論城市規劃檔案管理的信息化建設

譚永紅

[摘 要]在過去，由于傳統的、低效率的檔案管理模式束縛了管理水平的提高，導致城市規劃管理難度大、任務多，不利于整個城市的發展，在新的歷史發展階段，必須通過信息化建設提高城市規劃檔案管理的水平，實現檔案信息的作用最大化。本文通過分析城市規劃檔案管理中要注意的問題，旨在進一步提高城市規劃檔案信息化建設水平，希望能為相關的工作人員提供合理參考和借鑒。

[關鍵詞]城市規劃；檔案管理；信息化建設

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.08.077

[中圖分類號]G270.7；G275.9 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）08-0-02

0 引 言

在整個城市建設的過程中，城市規劃建設檔案準確地記錄了一個城市的發展過程，對于規劃環節和管理環節等都有明確的記錄。隨著社會經濟的不斷發展，我國的城市建設和過去相比也有了突飛猛進的提高，越來越多的城市規劃檔案被傳承下來，而在這一過程中，相關部門必須采用相關技術進行處理，提高城市規劃檔案管理的效率，實現城市規劃檔案價值最大化。在信息時代的大背景下，城市檔案管理途徑越來越多，而在實際的城市規劃檔案管理中也要發揮好現代科學技術的作用，在提高檔案管理工作質量的同時，提高工作效率和檔案管理的安全性，有利于更好地為我國城市發展提供必要的信息基礎，下面是筆者結合自身工作經驗進行的具體分析。

1 做好城市規劃檔案管理信息化建設工作必須遵循的原則

在城市規劃檔案管理過程中包含的信息比較多，這些信息一方面為城市發展提供了必要的信息資源，另一方面也給工作人員帶來了很多難題。由于信息越來越多，檔案管理的效率會越來越低，所以工作人員必須根據相關規定開展檔案管理信息化建設工作，不斷提高檔案管理的工作效率和質量。為了做好城市規劃檔案管理信息化建設工作，在城市信息化管理的過程中必須遵循以下原則。第一，工作人員必須嚴格按照相關規定做好檔案管理工作，通過利用信息技術提高其安全性。第二，如果在實際的信息化建設過程里遇到問題，那么就要通過軟件來評斷一些音頻檔案，更好地識別其性能。第三，嚴格按照實際工作流程開展相關工作。

2 檔案管理信息化的發展方向

2.1 無紙虛擬化發展方向

近年來，隨著科學技術的不斷發展，城市規劃檔案管理也有必要應用信息化技術，進一步優化目前的辦公方式，實現無紙化辦公，有利于和時代發展相適應。在過去，紙質檔案的應用不僅浪費了大量的資源，而且還很難提高工作效率，必將被時代淘汰。對于檔案管理工作來說，其主要的作用就是實現資源共享，而要想實現資源共享就要確保檔案館有虛擬化的資源共享平臺。除此之外，檔案館通過采用虛擬化的檔案管理模式，并結合全球的網絡體系，能夠進一步共享城市的規劃檔案，從而實現檔案資源的價值。隨著互聯網越來越發達，檔案資源都會被輸入互聯網中，打破了時間和地域的限制，可以快速獲得需要的信息資源，有利于突破傳統檔案管理中存在的問題，對于整個社會發展具有重要的意義。

2.2 微縮數字化發展方向

在城市規劃檔案管理信息化建設的過程中，檔案館要應用一些微縮攝影技術，有利于促進整個城市規劃檔案管理信息化建設，提高其數字化水平。對于檔案信息數字化來說，就是運用一些現代科學技術將檔案館中的檔案資源變成電子檔案信息，經過這樣的微縮處理可以在計算機上直接搜索需要的信息資源，有利于提高檔案信息的搜索速度，而且儲存的容量更大，覆蓋的范圍也更廣。通過計算機存儲相關的文件，在經過保存以后就可以多次輸出信息，實現檔案信息的數字化，一方面可以提高查找信息的速度，另一方面還有利于提高城市規劃檔案管理信息化的水平。

2.3 信息網絡化發展方向

過去的紙質文件存在一些弊端，而現在通過電子文件簽署可以更好地認證身份，一方面可以防止盜竊，另一方面可以提高其安全性能。對于一些接受文件的有關單位來說，可以通過電子文件更好地判斷文件的可靠性。由于網絡傳輸的成本不高，加上其成本也比較低，傳播起來也比較廣泛，極大地促進了城市規劃檔案管理的發展，加上網絡建設水平不斷提高，人們可以更好地分享信息資源，這也擴大了信息共享的范圍，對于整個城市規劃檔案發展具有正面的促進作用。

2.4 多元智能化發展

在信息化時代，語音識別技術是一種比較先進的技術，極大地提高了城市規劃檔案管理工作的智能化水平。在未來，檔案館通過引入人工技能技術可以更好地記錄信息，還能進一步提升檔案管理工作的智能化水平，在提供城市規劃檔案信息資源時可以更好地為信息需求者服務。檔案管理信息化通過和現在的大數據系統進行有機結合，有利于提升城市規劃檔案管理工作的科技化水平。

3 城市建設檔案管理的信息化建設途徑

3.1 更新現有的網絡基礎設施，為信息化建設提供良好的基礎

要想讓城市規劃檔案信息資源更加準確，充分保障其安全性，提高其可靠性，就要保障優質的網絡質量。我國要加強網絡基礎設施建設，及時淘汰落后的設備，不斷提升網速和安全性，不斷優化當前的網絡環境，進一步提高城市檔案網絡系統的技術水平，為信息化建設提供良好的基礎。

3.2 加強信息化管理，做好城市檔案信息資源建設

在信息化的大背景下，相關的城市規劃檔案人員必須要充分認識到電子文件的意義，了解其基本特征，不斷加強信息化管理。事實上，電子文件的穩定性并不高，而且也會遭受破壞或者惡意修改，所以通過加強檔案信息管理可以提高效率和安全性。事實上，一個城市規劃檔案信息化建設水平高低，主要受信息資源開發的影響，因此有必要加強信息化管理，做好城市檔案信息資源建設，將紙質資源變成電子信息資源，進一步更新目前的數據庫，利用網絡設施進行信息資源共享，同時還要利用計算機技術進行城市規劃檔案信息電子化處理。

3.3 緊密依據城市規劃檔案的發展戰略，構建數字檔案示范館

城市檔案規劃管理必須緊密依照經濟信息化的總體要求，促進檔案部門的職能轉變，實現城市檔案與本區域檔案信息化建設同步有序發展。在推進城市規劃檔案電子計算機管理的前提下，積極穩妥地開展城市規劃檔案的數字化、運用的網絡化和檢索的自動化。檔案館要分步驟、分目標地構筑區域性城市檔案管理信息中心，提高檔案信息資源的共享度和普及度，以構建數據庫檔案管理系統為關鍵點，切實注重檔案應用系統軟件的開發和維護，擴大檔案的應用范圍，推動檔案信息化建設走向健康、平穩發展的軌道。城市規劃檔案管理始終是一個動態的過程，是伴隨著城市發展、科技創新和產業需求等諸項要素一起推進的結果。它的發展不是一蹴而就的，而是一個漸進的過程，眼下要做到的是構建若干個城市規劃數字檔案示范館。具體而言，檔案館需要以構筑城市規劃檔案內部局域網和館藏數據庫信息系統為任務核心，利用人才優勢構建多媒體檔案信息庫，完成規劃檔案官方網站的構建和測試，將目前的城市規劃動態，包括房屋搬遷、區域封閉施工和項目完工等情況及時告之公眾，發揮檔案輸送信息的強大功能。

3.4 提高城市建設檔案信息化管理人員的專業素質

在城市規劃檔案管理中，信息化管理的一個重要內容就是進行分類管理，這類工作會直接影響檔案管理的質量，而檔案管理質量也受到檔案管理人員綜合素質的影響，所以要想提高城市規劃檔案管理信息化水平，就必須提高城市建設檔案信息化管理人員的專業素質。第一，做好培訓工作，不斷拓寬員工的知識面，同時還要提高員工們的綜合素養。第二，加強工作人員的技能培訓，保證工作人員能夠熟練操作相關設備，對于城市規劃建設檔案管理的發展具有重要的意義。

4 結 語

由于城市規劃檔案管理工作的難度比較高，任務比較復雜，傳統的城市規劃檔案管理體系已很難適應時代的發展，而城市規劃檔案管理工作對于整個社會發展的意義不言而喻，因此有必要不斷提高檔案管理的信息化水平效率和質量。在新的歷史發展階段，隨著科學技術的應用越來越廣泛，城市規劃檔案管理必須利用信息技術不斷提高其信息化水平，在實現信息共享的同時為社會發展作貢獻。

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