高校外事檔案管理存在的問題與對應措施分析

黃琛 段文婕 詹卉 秦云帆

摘要：外事檔案不但記錄了高校對外合作的全過程，同時也體現出來對外交流合作的重要性，當然也是高校和國外機構連接的橋梁。痕跡管理自身具有一定程度的實效性和經濟性，這對于檔案管理來說也有著一定的作用和效果，落實痕跡管理也是實現管理工作的前提條件。本文首先簡單的介紹了外事檔案管理工作的重要性，然后分析了檔案管理工作存在的問題和不足，最后針對問題提出了幾點解決對策，希望能夠有助于相關工作的開展。

關鍵詞：高校；外事檔案管理；問題；措施；分析

前言

外事檔案是高校和國外機構進行學術交流、科研合作等活動中最有保存價值的文字、圖片、錄像等載體材料，同時也是對外合作、交流的正式依據。隨著對外交流工作的不斷普及，我國各大高校的外事檔案內容也變得越來越豐富，但在整體的管理過程中還存在非常多的問題和不足，這也是需要相關人員提高重視的地方。

1、高校外事檔案管理的重要性

身為記錄高校對外合作和交流信息的一種方式，其外事檔案管理不但體現出了高校對外合作交流的整個過程，而且也為高校未來的發展提供了重要的數據和材料支撐[1]。其次，外事檔案管理還是連接高校和國外高校的橋梁，它不但能提升高校外事工作的管理水平，同時也能為高校帶來更完善的科研技術和教學模式，這對于促進高校國際化發展有著非常重要的作用和意義。

2、檔案痕跡化管理原則

檔案痕跡管理要堅持檔案管理原則，即要嚴格按照管理的要求和條例來展開工作，這樣才能讓達到預期的效果。所以，相關人員在展開痕跡管理時，其應該要堅持以下幾個管理原則：第一，規范化。不單單是檔案管理要準守規范化原則，其痕跡管理也應該準守規范原則，通過合理的整理和收集讓文件資料都形成電子化、紙質化的檔案。第二，標準化。在遵循標準化的同時也要對整個體系進行創新和完善，這樣才能體現出痕跡管理的價值和作用。第三，精細化。整個管理的過程都應該堅持精細化管理，這樣才能讓收集、歸檔工作處于合理的范圍之內，從而提升管理工作的效率。

3、目前高校外事檔案管理中普遍存在的問題

3.1缺乏責任感，輕視外事檔案的管理工作

我國教育部門在高校外事工作的基本原則中這樣規定，即外事檔案管理工作一定要集中，要采取統一管理的方法來保證整個系統的安全和準確，這樣才能方便信息的開發和利用。但是在實際的管理工作中，由于國外來訪或高校出訪等活動開展得非常的頻繁，而外事工作量的不斷提升也讓整體的工作壓力變得越來越大，但相關的外事工作人員數量卻沒有得到增加，僅有的人員需要忙于迎接送客，導致沒有多余的精力來完成文件資料的收集和歸檔工作[2]。另外，大部分外事人員對檔案管理工作并不是很重視，即常常出現誰負責外事工作就由誰來保管資料的情況，即對于歸檔工作并沒有專業的人員負責，從而導致文件出現損壞、丟失等現象。

3.2管理手段落后、時效性不強

現階段各大高校的外事檔案管理工作依然使用傳統的管理模式來展開，導致檔案信息化建設的質量上不去，并且長期處于消極、被動的狀態中，當然也不能發揮出檔案管理的作用和價值。規范的高校外事檔案數據庫和信息網絡查閱系統還沒有建立，大多數的外事檔案查詢工作仍然按照傳統的查找方式來展開，這也是導致信息更新不及時、外事工作難同步的主要原因，甚至直接影響了外事資源對高校教學、科研等方面的價值。

3.3缺乏專門人才，管理無章可循

現階段大多數的高校外事檔案管理工作并沒有一個領頭的人員，即整個體系的工作都是由檔案部門的工作人員來兼職管理的[3]。這些工作人員大多數都不具備檔案管理的專業知識和技術，并且也沒有接受過專業的培訓，導致在工作的過程常常出現沒有文件目錄、沒有保管期限、沒有案卷目錄等各式各樣的問題，而這也是導致檔案使用率低，管理混亂的主要原因。其次，由于文件在歸檔是存在問題，其查找起來變會非常的困難，同時也給資料調閱增添了很多不必要的麻煩，加上相關人員長期忙于擴展國際交流、校企合作等方面的事情，所以外事檔案管理工作的規范管理和科學利用也就很難實現。

3.4缺乏網絡技術支撐，外事檔案管理手段落后

隨著我國社會科學技術的不斷進步和發展，信息化管理技術也開始應用到檔案管理工作中，而高校身為人才、科技最集中的一個地方，其更應該利用這樣的優勢，即利用科研平臺把信息化技術結合到檔案管理工作中，目的是為了改變傳統的檔案收集和整理的方式。當前我國高校的外事檔案管理信息化的建設水平還不是很到位，合理的數據資源庫和網絡查詢系統并沒有真正的建立，而大部分高校的外事檔案查詢依然按照傳統的紙質文件查找方式來展開。我們都知道外事檔案管理工作的內容就是最普通的文件保管，而工作人員則類似于倉庫的管理員，整體的工作通常都是圍繞材料收集和材料歸檔來展開，導致工作長期處于一個被動的狀態，同時也不能體現出檔案管理的優勢和價值。

4、做好高校外事檔案工作的幾點建議

4.1完善外事檔案管理的制度化建設

高校要嚴格按照我國出臺的《中華人民共和國檔案法》和國家教育部門制定的《高等學校檔案管理辦法》來展開工作，即根據高校外事工作實際的情況來設計符合管理要求的制度和操作流程，目的是為了讓收集、歸檔等方面的工作變得更規范。需要注意的是，相關人員在歸檔文件資料時，其一定要反應出整個活動的全過程，要保證這些信息資料的準確性和完整性[4]。

4.2加強外事檔案管理人員的培訓

對于外事檔案工作各大高校也應該歸入到外事管理制度當中，各個環節的工作和要求也應該落實到位，要讓相關的工作人員了解自己的工作范圍，目的是為了實現檢查、總結工作的同步展開。另外，高校內部的檔案部門要定期對外事工作人員展開培訓，培訓的內容主要分為兩部分，即專業知識和管理技術，這樣才能提升外事人員自身的工作水平，從而掌握全面的整理技術。外事人員在不斷學習新的整理方法之外，其也應該多和合作院校的管理人員交流經驗。

4.3采用靈活多樣的外事檔案收集方式

外事檔案自身具有一定的特殊性，即它的形成規律可以是照片、錄像帶、膠片等不同類型的載體來形成，而這些資料在高校的外事檔案管理工作中的作用是非常明顯的，當然和傳統的紙質檔案相比有一個共同點，即都能直接反映出高校外事工作的整體水平。但是，在日常的管理工作中，工作人員常常會無視這些檔案資料，這也是需要注意的地方，應該要根據不同的類型來選擇不同的整理方法。對于那些重大時間的資料收集，高校的檔案部門應該提前做好準備工作，同時要和涉及活動的各個部門進行溝通，這樣才能實現高質量的配合。針對那些持續時間長、工作不連貫的外事工作，高校的檔案部門也應該和相關部門進行溝通，然后按照每次活動產生的資料分階段來進行整理，目的是為了保證每次活動資料的完整性，提升資料自身的使用價值。

4.4加強外事檔案的信息化建設

高校外事檔案管理不但是教學、對外收集資料的數據庫，而且也是高校和國內外連接的一個窗口。所以，各大高校都應該完善外事檔案信息網絡化的建設工作，當然也可以利用信息網絡來把那些分散的外事信息連接起來，目的是為了合理的使用檔案信息資源，然后通過穩定、安全的渠道來提供相應的服務，從而實現和國內外機構的合作和溝通。其次，高校的教師團隊和學生也可以利用這些信息資源來和外界進行溝通交流，這樣可以快速的了解到最新的科技知識和教育動態，然后利用掌握的信息來創新自己的學習方案。外事信息網絡化的建設還可以擴寬高校的宣傳范圍，即讓高校向世界進行推廣，從而擴大在國際上的知名度，這對于培養人才、學術研究等方面都有著非常重要的作用。

5、檔案痕跡化管理策略

5.1積極運用信息化技術提升痕跡化管理水平

隨著我國信息技術的普及和推廣，其檔案痕跡管理工作在信息技術的背景下也實現了飛速發展，而利用信息技術來提升檔案痕跡管理質量也成為工作人員的首選方法。大數據的應用可以讓管理工作變得更科學、更具體，甚至還能實現分類管理，在簡化管理流程的同時也提升了工作的效率。需要注意的是，在利用新技術來展開工作時，其應該根據檔案管理的實際需求來調整管理重點，即要把日常的工作和管理工作結合到一起，這樣才能體現出痕跡管理的價值。

5.2強化制度機制建設確保檔案痕跡化管理成為常態

能影響檔案痕跡管理效果的因素非常多，而最需要相關人員提高重視的兩點是保障制度和機制是否合理。相關的管理人員應該加強檔案痕跡管理制度的創新和完善，要改變傳統的管理模式，也可以參考相關案例的成功經驗，目的是為了減少問題的產生，讓整個管理體系變得更科學、更規范，從而保障痕跡管理各項工作的順利開展[5]。其次，完善的管理制度不但能提升管理工作的效率，同時還能讓整個管理工作變得更加嚴謹。

5.3培養管理人才，確保檔案痕跡化管理取得長效

由于檔案痕跡管理工作自身的專業性、嚴謹性非常強，所以培養高素質、高技能的專業人才就變成開展檔案痕跡管理工作的前提。其次，在實際的管理過程中，高校不但要加強財力、物力等方面的投入，其最重要的還是人力方面的提供，所以只有培養一支具備檔案管理知識、技能水平、創新能力、計算機信息化技術等方面的綜合性人才，也只有這樣才能提升管理工作的質量和效率。

6、結論

綜上所述，高校外事檔案管理工作的水平會直接影響到高校知名度、高校科研、教學等方面，甚至嚴重時還會直接影響到高校國際化發展方面。所以，相關人員一定要重視外事檔案管理工作，要讓這些檔案成為能夠查閱和參考的核心資料。其次，在進行檔案管理時還應該重視痕跡管理，而這一項工作也已經成為各事業單位提升管理質量的關鍵措施，但是，在實際的管理過程中，工作人員必須要嚴格按照相關條例來展開，同時還要建立有管理體系來進行約束，這樣才能保障管理工作的質量和效率。

參考文獻：

[1]顧建良.科研痕跡管理與知識產權保護體系的構筑[J].石油化工管理干部學院學報，2011（03）：112-113.

[2]江水平.淺析高校外事工作中的電子檔案管理的利弊[J].數字技術與應用，2010（07）：188-189.

[3]張博.淺析人事檔案管理信息化的必要性[J].民營科技，2015（04）：456-457.

[4]袁月林.基層檔案管理信息化問題及對策[J].蘭臺內外，2015（03）：203-210.

[5]張曉平.淺議新時期林業檔案管理信息化[J].南方農業，2014（21）：43-49.

作者簡介：

第1作者：黃琛、性別：女、出生年月：1983年6月、單位：西南林業大學、地址：昆明市盤龍區白龍寺296號，郵編：650224，職稱：研究實習員、職務：對外合作交流處副主任科員、研究方向：國際合作交流管理，學歷：碩士研究生。

第2作者：段文婕，女，1985年1月 單位：西南林業大學、地址：昆明市盤龍區白龍寺296號，郵編：650224，職稱：助理研究員、職務：對外合作交流處主任科員，研究方向：國際合作交流管理，學歷：碩士研究生。

第3作者：詹卉，女，1982年10月，單位：西南林業大學、地址：昆明市盤龍區白龍寺296號，郵編：650224，職稱：講師、職務：副處長，研究方向：國際合作交流管理，學歷：博士研究生。

第4作者：秦云帆，女，1984年6月單位：西南林業大學、地址：昆明市盤龍區白龍寺296號，郵編：650224，職稱：助教、職務：對外合作交流處副處長，研究方向：國際合作交流管理，學歷：碩士研究生。