檔案信息化建設幾點對策

李偉　李樂樂

【摘要】檔案信息化建設是發展的大勢所趨，并且當前已經取得了一定的成效。但是需要注意的是，當前檔案信息化建設的很多內容偶讀還處于起步的嘗試階段，還有很多可以進一步改進的空間。為此，在文中就檔案信息化建設提出幾點建議。

【關鍵詞】檔案信息化；檔案管理；信息技術

檔案信息化建設是發展潮流，大勢所趨。要大力開展檔案信息化建設。就要改變檔案工作舊有管理模式，促使檔案管理工作從傳統的人力手工管理方式轉向現代信息化管理方式，從長期封閉型或半封閉型向開放型轉變，使檔案事業順應時代發展要求而發生根本.『生變革。但是我們要清醒地認識到，目前這種變革還處于起步的嘗試性階段，我國絕大多數檔案部門的信息化程度仍然很低，檔案中所蘊藏的大量珍貴潛在資源并沒有得到及時充分的開發與利用。同時，檔案信息化建設過程中尚有許多問題亟待解決，檔案信息化建設的任務迫在眉睫。因此，要想更好地推進檔案信息化建設，主要對策如下：

一、技術與設施的支撐

所謂“工欲善其事，必先利其器”，檔案信息網絡化建設要有網絡技術和網絡設施的保障。網絡技術和網絡設施將改變以往檔案工作的技術方法與技術手段，為檔案工作發展奠定強大的技術支持和物質保障。因此，希望加大檔案管理設備的資金投入，引進計算機管理，并配套添置一些必要的設備，如打印機、掃描儀等。方便使用者及時查找、閱讀，既節省時間也節省人力、物力和財力，提高了工作效率，同時利用計算機管理可以提高檔案的有效利用，保存信息方便簡單，也增加了其保密程度。

二、部署完善檔案管理系統

檔案管理系統要符合國家、省、市相關標準，系統應具有電子文件收集、管理、存儲、利用等基本功能，包括登記著錄、數據審核、整理編目、接待查詢、檔案查詢、統計匯總、資料編研、庫房管理、鑒定銷毀、檔案移交、信息交流等多個使用模塊，能夠實現OA系統文書檔案在線歸檔及專業檔案、聲像檔案、照片檔案、科技檔案、會計檔案、實物檔案等檔案資料的管理。檔案系統按權限為各部門和個人提供檔案目錄和網上查詢。

三、運用計算機加快檔案更新處理速度

檔案的及時更新與移除是衡量檔案質量的重要指標。對此，建議利用計算機成批量處理、速度快、效率高的優勢，對檔案材料進行實時，同時，各單位要將檔案更新管理工作明確的納入目標考核中，對其中的收集、管理、更新、移除，做出嚴格時間限制及考核細則。

四、提高檔案工作者的積極性

檔案物化并延續了人類的記憶，是聯系歷史、現今和未來的重要紐帶。當今社會，檔案更是成為無形資產的主要記錄載體。但是憑心而言，檔案工作是默默無聞的，很多單位特別是公、檢、法等部門的領導都十分重視業務工作，對檔案工作的關心程度不夠，檔案工作者都是默默無聞的，這導致很多檔案工作人員對此意識不強，甚至覺得檔案工作可有可無，因而并不愿意奉獻自己的一腔熱血。對此，我們認為要加強檔案工作重要性的宣傳教育，讓工作人員了解自己辦理的業務對單位發展乃至社會繁榮是有重大意義的，同時加大對檔案工作突出表現者的獎勵，使檔案工作真正深入人心。每個工作者都具有了工作熱情，工作效率的飛速提高就可想而知了。