關于新時期人事檔案管理信息化建設探析

康玉芳　李明

摘 要：人事制度上的深化改革讓人才在各個企業組織中的重要性得到凸顯，人才儲備在組織生存與發展中的作用越來越突出。人事檔案是人才參與各類實踐活動的基礎記錄，綜合且全面的反應著人才在組織與工作中的狀態與原始數據。這些數據在人才的成長過程中扮演著重要的價值，可以對人們成長的各方面狀態、能力、優勢進行全面的反應，所以這些信息是重要的人才信息資源。人事檔案在經濟社會的發展過程中屬于重要的基礎性資源，所以加強檔案信息化建設在新時期發展中屬于客觀性要求。文章將針對新時期人事檔案上的信息化建設進行分析。

關鍵詞：新時期；人事檔案；管理信息化建設；網絡安全

時代發展的新時期到來，讓人事檔案的信息化管理工作發生了很大改變，開始時這些改變是被動的，是為了適應時代發展的需要。但是隨著時間的推移，人事檔案管理工作想要獲得更多的發展，就必須將被動轉變轉換為主動改變，主動學習信息管理手段上的相關方法讓人事檔案的工作得到效率上的提升，幫助企業更好更快的發展。

1 新時期人事檔案信息化建設的意義

在信息時代，無論是什么行業都需要適應時代的發展，應用信息技術協助整個行業的前進。只有這樣才能讓企業的發展在激烈的市場競爭中獲得優勢。原因是現代城市的發展讓檔案工作的傳統處理模式無法適應時代需要。傳統的人事檔案管理工作也受到了很多因素的影響，實際應用價值一直在不斷地下降。無法適應信息化時代實際運轉上的需要。所以針對這個問題，只有迎合時代的發展，不斷加強信息化建設的力度。其次，是檔案工作本身具備持續性的特點，檔案管理工作上具備的價值也直接決定了人事檔案的管理需要落實的更加系統化，確保其準確無誤。信息化工作最為突出的一個優勢是可以將紙質檔案管理工作上的安全性提升上來，通過設置人事檔案信息管理上的相關權限，讓信息上的準確性得到保證。

2 新形勢下建設人事檔案管理信息化的必要性

2.1 構建現代化人事檔案的管理形式

信息時代的到來已經是大勢所趨，信息技術在人們生活與工作中的不斷滲透，讓人們的生活發生了很多的改變，所以盡快適應當前的時代發展模式促使企業或事業單位獲得更為長久的發展，就必須將人事檔案信息化、建設現代化檔案管理模式等工作上的銜接問題進行解決，運用先進的信息管理與處理技術讓人們可以從繁重的事物運行中得以解脫。首先，工作人員要緊緊跟隨信息時代的發展節奏，提高信息收集上的處理能力，讓人事信息上的動態變化可以全面得到掌握。其次，運用現代的信息化技術將人事檔案管理上的工作重點與難點進行劃分，從源頭上將人事檔案工作效率進行提升。讓信息化技術上的優勢可以發揮的更加全面。

2.2 推動人事檔案信息的資源共享

信息化時代將各大領域聯系在了一起，讓不同的信息得以交叉匯總，整合成更為系統的信息庫，這就創造了信息資源的商機。也就是說，信息資源已逐漸成了現代化市場經濟條件下的重要戰略資源。為了能夠實現人才價值開發的最大化，我們必須開展人事檔案管理信息化建設，使得人事資源得到共享，為人事工作提供服務。同時也應該運用科學管理對人事管理信息實施加密措施，保障人事信息資源的安全運用環境，推動人才的發展。

2.3 開發人事檔案資源的運用價值

信息化時代的標志--計算機的廣泛運用在人事檔案信息資源的管理方面發揮了巨大作用。這一新型的管理模式將會帶來人事檔案管理模式的轉變，尤其會提升人事檔案信息的利用率。計算機的開發與運用推動了立體化、全面化、多層次人事檔案資源集成模式的構建，充分發揮了人事檔案在人事工作中的服務功能。

3 新時期人事檔案管理信息化建設路徑

3.1 創新信息化檔案管理理念

信息化檔案管理技術屬于新型技術，人事檔案管理工作中的應用的經驗還比較少。所以在信息時代中的管理工作中將工作上的應用模式進行創新是工作人員事物運作中的重點。首先工作人員應積極學習專業技術，然后利用專業技術上的處理優勢將人事檔案管理工作朝著數字化、現代化、以及質量化的方向發展。在人事檔案管理工作中，管理工作人員應以科學發展觀為指導，充分重視檔案管理工作上的穩定運行。最后是檔案管理工作人員要樹立出創新意識，敢于拼搏與研發，利用信息技術對工作上的相關事務進行針對性處理，讓工作過程中可能遇到的問題得到有效避免。

3.2 落實動態化檔案管理機制

人事檔案的信息化管理工作雖然有著相關的要求，但并不局限于一個固定模式當中，原則上要求檔案管理應當以全面反映出組織內部的各種綜合情況與動態變化歷程。因此，有必要以此為目標構建動態化檔案管理的信息化機制。利用信息化平臺做好人事檔案的同步更新與共享，確保人事檔案信息可以真實地反映出組織所需的各種數據資料。對于企業而言，對人事檔案的管理應當將其原始資料詳盡整理，并構建專屬檔案，并加大對人事檔案管理的關注力度，借信息化手段推動檔案材料的不斷更新。

3.3 強化檔案管理信息化水平

在新時期，人事檔案管理對信息化技術的應用實為必要舉措，也是實現辦公室現代化檔案管理的必由之路。傳統的檔案管理模式已經難以滿足新形勢下人事檔案管理的現實要求，自然也就難以有效提升人事檔案管理的工作質量和效率。因此，人事檔案管理工作人員應當正確認識到檔案管理信息化系統應用的重要性，將信息化系統盡善開發并充分利用，在創新思維的引導之下，要建立檔案共享平臺，實現各單位資源的有效共享，打破傳統檔案管理工作中時間和空間的限制。不斷提升人事檔案管理的信息化水平，最大程度確保檔案信息的真實性和準確性。

3.4 大力推進人事檔案信息化數據庫網絡化的建設

充分運用現代化技術，加強網絡與人事檔案管理信息化的輔助軟件建設，給予安全性高、可信度高的信息服務網絡，擴大人事檔案信息化所涉及的范圍。除此之外，還應根據不同的部門性質差異，分別規劃出不同的信息模塊，整合相關部門的數據，打造出全面的計算機網絡化管理模式，實現人事檔案管理信息網絡系統的整體化、智能化、多層次的建設，為人事工作提供真實可靠的參考數據。

4 結束語

通過以上對新時期人事檔案管理信息化建設工作上的探究，可以從中獲得的經驗是人事檔案工作在信息化時代的發展中應得到管理人員的重視，抓住時代機遇，讓技術得到全面創新，并對檔案工作上的管理信息技術重點進行統計，讓工作的管理效率得到不斷提升，減輕工作人員的任務負擔。

參考文獻

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