時代發展，把握好教育發展的方向。

第四，人事檔案是高職院校的無形財富。檔案資料都是管理人員智慧和汗水的結晶。他們有時還需要日以繼夜的工作，將檔案資料細心匯總、分類整編，這也是高職院校評估決策的有力依據。正確、及時的決策，得當、到位的管理都需要完整、科學、可靠的信息和快速的決斷能力加以保證。因此，高職院校人事檔案信息化管理直接影響高職院校乃至教育事業的長足發展。

綜上所述，高職院校人事檔案管理必須與時俱進，以滿足信息化時代檔案管理工作的形勢、任務、要求。與此同時，還要持續創新和完善信息化管理體制，在積極、科學的態度下探索和研究高職院校人事檔案信息化管理，增加人事檔案的科學利用率，為教育事業持續發展作出貢獻；建立健全人事檔案信息化管理體制，為社會的科學發展提供便捷、真實、有效的優質服務。

5 結 語

由于我國發展互聯網時間較短，信息科技與發達國家相比，較為滯后，在信息化管理方面還存在一定瑕疵。目前，高職院校人事檔案信息化管理工作沒有成型的經驗和模式可循，只有在實踐工作中逐步總結經驗、教訓，吸取吸收成功案例價值，把理論與實踐相結合，才能持續發展。

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