高校培訓檔案規范化管理的途徑探析

羅晰予

[摘 要]檔案工作從狹義上講就是檔案業務工作，它是檔案室和檔案館圍繞檔案所進行的一系列業務工作，是利用科學的方法管理檔案，為社會各項事業服務的工作。培訓檔案管理工作是培訓工作的組成部分，是提高培訓工作效率和工作質量的必要條件，是保持培訓真實面貌的重要工作。為了總結培訓檔案的相關工作，本文重點論述了培訓檔案工作中存在的主要問題，進而提出了實現培訓檔案規范化管理的途徑，希望能夠為相關人員提供借鑒。

[關鍵詞]高校；培訓；檔案；管理；規范化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.08.082

[中圖分類號]G647.24 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）08-0-02

隨著時代的不斷進步和知識的不斷更新，人們對于學習的需求也越來越強烈，學生需要學習，在職人員需要進修，每一個社會人都有必要不斷學習。高校舉辦的面向社會各類人群的提升教育日益增多，比如面向社會的專業技術人員知識更新工程、面向教師和班主任的繼續教育等，所以為了生存與進步的需要，人們會以參加培訓機構舉辦的培訓班的形式進行進修學習。人們只要參加培訓班就一定會產生培訓檔案，有必要對眾多的培訓檔案進行規范化管理。

培訓檔案是培訓工作的重要組成部分，其是否規范化、科學化是衡量培訓班管理質量的重要因素之一，為使培訓檔案更加完善、嚴謹，各項檔案缺一不可。但是，二線城市、非重點院校、小型企業等此類機構的檔案管理水平還有待進一步提升，不利于對培訓班進行規范化管理。

1 培訓檔案工作中存在的主要問題

隨著社會各項事業的快速發展，檔案事業也發生了日新月異的變化，但是在發展的同時，也面臨著很多問題需要解決，主要存在以下幾個方面的問題。

1.1 學員對培訓檔案缺乏重視，檔案不易收集

按照規定，新學員入學需要填寫學員登記表，交證件照，且在結業前須提交規定完成的作業。學員對培訓檔案缺乏重視，檔案不易收集主要體現在以下幾個方面。第一，制作學員結業證用的證件照需要多次催繳才能收齊，作業不催促就收不上來，從而增加了培訓檔案收集工作的難度。第二，由于學員是被動參加培訓的，本身的參與度與積極性并不高，所以對班主任收繳材料抱著一種無所謂和不重視的態度，自由散漫，不配合班級的統一管理。

1.2 培訓檔案的整理時間相對緊張，人手不足

入學檔案、照片、作業等材料，都需要班級管理人員將它們逐一收齊，并根據學員名單逐個核對相應的材料是否需要提交。收集與核對等工作耗時耗力，必須配有一個甚至多個專職檔案人員負責，同時學員是否配合也會影響收集時間。

目前，大多數培訓部門還沒有專屬的檔案室，有的是兼職本項工作，有的是跨部門工作。人手緊張導致檔案工作無法更加精細化，影響檔案的收集、整理、歸檔等工作，是目前面臨的一個重要問題。結業后的培訓檔案更是種類眾多、品類繁雜，比如學員的考勤表、試卷等眾多的檔案都有待整理。對于一些中小型的培訓基地和非國家級重點院校的培訓基地，這些機構的培訓部門的員工較少，再加上檔案工作又很繁重，遇到配合的學員還好，若遇到不配合的學員會給收繳工作帶來重重壓力，在無形中也會增加檔案工作人員的壓力，甚至可能會影響工作人員的身心健康。

1.3 檔案硬件設施不完備

各機構舉辦的培訓班的數量與種類也日益增多，由于用于存放檔案的庫房與檔案柜空間有限，導致很多檔案無處保存，只能被暫存在臨時的地點，有的不能被規范地放置在檔案盒中，只是粗略地進行歸類暫存于檔案袋中。由于實際條件的限制，致使檔案無法嚴格按標準按規范存放，長時間不規范的堆放也可能導致原有的檔案損壞。

培訓檔案整理多集中在培訓部門，但這些部門的檔案硬件設施又不完善。具體來說，這些部門中的檔案整理工具多數不達標，沒有專業的配套工具，如所采用的檔案盒不是目前最標準的款式，有些地區使用的還是很多年前的工具。同時，校檔案室與部門檔案工作銜接也僅限于檔案移交，并沒有更多的業務咨詢與指導工作，這些都有待于更新。

1.4 檔案管理沒有制度化、規范化

目前，某些機構的檔案工作并未形成制度，不利于檔案專職人員執行工作。各部門對自己承辦的文件單獨進行保存，沒有進行統一的收集和存放，也沒有建立起科學化的電子公文檔案。檔案只是按年份和文種進行存放，沒有嚴格按照分成類目進行立卷裝訂保存，既不利于查找，也不利于檔案的保存。制度缺乏會使檔案工作無法規范、嚴謹地進行。

2 實現培訓檔案規范化管理的途徑

2.1 建立獎懲措施

有一位著名的教育家曾經說過：“沒有處罰的教育是不完整的教育。”在實際的教學活動中亦是如此，沒有處罰的教育是不能達到預期目的的。教師可以借助一些技巧來規范班級檔案管理，通過制定相關扣分規則或處罰制度，使學員意識到培訓檔案的重要性，從而改正行為。對于不遵從班級統一管理的學員，管理人員應推出一套懲罰措施，與結業證發放掛鉤，如果不上交班主任要求的相關材料，即使課程成績合格了，也不發放結業證，直到交齊相關材料為止。同時，賦予專職檔案人員一定的權力，對各部門檔案進行主動收集、規范整理、按時歸檔和科學管理。

2.2 簡化培訓檔案的收集種類

由于培訓檔案種類繁多，在短時間內收齊全班學員的檔案非常困難，為了節省時間、減輕工作壓力，培訓機構可以適當簡化培訓檔案的收集種類，保證入學和結業檔案齊全完整，不再收集其余無關緊要的檔案，這樣以來，可以在更大程度上保留有效檔案，去粗取精，剔除無用檔案。同時，培訓機構要設立檔案銷毀制度即檔案保管期限表，對培訓中形成的各類檔案的保管期限進行詳細規定，哪些是必須永久保存的、哪些是可以按期銷毀的。這樣定期清理處理完畢的檔案，可以緩解檔案庫房存放的壓力，集中人力財力保存那些比較重要的檔案，也使部門執行時有根有據，及時清理無用的廢舊檔案。

2.3 建立培訓電子檔案庫

隨著時代的發展，社會信息化程度越來越高，更加需要加強檔案現代化管理，有效發揮檔案的信息功能，要求培訓部分建立完備的聲像載體、實物、外事、會議及公文檔案等檔案工作，提高檔案管理的現代化水平，為檔案收集、整理、立卷、歸檔、鑒定與統計等管理工作提供堅實的基礎。同時，培訓部門要利用“互聯網+”技術，結合檔案管理技術，建立培訓學員電子檔案庫，實現學員網上在線注冊，可以在登陸平臺填報個人信息。

2.4 定期對檔案管理人員進行培訓

檔案是各項活動、工作的忠實記錄者，也是社會進步與發展的客觀反映和載體。檔案工作是還原各項工作原貌的重要工作，作為檔案工作的主體，檔案人員素質的高低將直接影響檔案工作的質量乃至整個檔案事業的發展。因此，培訓部門必須定期對檔案管理人員進行培訓。

人才開發是提高檔案從業人員綜合素質的有效方式，可以通過設立學科、在職繼續教育等途徑，規定檔案專職人員定期進行相關方向的培訓與深造，或聘請具有豐富操作經驗的教師對檔案從業人員進行定期培訓，讓從業人員深入了解檔案的重要性和規范性。另外，培訓部門還應該提升檔案從業人員的計算機應用能力，以應對檔案信息化帶來的變革。

2.5 設立培訓部門專屬檔案室

要想對某項工作進行規范管理，甚至發展壯大，最終實現精細化管理的目標，就要將各模塊工作劃分得更加精細化。高校培訓部門應當設立專屬培訓檔案室，并根據業務量的具體情況，招聘工作人員對培訓檔案進行專門管理，一人一崗，劃分責任，從檔案的收集、整理、歸檔和銷毀等方面進行精細化管理。

2.6 加強制度建設

無規矩不成方圓，規矩也是規章制度，是用來規范檔案人員與學員的管理規則、條例，其能夠維持良好的秩序，是各項事業成功的重要保證。各培訓部門的檔案管理員要盡快建立本部門的檔案管理制度，歸納實際工作中的問題，形成具有針對性的檔案工作流程和檔案工作規章制度，便于新員工執行操作，便于規避和預防某些風險的發生。此外，各培訓部門也要制定相關處罰制度，用來懲罰那些多次違規的學院，是檔案管理中必不可少的管理辦法。

3 結 語

目前，培訓檔案管理仍處于發展階段，唯有樹立規范化、科學化的檔案管理目標，提高重視程度，加大資金投入，認識檔案工作的重要性，才能充分發揮檔案工作的重要作用，是檔案事業發展過程中的永恒命題。同時，規范化的檔案管理是各培訓部門必須做好的一項基礎性工作，也是工作再創新高的重要保障。

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