新時代檔案信息化建設的幾點思考

摘 要：檔案信息化建設是指運用信息技術提高檔案工作現代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網絡環境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，實現檔案信息的社會化服務。

關鍵詞：檔案管理；信息化；隊伍建設；信息安全

1 當前檔案信息化管理中存在的問題

1）當下檔案信息化建設工作基本上處于盲目推進的情形，缺少科學合理的理論指導，信息系統與管理系統建設不完善（契合度較低），同時也沒有明確的建設目標，在檔案信息化建設過程中，流程不夠清晰、操作辦法不夠規范、工作目的性不強，導致檔案工作不能順利進行。譬如在檔案管理系統中，數據儲存方式與檔案調取的接口就存在明顯的差異，這就是致使檔案的調取及共享活動被極大的掣肘，面對這樣的情形，檔案信息化建設自然也就無從談起。

2）當下檔案信息化建設過程遭遇到操作規程問題，需要通過標準規范來解決，普及優秀的檔案管理實踐經驗，統一管理辦法，減少低水平重復，促進信息共享和交換。數字檔案的管理較之傳統檔案管理的標準化要求更高，否則可能面臨更多風險。例如，若沒有統一的檔案信息交換格式標準，檔案館各自采用不同的格式建設檔案數據庫，就會形成一個個信息孤島，無法或難以交換、共享；若沒有電子文件存儲格式標準，檔案信息將面臨因無法輸出而丟失，可能會導致重要記憶的空白。因此，檔案信息化建設勢在必行。

3）當下檔案管理工作人員的專業技能還有待加強。在檔案部門有著這樣一個共同的慨嘆：“既懂信息技術又精通檔案專業的人才太少了！”這個問題是許多單位信息化水平徘徊不前、檔案管理軟件發揮作用不明顯的根源所在。在檔案信息化工作所需要的人才并不僅限于復合型人才，也需要更為專業的檔案人才、技術人才。目前，許多檔案管理人員都存在專業不對口的現象，在這樣的情況下，工作人員的職業能力不能得到保證，職業能力的參差不齊，很大程度上也影響了檔案信息化建設。

2 新時代檔案信息化建設策略

1）完善檔案法規政策的健全。檔案信息化是一項新的工作，管理對象是具有新特點的檔案類型，采用的是新的技術手段，在檔案信息化管理過程中，其電子化、自動化、網絡化的工作內容和方法也較以前發生很大的改變。這個過程中必然會產生許多新的問題，其中涉及權利和義務關系的問題需要通過法律法規來調整和規范，比如電子文件的憑證作用、保存要求、信息開放原則和內容等，而涉及事業定位、發展途徑的問題則需要政策引導和支持。目前最迫切的政策需求就是將檔案信息化建設納入到檔案管理工作升級發展戰略行動之中，并制訂好與信息社會發展要求相適應的檔案科學管理和科學制度建設之中。

2）完善檔案管理信息化基礎設施建設。為了確保檔案管理的標準性、合理性、科學性，我們就要加快硬件設施建設，實現裝備和技術的現代化，要及時配備檔案管理現代化所需的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網設備等現代化辦公設備，要充分發揮現代科技、縮微技術在檔案管理中的應用。為此，各級黨委政府應加大財政投入的力度，檔案部門要努力提高自身的工作水平，爭取更多的經費支持；同時，檔案部門要充分利用存有大量檔案資源的優勢，挖掘各方面潛力，重點加強檔案信息資源的利用工作，及時開發豐富的檔案信息來滿足社會各界的需要，將各類檔案的潛在價值轉化為經濟利益?，F代化技術及手段在檔案部門的廣泛運用，又將為檔案工作注入新的活力，將極大地提高檔案利用工作水平，創造出更為可觀的社會效益和經濟效益，為檔案工作現代化的發展提供有力保證。除此之外，為了確保檔案管理工作的便捷性，也應該完善檔案管理的信息系統，如信息化驗證系統、智能化歸類系統、自動存檔歸檔系統等，以此滿足檔案信息的收集、分類、存儲和查閱等功能。

3）完善檔案管理人員隊伍的素質建設。檔案管理人員素質在很大程度上決定著檔案信息化工作的好壞。當前檔案管理部門的相關管理人員存在著能力與當前檔案管理現代化標準還有很大差距，因此做好檔案信息化建設工作，就必須要加強完善檔案管理人員的素質教育，（1）在檔案信息化工作建設中，各單位在現有條件的基礎上，進行統一規劃，建立檔案人才目標培養，圍繞檔案管理隊伍建設來進行組織檔案管理隊伍培訓工作，幫助檔案管理人員更新觀念，樹立科學管理檔案的理念，提高科學管理檔案水平。時代在不斷向前發展，各行各業都在不斷進行蛻變，檔案信息化建設工作更需要檔案管理人員不斷更新傳統觀念，緊跟時代步伐，使用先進的技術手段來提高工作效率。檔案管理人員要在工作中不斷更新知識和理念，做到與時俱進，科學發展。（2）引進專業的檔案管理人才到檔案管理隊伍中。專業檔案管理人才的引進，可以為檔案管理部門注入新鮮的血液。它不僅有助于檔案管理崗位不同工作之間進行分工，而且能夠促進檔案管理人才專業化程度的不斷推進。在檔案管理過程中要進行必要的專業檔案管理人才引進，可以吸納更多的優秀人才進入檔案的科學管理中?？梢詫崿F人盡其才、各司其職。

4）完善檔案信息安全管理。在檔案信息化建設過程中，我們同樣不能忽視信息安全系統的建設，因為在錯綜復雜的網絡世界中，信息安全的可控性會受到極大的挑戰。因此檔案信息的安全性，是一個值得重視的問題，其中對原始文件內容的保護，應該遵循不可隨意篡改的基本要求，以此來保證檔案信息的安全性與完整性。除此之外，為了進一步確保檔案信息的安全，還應該設置有關的密碼和訪問權限，可以采取指紋認證、數字簽名等保密技術。與此同時，科學的檔案信息備份是確保文件丟失的有效措施，因此在檔案信息化建設中也是不可忽視的。

隨著我國社會經濟和科學技術的快速發展，檔案信息化建設工作也必將面臨更大的挑戰，檔案信息化建設工作必須要與時俱進，為了檔案信息化建設工作順利開展，應該完善政策法規的健全，以及培養和引進專業技術能力強的復合型人才，使檔案信息化基礎建設和信息安全建設工作全面展開，最終確保檔案信息化建設工作順利進行。

參考文獻：

[1]中國檔案出版社《檔案信息化導論》，作者：楊公之主編

作者簡介：

李秋菊，女，1980年出生，漢族，中共中央黨校函授學院畢業，現任黑龍江省綏化市北林區地方志編纂辦公室檔案管理員，主要從事地方志編纂和檔案管理工作。