信息化在辦公領(lǐng)域的運用分析

王燕 周曉晨 孫黎

摘 要：辦公信息化促進了工作方式的轉(zhuǎn)變和辦公效率的飛躍，將成為未來辦公發(fā)展新趨勢。文章針對計算機信息技術(shù)在辦公信息化上的運用進行了論述。通過查閱資料，對信息化辦公的發(fā)展過程和現(xiàn)狀進行了分析，總結(jié)現(xiàn)代信息化辦公的四大功能及其重要性和現(xiàn)階段存在的問題矛盾以及解決措施。

關(guān)鍵詞：計算機；信息化辦公；信息化建設(shè)；OA系統(tǒng)

計算機的誕生對全人類引發(fā)了巨大的深遠影響和作用，伴隨著信息技術(shù)的持續(xù)發(fā)展和進步，移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)漸漸滲入到人們?nèi)粘W(xué)習(xí)、生活和工作的各個方面。近年來計算機科學(xué)技術(shù)已經(jīng)逐漸實現(xiàn)了平民化，高校、政企業(yè)單位等都與計算機不可分割，然而計算機的完善與技術(shù)的進步也在不停推進著工作高效化和信息自動化水平的提升。在辦公領(lǐng)域中計算機技術(shù)的廣泛運用有助于達到正規(guī)化、序列化的操作，有利于協(xié)同作業(yè)，提高決策能力，積極推動了辦公高效化發(fā)展并產(chǎn)生了良好效果。

辦公自動化（Office Automation，OA）系統(tǒng)是20世紀70年代中后期西方歐美國家急速成長起來的一種較全面和綜合性技術(shù)手段。經(jīng)過我國改革政策開放以后，我國社會經(jīng)濟進入高速上升階段，科學(xué)信息技術(shù)也開啟了激流勇進的時代，增強單位競爭力和提高當代化企業(yè)的應(yīng)變管理和長遠發(fā)展能力，促使信息化辦公躋身快速成長隊列。我國的OA成長至今日，最開始從支持針對單機附帶辦公產(chǎn)物，成長為面對企業(yè)級別運用的重要辦公工具，其發(fā)展過程大致分為以下3個階段。

（l）傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)操作辦公系統(tǒng)。其以數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)規(guī)范化為保存和管理操作對象，突出對于數(shù)據(jù)的推算和統(tǒng)計水平，提高了文件管理能力。

（2）以作業(yè)流為核心的信息化系統(tǒng)。這一階段的信息化辦公完成了圍繞作業(yè)流為中心。這種模式完全改進了前期信息辦公的缺陷問題，以數(shù)據(jù)庫文件管理、電子郵件、索引功能、小組共同作業(yè)等作為支持。其包含了許多便捷方法或模板，它以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)，完成了對人員、工作事物、資料文檔和大小會議的管理信息化。提高了個人辦公效率，提升辦公質(zhì)量。

（3）以科學(xué)知識為主導(dǎo)的辦公信息化平臺。它核心是知識管理。其本身是一個系統(tǒng)性的項目，目的是協(xié)助單位發(fā)掘潛在的價值、定位到具有專業(yè)知識的人員、傳播知識、高效運用知識。OA軟件系統(tǒng)經(jīng)歷長期的成長日趨完善，作用也從原來的行政化信息辦公處理，逐漸拓展到各個處理活動步驟，發(fā)展為部門作業(yè)信息辦公化的不可分割組成部分。第三代OA的突出特點是信息科學(xué)技術(shù)、有效共同享用資源，即時通信等完美結(jié)合。

1 信息技術(shù)與辦公自動化

1.1信息技術(shù)概述

信息是一個廣義的總述，人類對于信息技術(shù)的認識有著差異，其運用目標和想法也有差別，因此對其的定義也有很大程度上的區(qū)別。信息技術(shù)包含的內(nèi)容廣而深且復(fù)雜，一來信息技術(shù)是一個科學(xué)專業(yè)的課程，另外，信息技術(shù)也包含在現(xiàn)實操作途徑中的開拓與使用。隨著計算機技術(shù)的普通化，人們的生活豐富性已與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)密不可分。使用計算技術(shù)可以幫助我們完成各類信息的傳遞處理，如文本、圖片、音視頻等，也能完成對相關(guān)程序的必要管控。人員借助信息平臺可以學(xué)習(xí)技術(shù)、提高認識、操作系統(tǒng)、處理數(shù)據(jù)等。

1.2辦公自動化概述

辦公自動化，是信息技術(shù)和現(xiàn)代化辦公相結(jié)合的新型辦公模式。平常見到的自動化辦公包含在以往辦公單位中添加的新設(shè)施，與此同時，添加的新技術(shù)也屬于辦公自動化的方面。自動化辦公的運用，調(diào)整管理機制，提升工作效率時，加強協(xié)作作業(yè)水平，增強決策的落實力度，最終實現(xiàn)各個部門的作業(yè)效率得到質(zhì)的飛躍。伴隨著當今社會的持續(xù)進步以及科學(xué)技術(shù)的逐漸提升，計算機技術(shù)在信息化辦公上的運用日趨成熟和完善，而且擁有著不可分割的重要地位。一來信息技術(shù)的合理運用可以為辦公員工提供簡便化、自動化的作業(yè)操作環(huán)境。另外自動化辦公能很大程度上提升工作效率和效果，增強決策和辦公水平。

2 信息化辦公的功能及其重要性

信息化辦公是一個包含文本處理、數(shù)據(jù)加工、辦公業(yè)務(wù)操作、信息管理系統(tǒng)和決策支持在內(nèi)的一個全面一體化新型辦公系統(tǒng)。其主要功能有以下幾方面。

2.1文本處理操作

文本處理工作是辦公室的重要工作當中的一項，傳統(tǒng)的處理手段都是依托于紙、筆，不同人員的反復(fù)修改、校對，費時費力。利用新型信息化辦公，通過計算機可以編輯、排版、打印、存儲、復(fù)制和自動校對等輕松操作，簡化工作量，提高工作效率。

2.2對數(shù)據(jù)處理加工

數(shù)據(jù)處理是通過對數(shù)據(jù)的采集、保存、處理、運算和傳遞等操作的總稱。其意義是從海量的初始化的數(shù)據(jù)中提取、分析出對于有價值的信息，為下一步行動和決策提供參考和依據(jù)。

2.3信息查詢功能

當今是大數(shù)據(jù)時代，科學(xué)計算機可以快速、高效、批量記錄、存儲、分類、檢索和閱讀各種信息資料。從眾多的數(shù)據(jù)庫中檢索出所需要的資料可能僅需要幾秒鐘的時間，這不是人工所能比擬的。

2.4網(wǎng)絡(luò)通信功能

如今互聯(lián)網(wǎng)快速的成長和完善，是網(wǎng)絡(luò)信息時代的集中表現(xiàn)。網(wǎng)絡(luò)通信的不斷迭代，現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛運用，使地球村得以實現(xiàn)。通過計算機網(wǎng)絡(luò)可以實現(xiàn)把整個部門關(guān)聯(lián)起來，打破時間和空間上的限制，繼而實現(xiàn)資源的共享，提高辦公系統(tǒng)穩(wěn)定性，分散協(xié)調(diào)工作。 伴隨著計算機技術(shù)日趨成熟和不斷完善，信息技術(shù)已經(jīng)運用到各行各業(yè)中，并且實現(xiàn)著舉足輕重的作用和意義。現(xiàn)代信息化辦公可以更好地促進辦公高效化，規(guī)范化，集成化，構(gòu)建信息化辦公平臺，能夠達到更好的交流和溝通，明確職責(zé)和分工內(nèi)容，進而提高辦事效率。

3 信息化建設(shè)過程現(xiàn)存的問題及應(yīng)對措施

3.1對于現(xiàn)代化信息技術(shù)認知不足，隊伍專業(yè)素質(zhì)參差不齊

由于隊伍建設(shè)中人員情況不一樣，對于信息化、網(wǎng)絡(luò)化認識不夠全面，對于信息化辦公的認可程度也各有所見，相對于喜歡接受新鮮事物的青年工作者，年長的人員對于信息化的接納和認知都遠不如前者，具體的操作也略顯生疏，信息化辦公往往得不到很好的運用和全面的執(zhí)行，造成效率低下和消耗資源過多的局面。

3.2信息化設(shè)備陳舊落后，軟硬件跟不上，缺乏維護

信息化辦公需要依托于科學(xué)的軟件和硬件設(shè)備，包括完善的系統(tǒng)、暢通的網(wǎng)絡(luò)和專業(yè)的維護和解決問題的人員。沒有這些基礎(chǔ)條件，信息化辦公就不能得到很好的運用，因設(shè)備原因跟不上發(fā)展需求反而可能南轅北轍，因此，需要軟硬件更加兼容，達到信息化辦公所需的基礎(chǔ)條件。

3.3信息辦公方式和制度有待完吾 網(wǎng)絡(luò)信息化辦公室建設(shè)的整體模式有待完善也是現(xiàn)階段出現(xiàn)的重要問題。因為辦公室有著固定的處理方向，新添加的信息化技術(shù)不能全面發(fā)揮其優(yōu)勢，再加上辦公室信息化建設(shè)程度不同，造成信息缺少貫徹和兼容性。

3.4信息安全和人為操作不當造成的安全隱患

信息化辦公固然安全方便，可是安全相關(guān)問題亦不容小看。人員安全意識淡薄，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境愈發(fā)復(fù)雜，安全問題日趨嚴重，加之缺乏全面系統(tǒng)的安全防護體系，讓信息化辦公暴露在危險的處境下，繼而有可能造成操作系統(tǒng)癱瘓不能正常工作和數(shù)據(jù)資源的泄露呈現(xiàn)不可挽回的重大損失。還有一部分來自于人員的操作不當，沒有正常合理地使用系統(tǒng)辦公，造成人為安全隱患。

3.5應(yīng)對措施

（1）加強對工作人員的簡單培訓(xùn)和基礎(chǔ)教育，提升對信息化的認知程度，構(gòu)建完善的工作機制，建立隨機考核方法，積極促進全面認識，達到擴大應(yīng)用的作用。

（2）信息化建設(shè)需要依托于完善的基礎(chǔ)設(shè)備才能發(fā)揮功效，可以成立專項資金，定期維護，不斷更新，實現(xiàn)硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)等基礎(chǔ)設(shè)施和配置和完善。

（3）提高網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的整合處理能力，整改提升信息化辦公新模式，使之更加靈活、適合，貼近辦公，突出信息辦公的優(yōu)勢。

（4） -方面提高人員的安全意識，做到操作有記錄，定期安排人員進修學(xué)習(xí)；另一方面為系統(tǒng)安裝殺毒和安全防護軟件，定期檢測，采用身份認證、數(shù)據(jù)加密處理等方式方法。

4 信息化辦公的進展

現(xiàn)如今我國的信息化取得了顯著進展，信息及協(xié)作系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)己成為當今企業(yè)的關(guān)鍵應(yīng)用之一。在大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能時代，信息化對于國家治理、企業(yè)決策、組織和業(yè)務(wù)流程都產(chǎn)生了巨大的影響。大數(shù)據(jù)挖掘為信息化辦公建設(shè)和運作提供決策，云計算對大數(shù)據(jù)資源整合分析為信息化建設(shè)提供技術(shù)實施，人工智能則通過不斷優(yōu)化完善，使信息化辦公更加簡便快捷、靈活和易用。現(xiàn)階段信息化的運用可以概括為七大信息化平臺：知識管理平臺、日常辦公平臺、信息集成平臺、信息發(fā)布平臺、協(xié)同工作平臺、公文流轉(zhuǎn)平臺和企業(yè)通信平臺。移動電子政務(wù)、數(shù)字化校園等都是信息化辦公的成功案例，信息化離我們并不遙遠，它就在我們身邊.推動社會的不斷發(fā)展和進步。

5結(jié)語

信息科學(xué)技術(shù)的日漸成熟為各企業(yè)帶來了重要遼闊的成長機遇，同樣科學(xué)信息建設(shè)也是促進企業(yè)完成調(diào)整結(jié)構(gòu)加快轉(zhuǎn)型升級的一個點。在科學(xué)信息越發(fā)高速發(fā)展的今日，科學(xué)技術(shù)不斷完善和進步，信息化智能設(shè)備更新?lián)Q代日新月異，移動化和智能化將成為未來企事業(yè)機關(guān)單位的發(fā)展和突破方向。利用先進的無線移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，達到打破時間和地域等條件的限制，簡便輕松地完成辦公等。不斷加強信息化處理技術(shù)在辦公中的運用，完善單位各部門信息辦公系統(tǒng)，落實加強企業(yè)管理和工作效率的保證。未來信息化辦公的發(fā)展將對現(xiàn)代化信息化建設(shè)格局產(chǎn)生重要影響，現(xiàn)代信息化產(chǎn)業(yè)的進步和完善又會推動信息化辦公的進步，二者相輔相成，共同促進。

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