醫(yī)院電子檔案建設(shè)與管理存在的問(wèn)題及解決措施

段強(qiáng)

摘 要：醫(yī)院電子檔案建設(shè)可以說(shuō)是其檔案管理在發(fā)展過(guò)程中的主要方向，這樣才能保證其可以適應(yīng)信息技術(shù)及現(xiàn)代醫(yī)院的發(fā)展要求，但是在實(shí)際的醫(yī)院電子檔案建設(shè)及管理中，其仍然存有許多的不足之處亟待改進(jìn)，本文則針對(duì)這些問(wèn)題來(lái)進(jìn)行分析，立足于此提出了相應(yīng)的處理及解決措施。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；電子檔案；管理；問(wèn)題；措施

檔案作為歷史留存依據(jù)其對(duì)醫(yī)院的發(fā)展有著極大的價(jià)值，而目前在檔案管理中其電子檔案管理形式已經(jīng)逐漸從紙質(zhì)向著電子化的方向發(fā)展，尤其是在各類信息技術(shù)不斷的更新及完善的情況下，使得醫(yī)院電子檔案的信息化建設(shè)得到了良好的技術(shù)支持，而這也推動(dòng)了其管理工作的進(jìn)一步的更新及改進(jìn)，有效的提升了其電子檔案建設(shè)與管理的效率及質(zhì)量。

1 醫(yī)院電子檔案建設(shè)的優(yōu)勢(shì)

1.1 解決紙質(zhì)檔案易耗損問(wèn)題

以往的紙質(zhì)檔案在潮濕、高溫、低溫等環(huán)境下都不易保存，易出現(xiàn)受潮、腐蝕、氧化、蟲(chóng)蛀等現(xiàn)象，并且紙質(zhì)文件在反復(fù)使用的過(guò)程中不可避免地會(huì)產(chǎn)生一些損耗。而電子檔案的建設(shè)在極大程度上解決了這一問(wèn)題的限制，可以存儲(chǔ)在光盤(pán)、硬盤(pán)等存儲(chǔ)設(shè)備中，可以有效地保護(hù)紙質(zhì)檔案原件。電子檔案不僅占用空間小、花費(fèi)成本低、可重復(fù)使用，還具有節(jié)能環(huán)保、易操作、使用壽命長(zhǎng)等優(yōu)勢(shì)。

1.2 提升檔案信息的利用率

以往的紙質(zhì)檔案管理模式只能依靠手工處理的方法，不僅處理過(guò)程繁瑣、效率低，還容易出現(xiàn)信息錯(cuò)漏、檔案丟失、不易查詢整理等問(wèn)題，導(dǎo)致檔案信息的利用率大大降低。在此情況下，電子檔案不僅能夠解決以上紙質(zhì)檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，還能極大地保障檔案信息的完整性、真實(shí)性，便于各部門(mén)查詢使用，有效地提升了檔案信息的利用率。

1.3 為醫(yī)院數(shù)據(jù)分析提供可靠的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)

以往的紙質(zhì)檔案文件很難使醫(yī)院獲得較為有效、準(zhǔn)確的內(nèi)部運(yùn)行數(shù)據(jù)，而使用電子檔案不僅可以很快對(duì)醫(yī)院運(yùn)行各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析，還可以通過(guò)對(duì)醫(yī)院日常運(yùn)行產(chǎn)生數(shù)據(jù)、臨床診療情況等數(shù)據(jù)的調(diào)取、自動(dòng)歸檔、安全存儲(chǔ)，來(lái)為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的決策指導(dǎo)、未來(lái)的發(fā)展規(guī)劃等提供科學(xué)合理的數(shù)據(jù)保障。

2 醫(yī)院電子檔案建設(shè)與管理中存在的問(wèn)題分析

2.1 醫(yī)院電子檔案建設(shè)與管理體系中存在不足

在我國(guó)的醫(yī)院檔案管理工作中其主要是以紙質(zhì)檔案管理形式為主，經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的實(shí)踐、改革及調(diào)整，其已經(jīng)逐漸形成了相對(duì)完善的管理體系及較為成熟的管理形式。但是在電子檔案其建設(shè)及管理工作中仍然處于實(shí)踐探索的階段，整體來(lái)說(shuō)，其沒(méi)有形成統(tǒng)一、系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)的管理體系，因此在實(shí)際的實(shí)施過(guò)程中，其方案存有許多的不成熟部分。并且在醫(yī)院電子檔案的建立及管理工作中，涉及了許多的專業(yè)知識(shí)及內(nèi)容，其對(duì)信息化系管理技術(shù)及檔案管理技術(shù)的要求較高，這也導(dǎo)致在實(shí)際的電子檔案管理中其綜合能力水平較低的問(wèn)題，此種管理體系的缺乏嚴(yán)重的限制了相關(guān)工作的正常有序開(kāi)展。

2.2 醫(yī)院電子檔案建設(shè)與管理中安全系數(shù)不足

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中其存有許多的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)及漏洞，而這些因素會(huì)為醫(yī)院電子檔案建設(shè)與管理帶來(lái)一定的安全威脅。本身在醫(yī)院檔案管理工作中其許多檔案信息就具有一定的機(jī)密性及保密性特征，若是在實(shí)際中出現(xiàn)檔案信息的泄露、遺失等問(wèn)題，將會(huì)嚴(yán)重的影響其檔案信息的真實(shí)度及安全性，并且在電子檔案的應(yīng)用中，其容易受到病毒的感染，若是電子檔案受到病毒的影響，會(huì)導(dǎo)致其內(nèi)容被復(fù)制、篡改、刪除等，同時(shí)也可能會(huì)造成電子檔案管理系統(tǒng)的崩潰，此種安全隱患會(huì)為醫(yī)院權(quán)益帶來(lái)一定的威脅。并且許多的網(wǎng)絡(luò)病毒存有較高的隱蔽性特點(diǎn)，若是在實(shí)際的管理活動(dòng)中安全意識(shí)不足，極易使得攜帶病毒的程序感染到電子檔案管理系統(tǒng)中。

2.3 醫(yī)院電子檔案建設(shè)與管理中工作人員的素質(zhì)能力問(wèn)題

在電子檔案建設(shè)與管理中，其不僅對(duì)管理人員的檔案管理能力有一定的要求，還對(duì)檔案管理工作人員的信息技術(shù)水平有一定的要求，這樣才能保證其可以更好的應(yīng)對(duì)醫(yī)院檔案的信息化管理要求。但是在實(shí)際中許多檔案部門(mén)的工作人員存在著身兼數(shù)職的情況，這使得其在管理活動(dòng)中存在著專業(yè)度不足的現(xiàn)象，而這也導(dǎo)致及管理人員無(wú)法更好的應(yīng)對(duì)電子檔案管理的發(fā)展需求及管理方式的轉(zhuǎn)變，在許多的管理活動(dòng)中，其無(wú)法更好的應(yīng)用相關(guān)的專業(yè)技術(shù)來(lái)提升醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化水平，不利于電子檔案建設(shè)與管理的實(shí)際執(zhí)行及發(fā)展。

3 醫(yī)院電子檔案建設(shè)與管理中存在的問(wèn)題的解決措施，

3.1 制定完善健全的電子檔案建設(shè)與管理制度

首先，需要對(duì)管理職責(zé)進(jìn)行明確，其主要包括了對(duì)電子檔案的收集、登記、管理、儲(chǔ)存等相關(guān)職責(zé)，以此來(lái)保證各項(xiàng)管理內(nèi)容可以在實(shí)際中得到有效的落實(shí)，并且在電子檔案建設(shè)與管理制度的確定上還需以實(shí)際的醫(yī)院運(yùn)行及發(fā)展特點(diǎn)為主，從而保證其可以對(duì)各項(xiàng)檔案管理行為進(jìn)行有效的約束。其次，制定完善的電子檔案檢查制度，為了避免出現(xiàn)電子檔案的缺失、遺漏、損壞等情況，要定期的對(duì)電子檔案內(nèi)容進(jìn)行檢查及確定，保證電子檔案的真實(shí)性及完整性，在保存電子檔案時(shí)至少要制作三套，一套封存保管，一套查閱利用，一套實(shí)行異地保存，電子檔案的查閱應(yīng)在許可范圍，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查詢和利用電子文檔，要有安全保密防范措施和可靠的監(jiān)管保障，并且檔案管理人員要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。最后，醫(yī)院封存的電子檔案不得利用和外借，最好使用電子檔案的復(fù)制件，醫(yī)院任何人員要銷毀電子檔案時(shí)，必須需經(jīng)醫(yī)院負(fù)責(zé)人或領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并經(jīng)有關(guān)部門(mén)審核，編制銷毀清冊(cè)，確保載體與信息徹底銷毀。

3.2 提升電子檔案建設(shè)與管理的安全性

第一，操作層面的安全電子檔案的安全性與人為操作有直接的聯(lián)系，為了提升電子檔案管理工作的規(guī)范、安全性，有效規(guī)避人為操作帶來(lái)的安全問(wèn)題，醫(yī)院要制定電子檔案工作人員的安全守則，并不斷強(qiáng)化電子檔案管理工作人員的安全防范意識(shí)。檔案管理人員在對(duì)電子檔案進(jìn)行管理操作時(shí)，要事先對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、軟件進(jìn)行殺毒，并避免使電子檔案專用電腦進(jìn)行外部網(wǎng)絡(luò)的訪問(wèn)。對(duì)于自己不清楚不熟悉的文件不輕易地打開(kāi)，避免一些誘惑性欺騙性很強(qiáng)的病毒被誤打開(kāi)。第二，法律方面的保障醫(yī)院的檔案關(guān)乎患者的隱私與醫(yī)院各部門(mén)的數(shù)據(jù)文件，是具有一定法律效力的，因此電子文檔需要在法律的基礎(chǔ)上建立一套有效的安全機(jī)制。在法律法規(guī)的保障下，電子文檔管理工作將杜絕一大部分有意無(wú)意的破壞活動(dòng)，使電子檔案工作做到有法可依、有理可循。

3.3 提升電子檔案管理者的專業(yè)能力

醫(yī)院電子檔案工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)離不開(kāi)高素質(zhì)、高能力的檔案管理人員，檔案工作人員的職業(yè)能力也體現(xiàn)了醫(yī)院的整體水準(zhǔn)。為了進(jìn)一步提升檔案管理人員的專業(yè)水準(zhǔn)，醫(yī)院檔案管理部門(mén)要定期對(duì)所有檔案管理人員進(jìn)行電子文檔業(yè)務(wù)知識(shí)、技能培訓(xùn)，提高其現(xiàn)代化信息運(yùn)用和處理的能力，擔(dān)負(fù)起對(duì)電子文檔監(jiān)督管理的責(zé)任。

4 結(jié)論

針對(duì)現(xiàn)今醫(yī)院電子檔案建設(shè)與管理實(shí)情來(lái)看，其存有幾點(diǎn)問(wèn)題對(duì)其電子化發(fā)展有著較大的影響，結(jié)合電子檔案的特點(diǎn)及醫(yī)院檔案管理需求來(lái)看，必須要針對(duì)這些問(wèn)題采用適當(dāng)?shù)拇胧﹣?lái)進(jìn)行處理。上文從多角度、多層次提出了在實(shí)際中可以采用的解決措施，其可以有效的對(duì)電子檔案建設(shè)與管理的內(nèi)容、流程及體系進(jìn)行改進(jìn)及完善，使得其整體的效率得到有效提升。

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