基于大數據環境下高校檔案管理模式的優化探討

摘 要：隨著社會的不斷發展以及信息化時代的不斷深入，網絡逐漸成為大眾生活中必備的輔助工具。同時，網絡也已經深入到高校的管理工作中。在當今高校的檔案管理中，多數工作人員已經意識到信息化管理的便利性，進而紛紛使用該種模式開展工作，但是由于部分工作人員的工作能力不足，進而使得管理工作中還存在許多問題。基于此。本文將對如何在大數據背景下開展高校檔案管理工作進行分析，旨在幫助高校能夠順利開展教學工作。

關鍵詞：大數據環境；高校檔案管理；管理模式；優化探討

在建設現代數字化高校校園時，對學生的檔案進行數字化管理是其中重要的工作內容。所謂大數據時代下的管理模式就是指信息化管理。而信息化管理模式就是指管理人員通過信息化設備對學生的檔案進行收集整理以及保存的過程。隨著信息時代的不斷深入，該種管理模式將成為高校管理工作中的中流砥柱。該種管理模式不僅能夠幫助管理人員降低工作壓力，提升工作質量，同時也能保證高校信息的安全，進而促進高校健康發展。

一、大數據時代的特征

首先，所謂大數據就是指網絡數據，是信息化發展的產物，其中包括云數據庫以及物聯網，大數據時代的來臨為大眾的生活提供了便利。同時，當前的大數據時代具有以下幾種特點：第一，規模龐大。與傳統的數據庫相比，大數據庫的容量從TB轉換成PB，其容量上升了百倍；第二，速度提升。傳統數據庫在處理數據時，通常會耗費許多時間，不僅會浪費工作人員的時間，同時也會延緩數據上傳，進而影響高校管理工作的開展，而大數據的出現，卻可以很好地解決這一問題。第三，大數據的多樣性被提升。大數據類型的提升，可以幫助高校更好地開展管理工作，同時也能加強數據的安全性。最后，大數據的價值提升。由于數據的不斷增加以及更新速度的提升，大數據的價值必然會隨之提升，進而使得大數據的價值密度就會降低[1]。

二、高校檔案管理現狀

首先，大部分高校的管理人員對信息化檔案管理存在錯誤認知，其認為，所謂信息化管理就是通過計算機對學生檔案進行收集以及保存；其次，多數管理人員缺乏一定的安全意識。經過調查顯示，多數學校的學生安全系統都十分容易破解，并且可以隨意更換密碼，這會對學生檔案造成一定的安全隱患；第三，各部門之間沒有聯系不團結。比如說，當檔案管理部門需要其他部門成員上交檔案時，多數工作人員會產生不耐煩的態度，甚至部分成員會遺交、遲交。這些情況都會對檔案管理人員的工作造成一定的阻礙[2]。

三、大數據環境下高校檔案管理模式的優化措施

（一）加強檔案管理隊伍建設，提升管理人員業務水平

首先，在高校檔案管理工作中，管理人員是否具備過硬的業務水平是決定管理工作能否穩定進行的關鍵條件。眾所周知，檔案管理工作所涉及的細節眾多，且較為復雜，從手收集檔案到整理檔案以及錄入檔案，需要工作人員具有強大的內心。因此高校相關人員應該注重提升管理人員的工作能力。首先，校務人員應該提升應聘人員的招聘條件。比如，應聘者必須經歷過相關專業技能的培訓并持有相關技能證書后，方可通過面試。當其通過面試后，校務人員可以安排其進行實習，當實習期滿且應聘人員未造成重大損失后，校務人員可酌情考慮通知其正式上崗。其次，對于校內現存的管理人員，高校可組織其開展定期的培訓活動，并為其提供外出調研的機會，以供檔案管理人員能夠提升自身的業務水平。最后，小吳人員一定要注重培養檔案管理人員的法律意識，使其意識到檔案管理機密性的重要性。同時，小吳人員還應該鼓勵管理人員了解先進的管理理念以及信息化的管理手段，提升檔案管理隊伍的整體素質以及整體水平[3]。此外，還應該適當地拓展檔案管理的工作隊伍，將校內的管理高層引入其中，使其意識到檔案管理工作的重要性。

（二）夯實檔案管理設施建設，提升檔案管理共享能力

首先，檔案管理人員應該對大數據時代下的信息技術進行分析，尋找適合檔案管理的信息管理模式，構建良好的信息平臺，保證其能夠將校內學生的信息進行收集以及整合；其次，相關滾利人員應該定期對信息化設備進行檢查以及維護，比如當發現路由器老化或是掃描儀失靈后，應及時將其更新，保證信息化管理工作能夠順利開展；第三，管理人員應該為信息化管理檔案建立單獨的服務器，防止由于服務器壓力過大而發生系統崩潰，進而對檔案安全造成隱患；第四，高校應為檔案管理部門配備專業、專門的維修人員，當事故發生時，能夠及時進行補救，盡量將損失降到最低；最后，隨著我國招生數量的不斷擴大，各大高校的學生數據也隨之提升，因此，在此環境下，高校應該選購先進的管理軟件，并通過不同的渠道建立信息平臺，使得學生可以隨時查取自己的檔案資料。

（三）強化二級單位管理意識，重視檔案材料收集保存

高校教學能夠順利開展，其中起到決定性因素的除了具有高水平的教師、輔導員以及其他教務人員外，還包括檔案管理部門以及其他輔助性部門[4]。因此，檔案管理工作單靠管理人員是無法順利進行的，還應該需要其他部門人員的協同幫助。在專業檔案管理人員的幫助之下，各個部門的工作人員自己教師應該積極地為檔案管理部門提供需要的數據以及資料，并能夠通過自身的努力將其整理成數字文件，完善檔案資料，及時上傳照片以及視頻等資料，并將其整理好上交給檔案部門，降低其工作壓力。同時，在此基礎上，校務人員也應該提高各個部門的工作意識，通過對檔案管理的宣傳，使其提升自身的主觀能動性，進而幫助檔案管理工作的順利開展。

（四）完善檔案信息安全機制，加固信息安全保護墻壁

首先，檔案管理人員應該提升自身的信息保密技術，對管理檔案的數據庫進行加密處理。并提升數據庫的安全性，使其不易破解。其次，管理人員當檔案管理人員在對資料進行簽字時應該使用電子簽字技術，并將其上傳至檔案庫進行保存，同時還應該對其加以蓋章，以此保證信息的嚴謹性以及安全性。第三，檔案管理人員應該提升檔案庫的權限，比如，只允許檔案部門的專業人員進行觀看，當其他部門人員想要參與觀察時，應該與管理人員取得聯系，獲取權限與密碼后，方可進行瀏覽。同時，此處值得注意的是，針對于不同的管理層人員，應該有不同的管理權限，比如高層人員可對其進行修改，但是其他部門的人員只能對其進行瀏覽，以此提升管理的邏輯性[5]。

四、結語

綜上所述，大數據時代的逐漸靠近不僅為高校的檔案管理工作帶來了便利，同時也帶來了一些挑戰。檔案信息管理系統龐大，且結構復雜，對于工作人員而言，是一項十分艱巨的任務。因此，高校的相關負責人員一定要不斷地對實際以及自身水平進行分析，提升自身的工作能力，合理運用現代化技術開展管理工作，進而促進高校的發展，為學生提供良好的學習環境。

參考文獻

[1]陳新穎.大數據時代沖擊下才搞笑檔案管理的現狀[J].當代信息教學，2014，06（17）：84-85.

[2]董向東.如何在高校檔案管理工作中實施信息化管理[J].軟件技術-教學導刊，2014，03（11）：12-13.

[3]關建偉.國內外主要互聯網公司大數據布局與應用比較研究[J].中國傳媒科技，2014，06（130：74-77.）

[4]劉振興. 基于大數據環境下高校檔案管理模式的優化探討[J].大數據時代，2017，06（21）：15-17.

[5]劉華陽. 基于大數據環境下高校檔案管理模式的優化探討[J].當代經濟，2014，08（31）：41-42.

作者簡介

孫艷，（1984-）女，河南鶴壁人，助理館員，大學本科，研究方向為檔案管理。