事業單位檔案管理信息化建設問題探索

鎖春欽

摘 要：隨著計算機技術的不斷發展，這些技術在我國其他行業中的應用也越來越多，針對事業單位檔案的管理就是其中之一。傳統的檔案管理工作大多依賴于人力和紙質，這也就導致了這一工作在展開過程中極易出現失誤或管理混亂的狀況，從而影響工作效率。信息化理念的出現和應用為這一工作的展開帶來了極大的便利，但同時，我們也發現事業單位檔案管理信息化建設的過程中依然存在著許多問題。本文將在這些問題的基礎上提出切實可行的解決對策。本文第一部分主要對現階段我國事業單位中檔案管理工作的具體展開狀況進行了簡單介紹，第二部分則詳細論述了應如何加強這一領域中信息化建設的具體對策。

關鍵詞：事業單位檔案管理 信息化建設 問題 對策

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）03-00-01

對于現代社會來說，任何行業的發展都離不開計算機技術的輔助。在這一理論的前提下，不難發現，我國社會的信息化程度正在不斷增高。針對本文所討論的問題來說，雖然信息化理念已經在事業單位檔案管理工作中得到了初步的體現，但由于領導層重視程度不夠、信息化程度不夠深入、檔案管理人員專業性較差等因素的影響，在事業單位檔案管理信息化建設的過程中依然出現了很多的問題，這一工作的開展并沒有達到我們的預期。本文將對這些問題進行分析，并提出切實可行的解決方案。

一、事業單位檔案管理現狀

首先，事業單位領導層對檔案管理工作的重視程度將會對這一工作具體的展開效果產生直接的影響。根據現狀來看，我國事業單位中還存在很大一部分領導層人員沒有意識到檔案管理信息化建設工作的重要性，導致了這一工作展開過程中在人力和資金的投入上都出現了一定程度的緊缺。顯然，這樣的狀況必然會對實際的檔案管理工作造成影響。現代社會對工作效率的要求非常高，而如果相關的領導人員不能充分的將這一工作重視起來，必然會導致檔案管理工作開展的整體效率下降，反而浪費人力物力。

其次，現階段我國事業單位檔案管理的信息化程度還不夠深。根據我們的調查來看，在國家的號召之下，不同級別的事業單位都在信息化建設上做出了一定的努力，但這些單位之間具體的信息化程度卻存在很大的差異。部分單位已經能夠通過信息化手段初步的代替人力來進行檔案管理工作；部分單位則可以通過信息化相關建設完成信息錄入、統計等工作，但依然需要人力的輔助；而另一部分事業單位中信息化程度仍處于初級階段，信息化建設趨于表面化和流程化，大部分工作仍在沿用傳統的人力和紙質方式進行管理。顯然，這樣的方式不但會影響到檔案管理工作實際的效率，也會導致信息化建設受到阻礙。

檔案管理人員是展開這一工作的主體，這些人員自身的專業性也會對實際的工作效果產生影響。由于事業單位中存在一部分人員認為這一工作僅包含數據記錄、整理等內容，導致了部分單位在進行人才招聘的過程中忽略了對檔案管理人員專業性的考察，從而導致整個管理隊伍的專業水平下降。針對本文所討論的信息化建設問題來說，部分檔案管理人員在工作過程中固步自封，不能及時的掌握新的知識和技能，這樣的心態必然會對實際的檔案管理工作造成影響。

二、加強事業單位檔案管理信息化建設對策

1.加強領導重視

想要保證事業單位檔案管理工作的信息化建設進程首先就要將這一工作重視起來。首先，我們應加大信息化相關理念的宣傳力度，通過講座等形式來提升事業單位領導對于信息化建設的認識。在這一過程中我們應將宣傳的重點放在信息化技術自身在工作效率上所體現出的優越性上，并表明完善的信息化建設能從根本上減少檔案管理工作在人力上的投入。其次，我們可以針對事業單位領導層人員展開信息化相關培訓，通過這樣的形式來幫助這部分人員盡快的接受這一理念，從而更好的促進事業單位檔案管理信息化建設進程。

2.制定總體規劃

從周期上來說，檔案管理是一項需要長期維持的工作，而傳統的管理辦法由于沒有完善的規劃已經出現了資料丟失、查找困難以及空間不足等問題。在這些問題的基礎上，我們在針對檔案管理工作進行信息化建設時應將總體規劃的制定放在所有工作的首位。在工作規劃的制定過程中，我們需要從以下幾點做起：首先，我們應明確相關事業單位發展過程中的特點和未來的發展目標，并根據這些內容制定具體的規劃，避免因為規劃內容與事業單位實際的發展狀況不符而影響檔案管理工作的展開。其次，在制定整體規劃的過程中我們應注意整個系統的可移植性和可擴展性?？梢浦残缘目剂恐饕菫榱吮ＷC系統在其他計算機平臺上也可以應用，避免因平臺原因而導致信息失效?？蓴U展性上的考量主要是為了保證在檔案信息量不斷擴大的狀況下不會出現空間不足的狀況。

3.加強信息技能培訓

上文中已經提到，檔案管理人員自身的職業素養是影響這一工作具體展開的關鍵因素，而針對于信息化建設工作來說，我們必須有針對性的對這些人員展開培訓。在這一過程中，我們可以從單位外部邀請一些信息技術專業人員進行具體知識上的講解，保證這些人員都能具備基礎的信息技術素養。同時，對于系統實際的操作來說，我們可以邀請事業單位內部專門的信息技能專業人才來對檔案管理人員進行培訓。我們也可以通過針對信息技術實際操作的考核來提升技能培訓的整體效果。除了這一點之外，事業單位在進行檔案管理人員的招聘時也應充分的將這些人員自身在信息技術上的素養作為考量因素之一。通過這樣的方式，檔案管理人員自身的專業性和職業素養提高了，在這一工作中施行信息化建設也就變得更有意義。

結語

綜上所述，事業單位檔案管理工作中存在的缺陷主要有領導層重視不夠、信息化程度不高、缺乏專業型人才等。本文通過加強領導重視、制定總體規劃、加強信息化技能培訓等三方面分析了具體的建設辦法。除了本文中提到的內容之外，在事業單位檔案管理信息化建設的過程中我們應將事業單位未來的發展放在第一位，并根據這些內容來制定實際的工作方案。

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