試析公路橋梁工程檔案資料的收集整理工作

陸清

摘 要：伴隨國家對公路橋梁工程建設越來越重視，加之公路橋梁工程建設的推進，作為路橋工程建設項目的歷史記錄，公路橋梁工程檔案的重要性不斷凸顯，鑒于此，本文將以公路橋梁工程檔案資料的收集整理工作作為論點，進行了詳細的探討和分析，僅供參考，旨在不斷提高路橋工程檔案資料的管理工作。

關鍵詞：公路橋梁工程 檔案資料 管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）04-00-01

前言

完整、準確的公路橋梁工程檔案不僅對公路橋梁建設具有十分重要的意義，在學術研究以及技術創新上也起著重要作用，通過查閱以往公路橋梁工程的歷史檔案，以原有歷史資料為依據，取其精華棄之糟粕，能夠更好也更快速地取得研究成果。公路橋梁工程的檔案是公路橋梁工程建設過程中形成的最真實可靠的原始工程檔案資料，是無法再生也無可替代的重要資料，公路橋梁工程竣工時，大量的項目檔案同步形成，具有不可再生性和無法替代性。這些檔案在項目后期為運營管理、路橋養護等工作提供重要參考依據。

一、公路橋梁工程建設中檔案管理的重要性

公路橋梁工程檔案是施工單位日常監督檢查工作的重要依據，工程質量以及建設過程中的工作程序都將通過項目檔案真實的反映出來。它不僅僅具有一般檔案的成套性、專業性和真實性，工程檔案資料涉及范圍廣、以及資料形成時間較長都是該工程檔案的主要特征，也是工程檔案收集、管理的難點。通過對工程檔案的查閱，可以及時了解到施工單位工作的進度及建設工程項目的質量、成本、安全等實際情況。公路橋梁工程檔案資料在建設施工過程中可以全面衡量工程的質量，在投入運行使用過程中一旦發生事故或故障，為查明故障原因，追究事故責任時檔案資料也能為其提供重要依據，工程是否順利竣工的重要評定也來源于檔案資料。在后期的路橋運營、養護、審計、改擴建等工作中工程檔案資料將作為重要的查考憑據。

二、公路橋梁工程建設檔案收集工作

公路橋梁工程檔案是真實記錄一個工程的項目質量、施工進度、施工費用、安全管理等全過程的內容，它是公路橋梁建設質量的重要憑據，是公路橋梁工程后期投入使用后的重要數據支持，因此，在工程建設中各個階段對檔案的收集工作顯得尤為重要，下文將根據工程施工的三個階段對檔案的收集進行了分析。

第一，建設前的準備階段的檔案收集工作。建設初期，由于各個部門會產生各種形式的文件資料，在收集過程中極易出現遺漏問題，因此，檔案員要及時跟進工程部門，了解工程的建設規劃以及在準備階段的各項安排，從而掌握檔案形成的信息。針對未按時歸檔的資料要及時跟蹤收集，并定期清查文件資料歸檔的情況。根據相關規定，隨著工程的進展，其階段形成的各類檔案資料與已入庫歸檔的資料要對號清查，而由于工作失誤原因導致疏漏的文件資料要逐一列出，并聯系工程部及時收取相關資料。

第二，施工階段的檔案收集工作。施工階段會形成大量的工程技術檔案，也是檔案收集整理工作最為重要最為繁瑣的階段。針對這個階段的檔案收集主要重心是要確保歸檔資料的質量。首先要檢查施工過程中的資料文件。檔案員可以到施工現場檢查施工的原始記錄是否符合標準、是否齊全，其中包括施工組織的計劃、材料報驗、監理意見等等。值得注意的是，針對隱蔽工程記錄填寫要進行重點檢查，確保資料的真實可靠。其次，要加強管理工程的設計變更資料。由于工程的設計變更會涉及多個部門的參與，這一定程度上加大了資料歸檔管理的難度。鑒于此，要始終堅持工程部歸口來統一接收和發放資料，一方面確保資料是在相關規定下形成的，另一方面還保證了資料歸檔的完整性。最后，要定期檢查施工單位的技術檔案管理情況，若發現問題要及時給予幫助，確保工程檔案的完整收集。除此之外，督促指導施工單位對重要會議、施工情況、領導視察情況等事件要進行錄像、拍照，形成有價值的、完整的聲像檔案。

第三，竣工驗收階段的檔案收集工作。在工程即將進入竣工階段時，工程部在檔案員的幫助下，根據相關規定，完成工程竣工、交工文件資料的編制，并按要求裝訂成冊。在工程竣工之后，檔案員應參與工程竣工階段的檔案資料的驗收，由檔案人員對工程各個階段的文件資料進行清查、完善，以確保大量工程技術資料的歸檔質量，為今后的工程投入使用提供有力的數據支持。

三、公路橋梁工程建設檔案的整理工作

對公路橋梁工程建設檔案的整理分類必須按照文件的形成規律來進行，這樣更有利于保管，提高利用率。工程的檔案可以按照不同形式進行整理和分類。如，按照文件資料的形成部門或者載體進行分類。也可按照工程項目批文、設計文件、工程管理文件、施工文件、監理文件、竣工圖、計量支付文件、竣工驗收文件、科研文件、特殊載體文件進行分類整理。工程部日常管理中產生的文件可按“年度-機構（問題）-保管期限”進行排序。

特別是公路橋梁工程施工階段要做好技術資料的整理分類工作。不同標段的技術人員在公路橋梁工程施工現場負責不同的分項工程，因此，技術資料也分散開來，此時需要檔案人員統一整理分類這些技術資料。資料可按照不同方式逐項分類整理，如可以按照墩臺的編號進行整理，將一個編號墩臺包括樁基、承臺、墩身所以資料放在一起進行歸類，亦或是按照橋梁的所有樁基資料歸為一類、所有的承臺資料歸為一類、所有的墩身資料歸為一類。總而言之，盡管歸類整理的方式多樣，但是都要確保歸檔的資料與施工現場情況保持同步。

結語

綜上所述，公路橋梁工程檔案是系統工程，需要參與者嚴格審核、系統監管。工程檔案資料是工程建設過程中真實的歷史記錄，也是工程竣工后運行管理的重要參考憑證。目前，公路橋梁工程檔案管理工作中依舊存在一些問題，應引起各監管單位和參建方的高度重視，建設單位及監理單位必須不定期對各參建單位檔案管理工作進行監督、檢查、指導，提高歸檔質量和歸檔效率。

參考文獻

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