淺談新時期單位檔案管理工作的創新

吳建利

]摘 要：新形勢新任務新要求下，現代信息技術及創新管理對檔案工作提出了更高標準，檔案管理工作也越來越重要。但是現在很多單位的檔案管理工作還存在不少問題，這就要求我們不斷完善創新和提升。本文針對新時期單位檔案管理工作存在的問題進行淺析，并提出對策建議。

關鍵詞：新形勢；檔案管理；問題；創新

檔案承載著社會發展的歷史軌跡，是對發展過程的真實記錄，并以其所載信息的原始性、真實性及可考查性等具有很高的利用價值。因此，檔案管理工作是一項政治性、技術性及服務性較強的工作。新形勢新任務新要求下，進一步提高檔案管理水平，進一步創新檔案管理工作，更加準確、系統、完善地做好檔案管理工作，以適應新形勢下檔案工作需求，促進檔案管理事業發展，已成為檔案管理工作面臨的新課題。

一、 檔案管理工作的重要意義

檔案管理工作是各單位管理工作中的重要一環，是各機關團體、企事業單位提高工作效率和質量，進一步健康順利發展的前提條件。檔案記載著單位的發展過程和歷史沿革，是真實還原歷史面貌的重要載體。此外，檔案材料真實記錄了單位發展中的先進經驗、優秀成果，同時也準確記載了發生的各種問題及解決方法，為決策者掌握單位整體發展情況，研究解決當前發展問題及制定未來科學發展策略提供第一手資料，對各單位事業發展具有重要意義。

另外，檔案管理工作具有較強的社會服務性質，不僅要為單位內部業務開展提供服務，還要在規定范圍內為外單位人員提供查詢服務。如筆者所在單位，每年培訓大量的黨員干部，產生很多學員檔案，完整地、科學地整理存檔干部培訓檔案，對日后查閱相關材料具有重要的意義。因此，新時期進一步創新發展檔案管理工作十分必要而重要。

二、 新時期檔案管理工作存在的種種問題

隨著經濟水平、信息化技術的不斷發展，人們對檔案服務的要求越來越高，傳統落后的檔案管理手段已經無法適應今天的檔案管理需要，這既影響了檔案管理工作的順利開展，也嚴重影響了檔案事業穩步發展的步伐。這方面存在的問題其主要表現為：

（一）單位對檔案的重視程度不夠

長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的重點工作、核心工作，不能給單位創造經濟社會效益，所以只要“守好攤”，不丟失、不泄密，能應付外調、查查檔就可以了。因此，導致自上而下對檔案管理工作的重視程度不夠，檔案管理工作不能納入單位重點工作中同部署、同落實，影響了檔案管理的人力、物力投入，以至于檔案管理工作在很大程度上達不到標準要求。

（二）管理人員力量薄弱，水平不高，管理手段落后

很多檔案管理人員沒有接受過系統的檔案管理培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務技能掌握不熟練，總體來看相當數量的檔案管理人員達不到管理水平要求。而且大多數檔案人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是將材料放人檔案盒，不能及時整理歸檔，甚至有的歸檔的材料還不夠真實和準確，這勢必影響到檔案管理水平的提升。另外，隨著檔案管理信息化水平越來越高，一些從事檔案工作的人員卻仍舊不能熟練的對信息化系統進行操作，在系統運行過程中出現的專業問題也得不到及時解決，最終影響了檔案管理的信息化水平。

（三）檔案管理硬件資源不齊全

受檔案管理資金短缺影響，很多單位檔案管理中硬件設備和技術落后，檔案現代化的基礎薄弱等。有的單位甚至沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、“九防”設施不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，同時因為檔案室的管理、存儲條件無法對影像資料和電子數據進行保管，嚴重影響檔案完整，對后續使用造成影響。

（四） 檔案收集不夠全面

檔案材料收集不全面、不完整是檔案管理工作中很容易出現的一個問題，由于檔案管理工作者及單位職工在思想上對檔案材料認識不到位，往往會出現檔案材料遺漏甚至丟失，或者其他部門的檔案材料不能及時歸檔入館，久而久之，越來越多的檔案不能登記在冊。而檔案材料本身的收集渠道就很多，如網上收發文、上級部門下發的文件等各種文書檔案、本單位各部門產生的業務材料等等，這些都有很重要的價值，所以如果不能及時、全面地收集整理，一旦出現遺失，不但會影響檔案的完整性，更嚴重的還會出現信息泄露。

三、在新時期對于檔案管理工作創新的建議

為更好地創新檔案管理工作，更好地發揮檔案管理在工作中的重要作用，提出以下對策建議：

（一） 強化對檔案管理工作的重視

檔案管理工作在全局工作中地位不高、重視度不夠的現狀，最根本的原因是因為思想上對檔案管理工作的認識不足。檔案材料作為重要的歷史文獻，是我們研究工作的重要依據。所以每個單位應該從領導到一般職工，要身體力行加強對檔案管理工作的重視。特別是領導要積極發揮帶頭示范作用，加強對檔案管理工作的研究，加強頂層設計，積極支持檔案管理工作人員的工作開展，同時加強對檔案管理工作的宣傳教育，形成一級抓一級，層層轉落實的制度機制，自上而下營造“重視檔案人人有責、人人重視檔案”的良好氛圍，真正把各項檔案管理工作做實做細。

（二）提高檔案管理者的能力素質

人才的培養是管理創新的基礎。隨著社會的發展，高新技術為檔案管理提供了物資基礎，計算機的應用對檔案管理帶來了極大的便利，在現代檔案管理工作中，推動檔案工作向更高層次邁進，人才的培養是關鍵。縱觀目前情況，這樣的人才寥寥無幾，大部分檔案人員現代技術水平偏低，很多長期從事在紙質檔案管理工作的人員雖然專業水平比較高，但是在網絡技術上卻缺少一定的理論知識和經驗。因此，要不斷加強檔案管理人員的培訓力度，提升檔案人員管理能力和職業素養。

采取自學與培訓相結合的形式，一方面，鼓勵檔案管理人員在閑暇之余積極學習與檔案管理系統有關的知識，了解本單位檔案管理系統的功能、操作方法，進而對整個系統運行做到心中有數，通過自我學習提升能力素質。另一方面，本著“缺什么補什么”的原則，加強有針對性的培訓，讓檔案管理人員掌握專業的檔案管理知識，從而進一步優化知識結構，開闊視野，不斷更新檔案工作人員的思想觀念，樹立創新性的思維，并豐富管理人員的專業知識，提升現代化專業技術，從而正確的運用科學化、規范化、現代化的檔案管理技能，讓檔案管理工作具有獨特性、創新性、靈活性，不斷的為教學、科研、編史修志等各個行業服務。

（三）優化檔案工作者的結構

針對傳統紙質檔案工作者對網絡技術的陌生，檔案部門應引進部分高科技人員，通過他們所帶來的計算機前沿知識和檔案后臺管理技能可以實現對檔案的初步數字化和網絡化過程。檔案管理工作創新中最缺乏的就是既懂最新信息技術，又具備傳統檔案管理技能的人才，因此應積極引進專門人才。此外，新引進人員管理檔案的開放性和高效性思想可以逐步地同化檔案管理的落后思想，從而進一步帶動檔案管理創新力度。

（四）更新檔案管理工作者的理念

管理觀念的創新是檔案管理工作的關鍵，只有觀念的創新，才能真正實現對于管理的創新及服務的創新。隨著對信息化時代的要求，檔案管理工作者在滿足時代要求的同時，要轉變原有的管理思維，使檔案信息化以較高的工作效率為檔案管理者提供信息服務。這就要求檔案管理者要與時俱進，樹立新的科學觀念和工作態度，正確掌握和應用科學的理論、方法、技術，在新的領域中探索創新，讓傳統的人工管理方法與現在的科學信息方法相結合，在保證檔案記載原始性、真實性的基礎上，在遵守檔案信息化管理法律法規的前提下，充分運用網絡信息技術，改變管理水平和管理手段的落后局面，實現對檔案的被動式服務向主動式服務的轉變，把封閉式的服務轉化變為開放式的服務，更好地發揮檔案的服務功能。

（四）服務手段的創新。要不斷完善服務手段，用創新服務來滿足檔案管理的需要。既不能完全脫離老的檔案管理的方法和經驗，又要逐漸引導檔案管理者樹立正確的新觀念，充分運用現代化的工具，加強計算機技術在檔案管理中的運用，加強網絡信息服務，增強檔案管理的質量，使檔案管理信息物暢其流。通過檔案管理的多樣化、現代化，來滿足檔案管理全方位的需求，創造更多的社會效益和社會價值，給檔案工作注入新的活力和生機，為檔案工作的現代化提供持續有力的支持。

（五）加強硬件資源建設。做好檔案工作必須有一定的設施做保證，要加大信息化經費投入，加強硬件設施建設，實現裝備和技術的現代化。要配備檔案管理所需要的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網等現代化辦公設備，運用這些設備來微縮檔案資料，進行數字化、科學化處理及保存。特別是要按標準設置檔案庫房、閱覽室、檔案人員辦公室，做到庫房、閱覽室、辦公室三分開，按照檔案庫房的保護要求，實現防高溫、防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防污染等“九防”要求，做好庫房的安全管理工作，這樣既為檔案管理創造良好的工作條件，又確保檔案運行的完整與安全，也為檔案工作的發展奠定了良好的基礎。

創新是新時代新形勢下檔案管理工作的必然要求，同時新形勢對檔案管理工作也提出了更高標準要求，要適應新任務新要求，檔案管理工作就要不斷與時俱進、開拓創新，跟緊時代發展潮流，用創新的思維、理念，以積極的態度去創新、摸索，不斷積累經驗，做到穩步前進穩中有升，進一步將檔案資源合理開發利用，更有效地實現檔案的價值，為社會提供更優質的檔案服務。

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（作者單位：中共濱州市委黨校，山東 濱州 256600）